Beschlussvorschlag:
„Nach Vorberatung
im Rechnungsprüfungsausschuss am 30.11.2020 beschließt der Rat der Stadt Hilden
die anliegende, geänderte Rechnungsprüfungsordnung.“
Erläuterungen und Begründungen:
Nach Inkrafttreten des zweiten NKF-Weiterentwicklungsgesetzes zum 01.01.2019 hat das Land die geänderte Gemeindeordnung (GO NRW) am 09.01.2019 bekannt gemacht, die seitdem in Ihrer geänderten Form in Kraft ist. Auch die Kommunalhaushaltsverordnung (KomHVO) vom 12.12.2018 wurde am 09.01.2019 bekannt gemacht und ersetzt die bislang geltende Gemeindehaushaltsverordnung.
Da sich die Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Hilden, bei der es sich um eine Satzung handelt, sowohl auf die GO NRW als auch auf die KomHVO bezieht, ist die Rechnungsprüfungsordnung bereits im Jahr 2019 an die neuen rechtlichen Regelungen angepasst worden. Aufgrund aktueller Entwicklungen und Erkenntnisse in den letzten Monaten soll die Rechnungsprüfungsordnung nun in vier Punkten geändert werden:
- Organeigenschaft der örtlichen Rechnungsprüfung
Inzwischen hat sich - als Ausfluss der eigentlichen Gesetzes- und Verordnungstexte - die bisherige Auffassung, dass ein Rechnungsprüfungsamt ein unmittelbares Verwaltungsorgan sei, verändert. Seit 2019/2020 wird eine gemeinsame Organeigenschaft der örtlichen Rechnungsprüfung zusammen mit einem Rechnungsprüfungsausschuss gesehen. Somit wird die bisherige Formulierung in § 1 Abs. 2 der Rechnungsprüfungsordnung, die das Beratungs- und Prüfungsamt als „als unmittelbares Gemeindeorgan“ bezeichnet, ersatzlos gestrichen.
- Anpassung an die Aufteilung des Haupt- und Finanzausschusses in
einen Hauptausschuss und einen Ausschuss für Finanzen und
Beteiligungsmanagement
Im Ältestenrat am 15.10.2020 wurde u.a. verabredet, dass der Haupt- und Finanzaus-schuss in einen Hauptausschuss (mit der Zuständigkeit für Verwaltungsmodernisierung, Digitalisierung, Ordnungsangelegenheiten und Personal) und in einen Ausschuss für Finanzen und Beteiligungsmanagement getrennt werden soll. Die Vorschrift über die Präsenzpflicht der Leitung des Beratungs- und Prüfungsamtes in § 2 Abs. 8 RPO wird daran angepasst.
- Übertragung einer weiteren Aufgabe zur Prüfung auf das Beratungs-
und Prüfungsamt
Gemäß § 104 Abs. 3 GO hat der Rat
der Stadt dem Beratungs- und Prüfungsamt weitere Aufgaben übertragen.
Noch nicht übertragen wurde der Prüfungsaufwand infolge einer Kooperationsvereinbarung
zwischen den Städten Erkrath und Hilden zur gemeinsamen Wahrnehmung von Aufgaben
bei der IT-Betreuung und der Medienentwicklungsplanung von Schulen, in deren
Rahmen die IT-Abteilung der Stadt Hilden für Erkrather Schulen tätig ist.
Die Kooperationsvereinbarung ist auch aus Sicht des Beratungs- und
Prüfungsamtes sinnvoll und wirtschaftlich:
Zum einen werden die Kosten für die Leistungen der Stadt Hilden durch die Stadt
Erkrath vollständig erstattet. Zum anderen führen gemeinsame Vergaben wegen der
größeren Beschaffungs- oder Leistungsmengen zu erheblich günstigeren Einzelpreisen
und damit auch zu niedrigeren Gesamtpreisen auch für die Stadt Hilden.
Die gemeinsamen Vergabeverfahren, die die Stadt Hilden bislang durchgeführt
hat, wurden im Rahmen der gesetzlichen Prüfverpflichtung von Vergaben vom
Beratungs- und Prüfungsamt der Stadt Hilden prüferisch begleitet. Da es sich um
die gleichzeitige Prüfung für beide Städte in jeweils einer gemeinsamen Ausschreibung
handelte und ein prüferischer Anteilsaufwand für die Stadt Erkrath anfänglich sehr
niedrig und kaum zu beziffern war, konnte zunächst auf eine
Prüfungsaufgabenübertragung durch den Rat verzichtet werden. Das hat sich
allerdings seit einiger Zeit geändert.
Es hat inzwischen auch Vergaben im Schul-IT-Bereich gegeben, die die Stadt Hilden ausschließlich für die Stadt Erkrath durchgeführt hat oder in denen für die Stadt Erkrath Komponenten ausgeschrieben wurden, die nicht gleichzeitig auch für die Stadt Hilden beschafft werden sollten. Damit ist ein externer Prüfungsaufwand entstanden, der ohne eine Beauftragung des Beratungs- und Prüfungsamtes durch den Rat gemäß § 104 Abs. 3 GO NRW nicht mehr wahrgenommen werden darf.
Die bisherigen Erfahrungen mit den bereits durchgeführten Vergabeprüfungen für Ausschreibungen in dem betroffenen Bereich lassen einen jährlichen Prüfungsaufwand bis zu einigen Arbeitswochen/Jahr erwarten. Der genaue Aufwand hängt natürlich von der tatsächlichen Anzahl der Ausschreibungen und der Anzahl der bei der Prüfung erfolgten Nachfragen und Feststellungen ab. Die Prüfungen werden wie alle anderen Prüfungen risikoorientiert erfolgen.
Es wird also vorgeschlagen, die
in § 3 Abs. 3 enthaltenen Liste der bisher vom Rat beauftragen Prüfaufgaben um
den Punkt „16 - die Prüfung der von der IT-Abteilung der Stadt
Hilden im Rahmen der „Kooperationsvereinbarung zur gemeinsamen Wahrnehmung von
Aufgaben bei der IT-Betreuung und der Medienentwicklungsplanung von Schulen“
kombiniert oder ausschließlich für die Stadt Erkrath durchgeführten Vergaben“
zu ergänzen. Damit wäre die Grundlage für die Vertragserweiterung auch hinsichtlich
des Prüfaufwandes geschaffen.
- Verschiebung der Liste der „übertragenen Aufgaben“ aus der
Rechnungsprüfungsordnung in einen Anhang
Die dem Beratungs- und
Prüfungsamt vom Rat der Stadt gemäß § 104 Abs. 3 GO NRW übertragenen Aufgaben
sind bisher unmittelbar in § 3 Abs. 3 der Rechnungsprüfungsordnung aufgelistet.
Es wird vorgeschlagen, diese Liste aus Praktikabilitätsgründen als Anlage 1
zur Rechnungsprüfung auszulagern; in § 3 Abs. 3 erfolgt dann nur noch der Verweis
auf diese neue Anlage 1.
Die Rechnungsprüfungsordnung ist eine Satzung und jede Änderung hat bisher das
aufwändige, rechtlich vorgesehene Bekanntmachungsverfahren erfordert. Um
schneller auf geänderte Anforderungen reagieren zu können, soll zukünftig bei
einer Änderung der beauftragten Prüfaufgaben nur noch die Anlage 1 durch
Ratsbeschluss geändert werden. Eine Änderung der Rechnungsprüfungsordnung mit
anschließender Bekanntmachung ist in solchen Fällen entbehrlich.
Die neue Rechnungsprüfungsordnung ist dieser Sitzungsvorlage auch als Synopse der vier Änderungen als Anlage beigefügt.
Gez. Michael Witek
Leiter des Beratungs- und Prüfungsamtes