Beschlussvorschlag:

Der Stadtentwicklungsausschuss vergibt an das

-     Büro Stadtverkehr Planungsgesellschaft, Hilden,                       ..…. Stimmen (= …… x 6/21 Pkt.)

-     Büro f. Stadt- und Verkehrsplanung Dr. Baier, Aachen               .…. Stimmen (= …… x 6/21 Pkt.)

-     Büro Planersocietät, Dortmund                                                   ..…. Stimmen (= …… x 6/21 Pkt.)

Erläuterungen und Begründungen:

Im Mai 2020 hat der Stadtentwicklungsausschuss nicht nur die Aufgabenstellung für ein Mobilitätskonzept für Hilden beschlossen (WP 14-20 SV 61/278).

In Ergänzung dazu wurde ebenfalls beschlossen, dass sich die drei Fachbüros, die in der fachlichen Auswertungsphase am besten abgeschnitten haben, im Ausschuss vorstellen sollen.

Konkretisierend hierzu hat der Stadtentwicklungsausschuss dann im August 2020 folgenden Beschluss gefasst (WP 14-20 SV 61/287):

„Die Präsentation der Büros, die in der 1. Stufe [der Auswertung] die drei besten Angebote vorgelegt haben, wird im Stadtentwicklungsausschuss mit einem Stimmenanteil von 30% bei der Vergabe des Auftrages zur Erstellung des Mobilitätskonzeptes gewichtet.

Jedes stimmberechtigte Mitglied hat von diesen 30% einen Gewichtsanteil von 1/17.“

Diese Beschlussfassung fand Eingang in die Bewertungskriterien.

Danach geht es bei der Vorstellung der Büros im Stadtentwicklungsausschuss um den Gesamteindruck, den die Vortragenden im Ausschuss hinterlassen, und zwar insbesondere im Hinblick auf das Auftreten, die Sachlichkeit und die Glaubwürdigkeit des Vortrages sowie ggfls. um die Konfliktfähigkeit.

Durch den Anteil von ca. 30% an der Gesamtvergabeentscheidung werden die Vorgaben des Beratungs- und Prüfungsamtes eingehalten. Zugleich kann eine gute Präsentation im Ausschuss Einfluss haben auf die letztendliche Entscheidung.

Nach abschließender Beschlussfassung über die Sicherung der Finanzierung des Mobilitätskonzeptes durch den Rat am 23.09.2020 begann die Ausschreibungsphase.

Mit Schreiben vom 30.09.2020 wurden insgesamt zehn Fachbüros aus dem Verkehrsplanungsbereich mit der Bitte angeschrieben, auf Basis der vom Stadtentwicklungsausschuss im Mai 2020 beschlossenen Aufgabenstellung für ein Mobilitätskonzept ein Angebot abzugeben.

Abgabefrist war - aufgrund der komplexen Aufgabenstellung und der „Corona-Situation“ - der 16.November 2020.

Aus den abgegebenen Angeboten haben sich nach der fachlichen Auswertungsphase folgende Büros als die „besten drei“ herausgestellt:

• Büro Stadtverkehr Planungsgesellschaft, Hilden
• Büro f. Stadt- und Verkehrsplanung Dr. Baier, Aachen
• Planersocietät, Dortmund.

Grundsätzlich kann zunächst gesagt werden, dass von allen drei Anbietern die Aufgabenstellung sorgfältig beachtet und mit entsprechenden Arbeitsschritten versehen wurde. Alle drei Anbieter würden letztlich ein Mobilitätskonzept für Hilden erarbeiten können.

Die Anbieter liegen so nahe zusammen, dass je nach Stimmabgabe im Stadtentwicklungs-ausschuss jedes Büro als Auftragnehmer möglich ist (siehe Anlage 3).

Die Vorstellung im Ausschuss trägt also letztlich dazu bei, das Büro aussuchen zu können, von dem man sich für die lange Zeit der Zusammenarbeit (immerhin ca. 2,5 Jahre) die beste „Chemie“ verspricht.

Jedes Büro erhält in der Sitzung 10 Minuten für die Vorstellung von Büro und Aufgabe in Hilden, dazu kommen jeweils fünf Minuten für Nachfragen.

Nach dem Ende der Vorstellung des dritten Büros (die Reihenfolge des Vortrages ist wie oben angegeben) schließt sich die Aussprache an. Dann erfolgt die Stimmabgabe durch die Mitglieder des Stadtentwicklungsausschusses. Alles erfolgt in öffentlicher Sitzung.

Da sich die Anzahl der Ausschussmitglieder mit der neuen Wahlperiode ab 2020 von 17 auf 21 erhöht hat, hat damit jede Stimme einen Gewichtsanteil von 6/21, das entspricht ca. 0,286 Punkten.

Die Stimmen je Büro werden durch die Verwaltung zusammengerechnet und das Gesamt-Ergebnis aus fachlicher Prüfung und Stimmabgabe des Stadtentwicklungsausschusses unmittelbar bekanntgegeben.

Folgende Hinweise werden gegeben:

1. Dieser Sitzungsvorlage sind als Anlage die Aufgabenstellung für das Mobilitätskonzept (Anlage 1) sowie die Bewertungskriterien (Anlage 2) beigefügt. Diese Materialien standen auch den angeschriebenen Ingenieur-Büros zur Verfügung und waren Grundlage für die abgegebenen Angebote.
2. Es wird darum gebeten, keine inhaltlichen Diskussionen mit den Bürovertretern über ein mögliches Mobilitätskonzept für Hilden zu führen. Dafür gibt es zu späteren Zeitpunkten im Verlauf der Erstellung genug Möglichkeiten.

Gez.

Dr. Claus Pommer

Bürgermeister

Finanzielle Auswirkungen