Beschlussvorschlag:

Der Personalausschuss nimmt die Ausführungen der Verwaltung zum Personalmanagement zur Kenntnis.

Erläuterungen und Begründungen:

Der im Jahr 2001 begonnene Prozess der Aufgabenkritik und Konsolidierung hat im Jahr 2019 mit den im Kulturamt vorgenommenen Maßnahmen nun alle Fachämter durchlaufen.

Die Geschäftsprozessoptimierung wird jedoch vor dem Hintergrund steigender Anforderungen einerseits als auch neuer (informations-) technischer Möglichkeiten andererseits als Daueraufgabe verstanden. Verschiedene Instrumente kommen hierbei zum Einsatz. Neben Instrumenten wie z.B. der Wiederbesetzungsprüfung oder der systematischen Beratung der Fachämter zum Einsatz von Informationstechnologie nimmt die Prozessmodellierung einen immer wichtigeren Stellenwert bei der Verschlankung von Arbeitsprozessen, der Sicherstellung qualitativ hochwertiger Arbeitsergebnisse, der Transparenz von Arbeitsabläufen und nicht zuletzt bei der Konsolidierung eingesetzter Personalressourcen ein. Hier ist ein systematisiertes Verfahren angestrebt.

Der Fachkräftemangel, der die öffentliche Verwaltung in erheblichem Maße trifft, hat weiter zugenommen. Die Besetzung vakanter Stellen ist in vielen Fällen schwierig. Teilweise werden Stellenausschreibungsverfahren mehrfach wiederholt, weil keine geeigneten Bewerbungen eingehen. Um die Fachämter in ausreichendem Maße mit geeignetem Personal zu versorgen, hat die Verwaltung ihre Bemühungen intensiviert. Es wurden verschiedene Instrumente und Konzepte entwickelt bzw. eingeführt (mündlicher Vortrag).

Den steigenden Anforderungen im Personalmanagement, beispielsweise im Bereich der Arbeitssicherheit oder im Gesundheitsschutz der Mitarbeiter/innen sowie bzgl. der Einhaltung neuer gesetzlicher Vorschriften, begegnet die Verwaltung mit der Einführung moderner Personalmanagement-Instrumente (mündlicher Vortrag).

Wie im letzten Personalausschuss angekündigt, hat das Kulturamt Vorschläge zur Optimierung in Zusammenarbeit mit dem zuständigen Dezernenten und der Organisationsabteilung erarbeitet.

Im Zuge mehrerer rentenbedingter Austritte im Archiv/Museum, in der Kulturverwaltung und im Vorzimmer des Dez. III konnte durch Aufgabenverlagerungen und Optimierungsmaßnahmen ein Einsparpotenzial von 0,731 VZK generiert werden. Hier hat sich insbesondere durch die Auflösung des Sachgebietes Archiv/Museum und die Angliederung der beiden Bereiche an das Sachgebiet Kulturverwaltung eine inhaltliche Optimierung ergeben. Auf der Stelle des Vorzimmers Dezernat III werden zukünftig Sachbearbeitungsaufgaben aus der Kulturverwaltung angesiedelt und so eine bessere Auslastung erreicht. Die Verknüpfung von Vorzimmertätigkeiten und Sachbearbeitung wird in den Vorzimmern anderer Dezernate bereits erfolgreich praktiziert. Allerdings haben sich auch Mehrbedarfe von zusammen 0,615 VZK ergeben, die aber durch die Einsparmöglichkeiten kompensiert werden konnten. Letztlich beträgt die bereinigte Einsparung 0,116 VZK.

Die Maßnahmen im Einzelnen:

Gez. Birgit Alkenings

Bürgermeisterin