Beschlussvorschlag:

Der Rat beschließt die vorzeitige Freigabe der Auszahlungsermächtigungen für die Investitionsmaßnahme IO10260005 gemäß Haushaltsplan 2020 / 2021 in Höhe von 150.000 € für die Erneuerung der Telefonanlage im Rathaus, um einen unverzüglichen Austausch der TK-Anlage innerhalb kürzester Zeit zu ermöglichen.

Erläuterungen und Begründungen:

Die derzeit im Rathaus und den Außenstellen Bauhof, Herderstraße, Musikschule, Archiv, Bücherei, Feuerwehr und Hauptfriedhof eingesetzte TK-Anlage sollte im Jahr 2020 planmäßig nach Ablauf der geplanten Einsatzdauer (10 Jahre) erneuert werden. Entsprechende Haushaltsmittel in Höhe von 150.000 sind im Doppelhaushalt 2020/2021 für das Jahr 2020 eingeplant (IO10260005).

Im Rahmen des Notbetriebes zur Eindämmung der Corona-Pandemie wird die Telefonanlage von Bürgern und Mitarbeitern der Verwaltung verstärkt genutzt. Die Anlage reagiert aktuell nicht zufriedenstellend auf die höhere Belastung, so dass das Risiko einer eingeschränkten Erreichbarkeit der geschalteten Hotlines für die Bürger abzufedern ist.

Um den betriebskritischen Zustand zu beenden, soll der Austausch der TK-Anlage jetzt vorgezogen werden. Der Umstand der extrem ausgeweiteten Nutzung der TK-Anlage konnte nicht vorhergesehen werden. Um eine unverzügliche Verhandlungsvergabe durchführen zu können, müssen die benötigten Haushaltsmittel zur Verfügung stehen, da es sich um eine neue Investitionsmaßnahme handelt, die in der vorläufigen Haushaltsführung grundsätzlich nicht begonnen werden darf.

Das Leistungsverzeichnis ist bereits im Vorfeld erstellt worden, um nach der und vorbehaltlich ausbleibender Auflagen innerhalb der Genehmigung des Haushaltes eine öffentliche Ausschreibung durchführen zu können. Bei Durchführung des Verhandlungsverfahrens nach vorzeitiger Mittelfreigabe könnten eine Auftragsvergabe kurzfristig erfolgen.

Aufgrund der technischen Ausgestaltung der neuen TK-Anlage (die eigentliche TK-Anlage ist virtualisiert und rein softwarebasiert und muss lediglich auf vorhandenen Servern installiert werden, die Endgeräte sind vorrätige Lagerware) ist der Austausch bei Vorhandensein personeller Ressourcen beim Lieferanten auch innerhalb kürzester Zeit möglich. Bis zum endgültigen Umschaltzeitpunkt ist ein Parallelbetrieb der vorhandenen Anlage möglich.

Gez. B. Alkenings

Bürgermeisterin

Finanzielle Auswirkungen