Beschlussvorschlag:

„Der Rat der Stadt Hilden nimmt gemäß § 32 Abs. 1 Satz 3 Kommunalhaushaltsverordnung NRW (KomHVO NRW) Kenntnis von der Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung.“

Erläuterungen und Begründungen:

In § 32 Kommunalhaushaltsverordnung (KomHVO) NRW ist geregelt, dass vom Bürgermeister/von der Bürgermeisterin nähere Vorschriften unter Berücksichtigung der örtlichen Gegebenheiten zu erlassen sind, um die ordnungsgemäße Erledigung der Aufgaben der Finanzbuchhaltung unter besonderer Berücksichtigung des Umgangs mit Zahlungsmitteln sowie die Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen sicherzustellen.

Die aktuell bestehende Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung muss aufgrund der alten Angabe der Verordnung von Gemeindehaushaltsverordnung NRW (GemHVO NRW) in Kommunalhaushaltsverordnung NRW (KomHVO NRW) redaktionell geändert werden. In diesem Kontext wurden auch die Begrifflichkeiten der Aufgaben „Finanzbuchhaltung“ und der Organisationseinheiten „zentrale Buchhaltung“ und „Zahlungsabwicklung“ an den aktuellen Gesetzestext angepasst.

Zudem wurden inhaltliche Anpassungen in der Dienstanweisung vorgenommen, die sich aus anstehenden organisatorischen Anforderungen unmittelbar und mittelbar ergeben:

Die Stadt Hilden wird ein neues Gebühren- und Bargeldkasse mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung implementieren. Steuerrechtliche Vorgaben erfordern ein solches gesichertes Verfahren für alle umsatzsteuerbaren Vorgänge. In diesem Zusammenhang erhalten einige Arbeitsplätze auch EC-Kartenlesegeräte, die neben der klassischen Debitkarte (umgangssprachlich auch EC-Karte genannt) auch Kreditkarten (Mastercard und VISA) akzeptieren. Hiermit soll für den Bürger eine flexiblere Möglichkeit für Zahlvorgänge geschaffen werden. Die bisher unter Punkt 20 (neu: Punkt 21) aufgeführten Fußnoten wurden aufgrund der nicht mehr zeitgemäßen Ausführungen entfernt. Auch Parkscheinautomaten sollen zukünftig über elektronische Zahlungssysteme verfügen, für die die Änderungen relevant sind.

Des Weiteren übernimmt die Rheinische Versorgungskasse (RVK) zum 01.01.2020 die unmittelbare Bezahlung der Besoldungen, Gehälter, Vergütungen, Lohnsteuern, Sozialversicherungsbeiträgen und Zusatzversorgungsbeträgen im Auftrag für die Stadt Hilden. Die Kooperation mit der Stadt Monheim endet somit zum 31.12.2020. Die Zahlungen werden bis zum 31.12.2020 von der Zahlungsabwicklungsabteilung der Stadt Hilden durchgeführt. Ab dem 01.01.2021 wird die Rheinische Versorgungskasse die Beträge zur Begleichung der Auszahlungen von dem städtischen Konto bei der Sparkasse Hilden-Ratingen-Velbert per SEPA-Lastschriftmandat abbuchen. Um der Rheinischen Versorgungskasse ein SEPA-Lastschriftmandat erteilen zu können, wurde die Dienstanweisung unter Punkt 20.4 (alt: Punkt 19.5) angepasst.

Die Dienstanweisung befindet sich zum Zeitpunkt der Versendung der Sitzungsvorlagen noch in der formalen Abstimmung mit dem Personalrat und steht insofern unter dem Vorbehalt der noch nicht erfolgten Unterzeichnung. Soweit die Unterzeichnung in der angehängten Fassung zur Ratssitzung nicht erfolgt sein sollte, wird die Verwaltung in der Sitzung hierzu berichten.

Gem. § 32 Abs. 1 Satz 3 KomHVO sind die Regelungen zur ordnungsgemäßen Erledigung der Aufgaben der Finanzbuchhaltung dem Rat zur Kenntnis zu geben.

Es ist geplant, die Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung im Kontext der Reorganisation des Rechnungswesens grundlegend zu überarbeiten.