Beschlussvorschlag:
Der Rat der Stadt
Hilden beschließt den durch die Einrichtung nachfolgender Planstellen
erweiterten Stellenplan 2020 als 3. Nachtragsstellenplan 2020.
1. Notwendige
Planstellen zur Sicherstellung des Dienstbetriebs, die nicht refinanziert bzw.
nicht kostenneutral sind
Dez. I
SB Mitarbeitergewinnung u. Arbeitsschutz 1,0 VZK EG
8
Springerstelle Ingenieur im Dez. IV 1,0 VZK EG 11
SB Kommunaler Ordnungsdienst 1,0 VZK EG 9a
Dez. II
SB Gewerbesteuer 0,5 VZK EG 8
Dez. III
Erzieher/in Kitas 2,229 VZK EG S 8a
Dez. IV
SB Verkehrsbehörde 0,192 VZK A 9
Summe 5,921
VZK
2.
Notwendige Planstellen zur Sicherstellung
des Dienstbetriebs, die refinanziert bzw. kostenneutral sind
Dez. I
SB Vertretungskonzept (g.D.) 2,0 VZK EG 9b
SB Vertretungskonzept (m.D.) 4,0 VZK EG 8
Dez. II
SB Schmutzwassergebühren 0,5 VZK EG 8
Dez. III
Erzieher/in Plus Kita 0,5 VZK EG S 8b
Summe 7,0
VZK
Gleichzeitig
zieht der Rat gemäß § 1 Abs. 2 der Zuständigkeitsordnung des Rates der Stadt
Hilden in diesem Fall die Vorberatungskompetenz des Personalausschusses an
sich.
Erläuterungen und Begründungen:
Der Rat der Stadt Hilden hat mit Änderungsantrag Nr. 33 zum Haushaltsplanentwurf 20/21 die Verwaltung beauftragt, dem Personalausschuss eine Aufstellung des gesamten eingesetzten Personals bis 30.06.2020 vorzulegen. Die Verwaltung wurde ferner beauftragt, bis zum 30.11.2020 ein Konzept zu erarbeiten, wie anhand von Prozessoptimierungen sowie Aufgaben- und Zweckkritik die Gesamtpersonalkapazitäten mittelfristig gemindert werden können.
Aufgrund der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie konnte die Aufstellung noch nicht vorgelegt und auch das darauf aufsetzende Konzept noch nicht erarbeitet werden.
Es ist nunmehr geplant, die vollständige Darstellung des eingesetzten Personals mit dem Stellenplan 2021 im Frühjahr 2021 vorzulegen. In diesem Kontext wird auch die Entscheidung aufgerufen, welche Personalkapazitäten aus befristeten Beschäftigungsverhältnissen in den Stellenplan überführt werden.
Es zeigt sich aber bereits jetzt sehr deutlich, dass der Stellenplan weniger Stellen ausweist, als für die Aufgabenerledigung notwendig ist. Das gilt insbesondere für die Kernverwaltung, in der die Aufrechterhaltung des Dienstbetriebes aktuell nur noch mit dem Einsatz von Zeitarbeitskräften möglich ist. Ein sachgerechter Personaleinsatz ist erheblich erschwert: Auch Mitarbeitende, die z.B. in einer Langzeiterkrankung keine Lohnleistungen erhalten, besetzen eine Stelle. Eine Ersatzkraft kann nicht aus der Stellenplanbewirtschaftung eingestellt werden. Es ist daher langfristig ein Stellenüberhang gegenüber dem tatsächlichen Personaleinsatz vorzuhalten, um Aufgaben laufend mit Personal zu besetzen.
Der Hauptindikator für die Entwicklung der Personalkosten im Kontext der Haushaltsentwicklung sind aktuell nicht die im Stellenplan ausgewiesenen „Soll-Stellen“ sondern die Anzahl der Personen, die Lohnleistungen erhalten. Erst, wenn im Stellenplan alle Personalkapazitäten ausgewiesen sind, die für die Aufgabenerledigung nach einem objektiven Maßstab erforderlich sind, und daraus abgeleitet eine Personalkostenplanung erfolgt, kann eine haushaltswirksame Steuerung über den Stellenplan erreicht werden.
Der Fachkräftemangel ist in erheblichem Maße in der öffentlichen Verwaltung angekommen. Es wird zunehmend schwerer, qualifizierte Mitarbeitende zu gewinnen. Im Verhältnis der Arbeitgeber der öffentlichen Verwaltung untereinander zeigen sich mittlerweile deutliche Kannibalisierungs-Effekte. Die Attraktivität der Stadt Hilden als Arbeitgeber ist höher, wenn unbefristete Beschäftigungsverhältnisse angeboten werden können. Voraussetzung hierfür ist wiederum, dass Stellen im Stellenplan ausgewiesen werden. Dieser Umstand ist in die Entscheidung zur Überführung von befristeten Beschäftigungsverhältnissen (die bereits jetzt Lohnleistungen auslösen) in Planstellen im Kontext des Stellenplans 2021 einzubeziehen.
Aktuell ist der bisher vorliegende und durch Beschlüsse
des Rates bereits geänderte Stellenplan 2020 Grundlage für die
Aufgabenerfüllung der Stadtverwaltung auch im kommenden Jahr. Die vom Rat am 23.09.2020 beschlossene Vollzeitstelle
einer Projektleitung im technischen Gebäudemanagement wird im Gesamtstellenplan
2021 enthalten sein.
Die in den letzten Jahren vorgenommenen Stellenreduzierungen in Verbindung mit kontinuierlich wachsenden Anforderungen und veränderten gesetzlichen Rahmenbedingungen haben dazu geführt, dass mit dem im Stellenplan 2020 ausgewiesenen Stellenbestand eine Aufrechterhaltung des Dienstbetriebes in mehreren Verwaltungsbereichen nicht mehr möglich ist oder die unabdingbaren Pflichtaufgaben nur noch eingeschränkt erfüllt werden können. Dies ist bereits vor der Corona-Pandemie sichtbar, durch diese jedoch zusätzlich verstärkt worden.
Die Rekrutierungszeit von durch Fluktuation freigewordenen
Planstellen sowie von befristet beschäftigten Dienstkräften als Vertretung von
Langzeitausfällen und Elternzeiten ist aktuell ebenfalls durch einen
unzureichenden Personaleinsatz (=0,05 Planstelle) zu hoch, um ein
kontinuierliche Aufgabenerledigung zu gewährleisten. In 2020 wurde daher
verstärkt auf den Einsatz von (schnell verfügbaren) Zeitarbeitskräften
zurückgegriffen. Alleine im Amt für
Finanzservice wurden in 2020 zeitweise bis zu 5 Zeitarbeitskräfte (= ca. 15 % des geplanten Personaleinsatzes)
eingesetzt, um Fluktuation und Elternzeiten zu überbrücken. Selbst mit dieser
Hilfsmaßnahme konnten Einschränkungen in den Servicezeiten nicht vollständig
vermieden werden. Die zentrale Barkasse musste wiederholt vollständig
geschlossen werden. Das Steueramt wurde über mehr als ein halbes Jahr in einem
Notbetrieb geführt. Verwaltungsweit sind aktuell 13 Zeitarbeitskräfte im
Einsatz, die die notwendige Aufgabenerbringung in verschiedenen
Verwaltungsbereichen unterstützen.
Deshalb ist es erforderlich, auf diese Situation kurzfristig mit einem Nachtragsstellenplan 2020 zu reagieren und nicht bis zum regulären Stellenplan 2021, der voraussichtlich im April 2021 beraten und verabschiedet werden kann zu warten, um den Dienstbetrieb im Bereich der Pflichtaufgaben aufrecht erhalten zu können.
Folgende Planstelleneinrichtungen sind demnach bereits jetzt dringend erforderlich:
Dez. I
SB Mitarbeitergewinnung und Arbeitsschutz 1,0 VZK EG
8
(Produkt 010804)
Im Sachgebiet 10.2-Personalservice
sind für diese beiden Kernaufgaben seit Jahren nur unzureichende Personalressourcen
verankert. Bislang stehen für Rekrutierung und Bewerbermanagement für die
gesamte Verwaltung nur 0,05 VZK zur Verfügung. Der durch viele Wechsel immer
größer werdende Aufwand, neue Mitarbeiter/innen zu rekrutieren oder interne
Umsetzungsverfahren durchzuführen, ist für eine Gesamtbeschäftigtenzahl von
über 1000 mittlerweile zu einem Full-Time-Job geworden. Bereits Anfang November
war die Zahl von 2000 externen Bewerbungen im Jahr 2020 überschritten; fast 70 Stellenausschreibungsverfahren
wurden bis dahin durchgeführt. Die damit bisher beauftragte Mitarbeiterin geht
inzwischen weit über ihre Kapazitätsgrenzen und wird aktuell durch eine
Zeitarbeitskraft unterstützt.
Für die
gesetzlich verankerte und durch viele Ausführungsbestimmungen sehr detailliert
geregelte Aufgabe des Arbeitsschutzes sind derzeit ebenfalls nur minimale
Stellenanteile vorgesehen. Um den Anforderungen nachzukommen, ist eine
deutliche Anhebung erforderlich.
Springerstelle Ingenieur im Dez. IV 1,0
VZK EG 11
(Produkt 010804)
Im technischen
Dezernat fallen zwei Mitarbeiter/innen durch schwere Erkrankungen immer wieder
(z.T. auch für Zeiträume von mehreren Monaten) aus. Mittlerweile häufen sich
hierdurch die Rückstände in der Sachbearbeitung, die erhebliche Auswirkungen
auf beabsichtigte Baumaßnahmen haben. Zeitlich befristete
Krankheitsvertretungen sind in diesen Berufszweigen nicht zu bekommen. Um
zumindest einen anteiligen Ersatz einstellen zu können, soll nun eine
Springerstelle für das technische Dezernat insgesamt eingerichtet werden. Die
Besetzung erfolgt dann abhängig von den entsprechenden Rekrutierungen.
SB Kommunaler Ordnungsdienst 1,0 VZK EG 9a
(Produkt 020201)
Ein gestiegener
Kontrollbedarf und wachsende Probleme mit dem Verhalten von Personengruppen,
Shisha-Bars, Wettbüros, Spielhallen und illegalem Glücksspiel machen die
Ausweitung des KOD von derzeit effektiv 4,8 VZK erforderlich, um vor allem in
Abendstunden wie auch an Wochenenden regelmäßige Präsenz zu zeigen. Dies soll
vor allem vor dem Hintergrund der Prävention von „Hot-Spots“ geschehen. Auch
hier wäre zur kompletten Bedarfsdeckung ein höherer Stellenanteil notwendig.
Priorisiert wird eine Vollzeitstelle.
SB Vertretungskonzept (g.D.) 2,0
VZK EG 9b
SB Vertretungskonzept (m.D.) 4,0 VZK EG 8
(Produkt 010804)
Im Rahmen des von
der Verwaltung entwickelten Vertretungskonzepts sollen insgesamt 6 Stellen
eingerichtet werden. Die Stelleninhaber sollen auf vakanten Stellen in den
unterschiedlichsten Bereichen der Verwaltung eingesetzt werden. Vakanzen
entstehen durch eine nicht erfolgreiche Nachbesetzung bei Fluktuation bzw. bei
Langzeiterkrankungen ohne Lohnfortzahlung. Da die Vertretungskräfte auf den
vakanten Stellen eingesetzt werden, entstehen keine zusätzlichen
Personalaufwendungen. Hierfür sollen Kandidaten/innen eingestellt werden, die
zwar bereits über eine gute Grundqualifikation verfügen, aber bei
entsprechender Eignung auch zu „Generalisten“ in der öffentlichen Verwaltung
(über den Verwaltungslehrgang 1 bzw. 2) fortgebildet werden sollen.
Dez. II
SB Gewerbesteuer 0,5 VZK EG 8
(Produkt 010908)
Die
Fallzahlenentwicklung im Bereich der Gewerbesteuer macht eine Aufstockung von
mind. 0,5 VZK erforderlich. Inwieweit ein zusätzlicher Mehraufwand durch
Nachweis- und Archivierungs-anforderungen, der Umsetzung von
Digitalisierungsprojekten und der Etablierung eines 4-Augen-Prinzips notwendig
ist, soll in der in 2021 durchzuführenden Organisationsuntersuchung ermittelt
werden.
SB Schmutzwassergebühren 0,5 VZK EG 8
(Produkt 010908)
Die Bearbeitung
der Schmutzwassergebühren erfolgt bislang mit einem Anteil von 0,5 VZK.
Aufgrund der Fallzahlenentwicklung und der aufgelaufenen Rückstände ist eine
Ausweitung auf eine Vollzeitstelle vordringlich, um die anfallenden
Gebühreneinnahmen berechnen und realisieren zu können. Die Aufgabenerledigung
wird derzeit durch eine Zeitarbeitsfirma sichergestellt, das kann aber auch
unter Kostengesichtspunkten keine dauerhafte Lösung darstellen. Eine
sachgerechte Stellenbemessung für die von den Stadtwerken übergegangene Aufgabe
hat noch nicht stattgefunden, so dass hier zunächst eine Aufstockung aufgerufen
wird. Es wird davon ausgegangen, dass eine sachgerechte Stellenbemessung zu
einem Stelleneinsatz deutlich oberhalb von 1,0 Stellen führen wird.
Dez. III
Erzieher/in Kitas 2,229 VZK EG S 8a
(Produkt 060101)
Es handelt sich
hierbei um eine Anpassung des Stellenplans an die Vorgaben des
Landschaftsverbands zur Deckung der Mindestbesetzung in den Kitas, die aus der
Anzahl der Kinder, der Gruppenart und der wöchentlichen Betreuungszeit
resultiert. Hier ist insgesamt eine Aufstockung von 1,601 VZK nötig, die sich
auf alle Kitas unterschiedlich verteilt. Darüber hinaus ist eine gesonderte
Aufstockung um 0,628 VZK notwendig, um die Waldgruppe in der Kita Pusteblume
den Anforderungen des LVR entsprechend ausstatten zu können.
Erzieher/in Plus Kita 0,5 VZK EG S 8b
(Produkt 060101)
Die sog.
PlusKitas stellen seit 2014 im Rahmen des KiBiz ein Instrument der
frühkindlichen Förderung dar, das insbesondere die Sprachentwicklung und
Sprachförderung fokussiert. Die Landesförderung in Höhe von 30.000 € pro Jahr
wurde bisher für den Abschluss eines befristeten Vertrages genutzt. Da die
Förderung aber langfristig ausgelegt ist, soll hier nun eine unbefristete
Übernahme der Aufgabe und damit eine entsprechende vertragliche Gestaltung
ermöglicht werden.
Dez. IV
SB Verkehrsbehörde 0,192 VZK A 9
(Produkt 120101)
Für diesen
Aufgabenbereich ergibt sich eine deutliche Steigerung der Fallzahlen, unter
anderem durch Glasfaserverlegung der Stadtwerke und eine Vielzahl sonstiger
Arbeitsanfälle, bei denen der öffentliche Verkehrsraum betroffen ist. Bislang
wurde der Arbeitsaufwand durch Anordnung von Mehrarbeitsstunden aufgefangen.
Die bisherige Teilzeitstelle von 0,5 VZK soll daher um 7,5 Std./Woche
aufgestockt werden.
Um die Aufgaben
schnellstmöglich ausschreiben und besetzen zu können, ist der Beschluss eines
Nachtragsstellenplans 2020 durch den Rat der Stadt Hilden gemäß § 41 Abs. 1
Buchst. h) GO NRW erforderlich. Gleichzeitig macht der Rat von seinem Recht
nach § 1 Abs. 2 der Zuständigkeitsordnung des Rates der Stadt Hilden Gebrauch,
in diesem Fall die Vorberatungskompetenz des Hauptausschusses an sich zu
ziehen.
gez.
Dr. Claus Pommer
Bürgermeister
Finanzielle Auswirkungen
Der Personalkostenansatz in den Haushaltsjahren 2020 und 2021 ist durch die Haushaltssatzung in Verbindung mit dem Haushaltsplan festgelegt. Eine Veränderung des Personalkostenansatzes zur Finanzierung von zusätzlichen Planstellen könnte für das Haushaltsjahr 2021 zunächst unter Ausnutzung der Instrumente der Budgetierung, flexiblen Haushaltsführung und Mittelumschichtungen (§§ 8 - 10 der Haushaltssatzung) erreicht werden. Angesichts einer hohen Fluktuation und der daraus resultierenden ungeplanten hohen Anzahl an Stellenvakanzen sollte aber zunächst überwacht werden, ob der Personalkostenansatz 2021 trotz Besetzung von zusätzlichen Stellen in 2021 ausreicht - wenn auch zu Lasten einer ungewünschten Arbeitsverdichtung beim Bestandspersonal. Die Kostenreduzierungen aus den ungeplanten Vakanzen werden vorrangig für die Vertretungsstellen eingesetzt, die zur personalwirtschaftlichen Kompensation für die ausgefallenen Mitarbeitenden genutzt werden sollen. Dieses Instrument der Flexibilisierung des Personaleinsatzes wird aus den Minderpersonalkosten der nicht besetzten Stellen und der langzeiterkrankten Personen (Wegfall der Lohnfortzahlung) finanziert. Ob sich darüber hinaus zusätzliche Deckungsmittel aus weiteren Vakanzen und Langzeitausfällen ergeben, ergibt sich erst in der Haushalts- und Stellenplanbewirtschaftung 2021. Dieser Finanzierungseffekt wäre jedenfalls bezogen auf die Personalkosten ungeplant, bezogen auf die Auswirkungen auf den Personalkörper nicht nur ungeplant sondern auch widrig und kontraproduktiv.
Die Empfehlung, zum jetzigen Zeitpunkt noch keine überplanmäßigen
Mittel zur Finanzierung etwaiger Mehrpersonalaufwendungen aufzurufen, ergibt
sich auch aus dem Umstand, dass die tatsächlichen Tarifanhebungen für 2021
unterhalb der im Haushaltsplan angenommenen Steigerungsraten liegen
(Einmalzahlungen nicht einbezogen).
Die Personalaufwendungen sind aber über alle Produkte hinweg zu einem Budget zusammengefasst, so dass Minderaufwendungen (z.B. aus ungeplanten Vakanzen) in einem Produkt für Mehraufwendungen in einem Produkt, in dem eine neue Stelle angesiedelt ist, genutzt werden könnte.
Völlig unabhängig von der Auskömmlichkeit des Personalkostenansatzes 2021 lösen zusätzliche Personalkapazitäten grundsätzlich zusätzliche Kosten aus. Soweit bei der Stadt Hilden das dringend anzustrebende Ergebnis erreicht wird, dass die Fluktuation und die Vakanzen auf das geplante Niveau zurückfallen, besteht aus den fortgeschriebenen Personalkosten gemäß mittelfristiger Finanzplanung kein Deckungspotential für zusätzliche Personalkosten / besetzte Planstellen.
Um den gesamten, tatsächlichen Personaleinsatz bemessen und daraus sachgerechte Planungsparameter ableiten zu können, ist zunächst eine Übersicht über das insgesamt eingesetzte Personal zu erlangen. Diese soll mit dem Stellenplan 2021 erreicht werden. Darauf ist eine kontinuierliche Personalbemessung aufzusetzen, um eine sachgerechte Aufgabenerledigung gewährleisten und eine Überlastung der Mitarbeitenden verhindern zu können.
Aufgrund der Haushaltslage der Stadt Hilden ist davon auszugehen, dass dabei nicht alle freiwilligen Aufgaben mit dem bisherigen Personaleinsatz weitergeführt werden können. Um den Konsolidierungsdruck künftiger Haushaltsjahre nicht zu erhöhen, ist zur Aufrechterhaltung des Dienstbetriebes angesichts der aktuell hohen Anzahl von vakanten Stellen und Langzeiterkrankungen eine Beschränkung von zusätzlichen Planstellen auf das unabweisbare Maß angezeigt. Die Unabweisbarkeit kann sich nur auf Pflichtaufgaben beziehen.
Franke
Personelle Auswirkungen
|
Im Stellenplan enthalten: |
|
nein |
|
|
Planstelle(n): Einrichtung von insges. 18,654
Planstellen mit den 3. Nachtragsstellenplan 2020 |
|||
|
Vermerk Personaldezernent Gesehen Danscheidt |
|||