Beschlussvorschlag:
Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt Kenntnis vom Statusbericht der Verwaltung zu steuerrechtlichen und haushaltsrechtlichen Anforderungen.
Erläuterungen und Begründungen:
Die haushaltsrechtlichen und steuerrechtlichen Anforderungen unterliegen stetigen Änderungen. Dieser Bericht gibt einen Überblick über die veränderten Rahmenbedingungen sowie die Umsetzung der aktualisierten und bisher noch nicht erfüllten Anforderungen im Aufgabenbereich des Amtes für Finanzservice.
Haushalt / Haushaltsbewirtschaftung
Die Haushaltssatzung 2020 / 2021 sieht eine neue Aufgabenverteilung in der Haushaltsbewirtschaftung vor. Die Budgets wurden neu strukturiert, Wertgrenzen für die Bereitstellung von überplanmäßigen und außerplanmäßigen Mittelbereitstellung durch die Verwaltung angehoben und neue Regeln zur flexiblen Haushaltsbewirtschaftung eingefügt. Die Haushaltslage stellt sich zudem angespannter dar als in den letzten Jahren. Die Aufsichtsbehörde sieht die Stadt Hilden „quasi auf der Schwelle zur Haushaltssicherung“ und fordert in der Haushaltsgenehmigung einen unabweisbaren Konsolidierungskurs der Stadt Hilden.
Vor dem Hintergrund dieser Entwicklungen und zur sach- und zeitgerechten Information wurde ein Quartalsbericht über die Haushaltsbewirtschaftung entwickelt. In diesem Bericht wird der Stand der Ergebnis- und Finanzrechnung grundsätzlich zum Quartalsende dargestellt und eine Prognose für das gesamte Haushaltsjahr angefügt. Der Bericht enthält auch alle Angaben zu den Verschiebungen der Budgetverantwortlichen innerhalb der Fachamts- und Unterhaltungsbudgets sowie über alle über- und außerplanmäßigen Mittelbereitstellungen durch die Verwaltung. Auf der Grundlage des Berichtes erhält der Rat zur Unterstützung seiner Budgethoheit die Möglichkeit zur unterjährigen Gegensteuerung.
Durch den Ausbruch der Corona-Pandemie steht auch die Stadt Hilden in diesem Jahr vor besonderen Herausforderungen und außerordentlichen finanziellen Belastungen. In einer Bewirtschaftungsverfügung hat die Verwaltung daher Regelungen zur Haushaltsbewirtschaftung nach Veröffentlichung der Haushaltssatzung erlassen. Die Auswirkungen auf das Steueraufkommen spiegeln sich bisher besonders im April wider. Der erste Quartalsbericht 2020 wurde daher zum Stichtag 30.04.2020 aufgestellt.
Grundsätzlich soll der Haushaltsbewirtschaftungsbericht in einem eigenständigen Berichtsbaustein auch einen Überblick über den Stand der geplanten Investitionsmaßnahmen oberhalb der Wesentlichkeitswertgrenzen geben. Auf Grund der vorläufigen Haushaltsführung konnten neue Investitionsmaßnahmen erst Mitte April 2020 begonnen werden. Über die Umsetzung der bisher geplanten Investitionsmaßnahmen wird ohnehin im Rahmen des Entwurfs des Jahresabschlusses zum 31.12.2019 berichtet (Einbringung im Juni 2020). Die Planstelle „Investitionsmanagement“ ist seit mehreren Monaten unbesetzt, so dass die Berichtsstruktur für den Statusbericht zur Umsetzung der Investitionsmaßnahmen noch nicht ausgearbeitet werden konnte. Ein entsprechender Investitionsbericht wird daher erst im Laufe des Jahres 2020 vorgelegt.
Gesamtabschluss
Der Gesamtabschluss der Stadt Hilden zum 31.12.2013 und Folgejahre wird aktuell erstellt. Er wird für alle offenen Jahre (2013 - 2018) unter Ausnutzung von Vereinfachungsregeln zusammengefasst und daher nicht getrennt nach Jahren fertiggestellt und zur Prüfung zugeleitet.
Der Rat der Stadt Hilden hat am 10.07.2019 entschieden, von den größenabhängigen Befreiungen Gebrauch zu machen und beginnend mit dem Haushaltsjahr 2019 einen Beteiligungsbericht gemäß § 117 GO NRW aufzustellen. Der erste Beteiligungsbericht wird dem Rat fristgerecht in 2020 zum Beschluss vorgelegt.
Beteiligungen
Die Gemeindeordnung NRW sieht in §§ 108 ff. Regelungen für die kommunale Beteiligung an Einrichtungen und Unternehmen in privater Rechtsform vor. Grundvoraussetzung für die Beteiligung einer Kommune an einer GmbH ist aktuell die Zuordnung verschiedener Steuerungsaufgaben zur Gesellschaftsversammlung durch entsprechende Ausgestaltungen im Gesellschaftsvertrag. Die Gesellschaftsverträge der Beteiligungsunternehmen der Stadt Hilden entsprechen teilweise noch nicht den aktuellen Regelungen der GO, so dass für verschiedene Entscheidungen Zuständigkeitskonflikte bestehen. Diese Konflikte werden aktuell geheilt, indem Doppelbeschlüsse durch Aufsichtsrat und Gesellschafterversammlung gefasst werden. Die Gesellschaftsverträge werden aktuell überarbeitet und weitgehend vereinheitlicht.
Die vom Rat der Stadt Hilden am 11.12.2019 beschlossene Beteiligungsrichtlinie sieht eine Mandatsträgerbetreuung durch das Beteiligungsmanagement vor. Es ist geplant, unmittelbar nach der Kommunalwahl 2020 eine Schulung zu Rechten, Pflichten und Haftungsfragen für alle von der Stadt Hilden entsandte Aufsichtsratsmitglieder durchzuführen. Das Beteiligungsmanagement steht darüber hinaus bereits jetzt allen Mandatsträgern bei Fragen rund um die Ausübung der Aufsichtsratsmandate zur Verfügung.
Steuerrecht / GoBD
Durch den Städte- und Gemeindebund wurde aktuell berichtet, dass die Übergangsfrist für die Anwendung des § 2b UStG bis Ende 2021 verlängert werden soll. Spätestens dann soll das Privileg für juristische Personen des öffentlichen Rechts entfallen, die bisher grundsätzlich nicht als Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes gelten.
Bereits unabhängig von § 2b UStG ist die Stadt Hilden an steuerliche Aufzeichnungspflichten gebunden. Verschiedene Tätigkeiten der Stadt Hilden sind nachhaltige wirtschaftliche Tätigkeiten, die in einem steuerlichen Konstrukt „Betrieb gewerblicher Art (BgA)“ abzubilden sind. Innerhalb dieser BgA, z.B. Duales System, Wochenmärkte, gelten die steuerlichen Melde-, Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten bereits uneingeschränkt. Mit § 2b UStG werden diese Pflichten ausgeweitet auf das gesamte (öffentlich-rechtliche) Unternehmen und auf mehr Eingangs- und Ausgangsleistungen angewendet als bisher.
In Vorbereitung auf die ausgeweiteten Aufzeichnungs-, Dokumentations-, Ausweis- und Nachweispflichten und zur prozessualen Optimierung der Finanzbuchhaltung wurde ein Projekt zur Reorganisation des Rechnungswesens aufgesetzt. Nach Reorganisation soll die Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen in den Büchern (Haushalts- und Steuerrecht) nur noch auf der Grundlage der begründenden Belege erfolgen, die in Papierform, als PDF-Datei oder als nicht menschenlesbarer Datensatz (elektronischer Rechnungsaustausch) eingehen bzw. versendet werden. Diese sollen so früh wie möglich zentral erfasst und per Workflow von den Personen weiterbearbeitet werden, die für die Feststellungsvermerke (sachlich und rechnerische Richtigkeit) und ggf. die Budgetfreigabe zuständig sind. Hierzu wird ein Rechnungsworkflow eingerichtet, der sowohl als Rechnungseingangsbuch (eingehende Rechnungen und Bescheide) als auch als Rechnungsausgangsbuch (ausgehende Rechnungen und Bescheide) eingesetzt wird. Die buchhalterischen Tätigkeiten inkl. Ausweis der Umsatzsteuerverbindlichkeiten und Vorsteuerforderungen sollen im Amt für Finanzbuchhaltung gebündelt werden.
Die Reorganisation umfasst auch einen maßgeblichen Teil des Belegflusses in der Verwaltung, den es in Abstimmung mit den Geschäftspartner umzustellen gilt. Auf Grund der damit verbundenen hohen Komplexität soll die Umstellung ämterweise erfolgen beginnend im Sommer 2020.
Mit der Reorganisation soll auch die Archivierung unter Beachtung der haushaltsrechtlichen und steuerrechtlichen Vorschriften umgestellt werden. Als besonders strenger Maßstab sind hier die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zu nennen.
Für alle Kasseneinnahmen und -ausgaben gelten ab 30.09.2020 strengere Aufzeichnungspflichten (s.g. Kassensicherheitsverordnung). Alle Aufzeichnungen in Kassensystemen sind nach einer eigenen Ordnung vorzunehmen und über zertifizierte Schnittstellen an Archivsysteme zu übermitteln. Die bei Stadt Hilden z.B. im Bürgerbüro eingesetzten Eigenlösung für Barkassenanwendungen entspricht nicht den zitierten Anforderungen. Es ist daher die Einführung eines neuen Kassenmoduls geplant, an das auch elektronische Zahlungsdienste angeschlossen werden können. Der Anteil der Bargeldzahlungen bei der Stadt Hilden ist auch im Vergleich mit anderen vergleichbaren Städten sehr hoch. Die Bargeldverwaltung ist personalintensiv und verursacht mittlerweile (genau wie EC- und Kreditkartenzahlungen) Gebühren.