Beschlussvorschlag:

Der Stadtentwicklungsausschuss beschließt:
Die Präsentation der Büros, die in der 1. Stufe die drei besten Angebote vorgelegt haben, wird im Stadtentwicklungsausschuss mit einem Stimmanteil von 30% bei der Vergabe des Auftrages zur Erstellung des Mobilitätskonzeptes gewichtet.
Jedes stimmberechtigte Mitglied hat von diesen 30% ein Gewichtsanteil von 1/17.

Erläuterungen und Begründungen:

In seiner Sitzung am 27.05.2020 beschäftigte sich der Stadtentwicklungsausschuss auf Basis der Sitzungsvorlage WP 14-20 SV 61/278 mit dem Entwurf der Aufgabenstellung für die Erstellung eines Mobilitätskonzeptes für Hilden.

Neben der eigentlichen Aufgabenstellung beschloss der Stadtentwicklungsausschuss auch, die Verwaltung zu ermächtigen, eine Vergabematrix zu entwickeln und auf dieser Basis Angebote von Ingenieurbüros einzuholen.

Gleichzeitig hat der Ausschuss ergänzend zum Beschlussvorschlag der Verwaltung beschlossen, dass die drei Fachbüros, die nach der Auswertung der Vergabematrix die besten Angebote eingereicht haben, sich und ihre Angebote im Ausschuss vorstellen sollen.

Mit dieser Vorstellung war offensichtlich die Erwartung verbunden, dass der Ausschuss die jeweilige Präsentation bewertet und dass diese Bewertung ausschlaggebend für die Erteilung des Auftrags ist.

Das Beratungs- und Prüfungsamt wurde im Nachgang zur Sitzung um Prüfung gebeten, ob dies zulässig oder der Beschluss ggfs. zu beanstanden sei.

Die Bewertung der Präsentation durch die Ausschussmitglieder ist grundsätzlich möglich.
Da der Beschluss „Vorstellen“ jedoch nicht die angestrebte Intention ausdrückt, empfahl das Beratungs- und Prüfungsamt, den Beschluss in seiner nächsten Sitzung durch den Stadtentwicklungsausschuss konkretisieren zu lassen und dabei festzulegen, mit welchem Gewicht die Präsentation im Ausschuss gewertet werden soll.

Um im Einklang mit den einschlägigen Vergaberichtlinien zu bleiben, darf das Ergebnis der Vorstellung im Ausschuss keine größere Bedeutung haben als die vorangegangene Bewertung des Angebotes mit Hilfe der Vergabematrix. Ein Gewicht der Präsentation bis zu einem Drittel ist zulässig.

Weiterhin muss die bei der Angebotsaufforderung mitzusendende Vergabematrix den anbietenden Büros Klarheit darüber verschaffen, in welchen Bereichen sie welche Punktzahl erreichen können.

Daher war es erforderlich, die Vergabematrix so zu gestalten, dass auf der einen Seite fachliche Aspekte die Beurteilung dominieren, andererseits aber auch erkennbar wird, dass eine gute Präsentation im Ausschuss Einfluss auf das letztendliche Ergebnis haben kann.

Hierbei wird grundsätzlich von der Prämisse ausgegangen, dass die drei Fachbüros, die in die sog. „zweite Runde“ kommen und sich vorstellen dürfen, auf jeden Fall die Aufgabe (Erstellung eines Mobilitätskonzeptes für Hilden) erfolgreich umsetzen können.

Die Vorstellung im Ausschuss trägt letztlich dazu bei, das Büro aussuchen zu können, von dem man sich für die lange Zeit der Zusammenarbeit die beste „Chemie“ verspricht.

Die Vergabematrix enthält in ihrem Teil zur Bewertung der schriftlich vorgelegten Angebote insgesamt zehn Bewertungsabschnitte:

Beteiligungskonzept - Aufbereitung der Bestandssituation - Leitbild und Handlungsfelder - Maßnahmenvorschläge - Preis - Angabe der Kosten je Arbeitsschritt - Zeitaufwand - Betreuung/Zahl der Mitarbeiter am Projekt - Referenzen für Mobilitätskonzepte.

Die Kriterien in den Abschnitten bilden die vom Ausschluss beschlossene Aufgabenstellung vollständig ab. Innerhalb der genannten zehn Bewertungsabschnitte lassen sich insgesamt 14 Punkte erreichen.

In der Stufe 2, also der Präsentation der drei bestrangigen Fachbüros aus der Stufe 1 im Stadtentwicklungsausschuss, lassen sich max. 6 Punkte erreichen.

Die Stimme jedes einzelnen der 17 stimmberechtigten Ausschuss-Mitglieder zählt damit (6:17=) 0,353 Punkte.

Insgesamt lassen sich somit für die drei Büros in Stufe 1 und 2 maximal 20 Punkte erreichen (14 + 6), der Anteil der Bewertung der Präsentation im Stadtentwicklungsausschuss liegt mit 6 Punkten bei ca. 30 %.
Damit wird einerseits den Vorgaben des Beratungs- und Prüfungsamtes Rechnung getragen. Zum anderen kann man aber - je nach Stimmabgabe - klare Unterscheidungen bei den besagten drei Büros erreichen, so dass auch dem Anliegen des Stadtentwicklungsausschusses nachgekommen wird.

Der Beschlussvorschlag ist so formuliert, dass der Stadtentwicklungsausschuss die beschlossene „Vorstellung“ dahingehend konkretisiert, dass der Ausschuss auf Grundlage des Gesamteindrucks des Büros, insbesondere im Hinblick auf das Auftreten, die Sachlichkeit und die Glaubwürdigkeit des Vortrages und ggfs. Konfliktfähigkeit, die Präsentation bewertet und die Bewertung mit einem Gewichtungsanteil von 30% in die Vergabeentscheidung eingeht.

gez.

B. Alkenings