Erläuterungen zum Antrag:

Im Rahmen der Prüfung durch die Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen im Jahr 2010 wurde auch die Tätigkeiten des Zentralen Bauhofes untersucht und der Stadt Hilden diverse Handlungsempfehlungen aufgezeigt.

Seit dieser Zeit sind die Anforderungen an Verwaltung und Bauhof massiv gestiegen. Ziel der Organisationsuntersuchungen ist die Erledigung der vorgegebenen Aufgaben mit dem geringsten möglichen sachlichen und personellen Aufwand. Nicht zuletzt hatte der Zentrale Bauhof 4 neue Mitarbeiter in der Grünflächenpflege beantragt, die durch den Rat der Stadt nicht genehmigt wurden.

Antragstext:

Die ALLIANZ für Hilden beantragt für den Bauhof eine externe Organisationsuntersuchung durzuführen.

Dabei soll die jetzige Organisation überprüft werden im Hinblick auf:

-       Führungsprozesse

-       Effizienz der Einsatzplanung unter Berücksichtigung von Rüst-, Warte- und Verteilzeiten

-       Transparenz der Aufgabenwahrnehmung (zweck- und vollzugskritische Auf- gabenanalyse und -bewertung, Sachstand Grundlagendaten, Pflichtaufgaben/freiwillige Aufgaben, Eigenleistung/Fremdleistung, Leistungsverzeichnis)

-       Wirtschaftlichkeit der Aufgabenwahrnehmung (Kostenstrukturen, Vergleiche mit Externen, Leistungseinheiten, Stundenerfassung)

-       Rechtssicherheit bei der Aufgabenwahrnehmung und Erfüllung der Verkehrs- sicherungspflichten (z.B. Baum- und Straßenkontrollen, Berichtspflichten)

-       Qualitätsstandards im Bauhof (technische und räumliche Ausstattung, IT- Ausstattung)

-       Derzeitige und künftige Personalausstattung und –entwicklung

gez. Claus Munsch                 gez. Friedhelm Burchartz

Fraktionsvorsitzender             Stv. Fraktionsvorsitzender

Stellungnahme der Verwaltung:

Eine Organisationsuntersuchung dient als Instrument der Beleuchtung verschiedenster Aspekte der Arbeitsorganisation, der Ergebnisqualität, der Wirtschaftlichkeit, des Erfüllungsgrades kommunaler Aufgaben usw.. Neben der Organisationsuntersuchung stehen auch alternative Instrumente zur Verfügung, die diesen Zweck auch in Teilbereichen erfüllen können, so z.B. die Einführung von Qualitätsmanagementsystemen, Arbeitsplatzanalysen, Geschäftsprozessanalysen, gezielte Mitarbeiter-Gespräche usw..

Eine Organisationsuntersuchung stellt ein sehr komplexes Unterfangen dar, dessen Erfolg abhängig ist von der zielführenden Auftragsformulierung. Ein zu allgemein formulierter Auftrag führt erfahrungsgemäß nicht zu bahnbrechenden Erkenntnissen. Darüber hinaus ist nicht zu unterschätzen, welche Wirkung eine Organisationsuntersuchung und deren Ergebnis auf die Mitarbeiterschaft hat. Wird am Ende nichts umgesetzt, wird das Ganze als zusätzliche Belastung erlebt und negativ beurteilt („nur für die Schublade“).  Dies führt regelmäßig zur Demotivation von Mitarbeitern. Da jede Organisationsuntersuchung bei der Datenerhebung auf der Zuarbeit der Mitarbeiter fußt, darf die Akzeptanz der Mitarbeiter nicht überbeansprucht werden. Insofern ist der spezifische Instrumenteneinsatz genau abzuwägen und von der Umsetzungswahrscheinlichkeit (Erfolgsprognose) abhängig zu machen, damit die Nachhaltigkeit der durchgeführten Maßnahme sichergestellt werden kann.

Der Bauhof gehört zum technischen Dezernat, das in Kürze einer/einem neuen Technischen Beigeordneten unterstellt wird. Das Auswahlverfahren wird aktuell durchgeführt.

Die Verwaltung schlägt vor, im Haushalt 2020 Mittel für eine externe Organisationsuntersuchung oder ein anderes geeignetes Instrument der Organisationsanalyse und Organisationsentwicklung bereitzustellen. Der Ansatz sollte mit einem HV 7-Vermerk versehen werden, um vor Auftragsvergabe die konkrete Zielrichtung der Maßnahme im Rat abzustimmen.

Es ist sinnvoll, dass die/der zukünftige technische Beigeordnete in Anlehnung an die bereits formulierten Zielsetzungen des Bauhofes konkrete Aufträge für den Einsatz externer Beratungsunternehmen definieren kann. Im Vorfeld sollten die Handlungsempfehlungen aus bereits durchgeführten Organisationsuntersuchungen bzw. die Ergebnisse der Gemeindeprüfungsanstalt abschließend hinsichtlich ihrer Aktualität und des Umsetzungsgrades bewertet werden. Es ist vor einer etwaigen Beauftragung zu analysieren, in welchen Handlungsfeldern eine organisatorische Weiterentwicklung oder aber eine stringente Umsetzung erforderlich ist. In diesem Zusammenhang sind auch die Rollen im Auftraggeber-/ Auftragnehmer- Verhältnis einer Klärung mit abschließender Festlegung zu unterziehen.

Die Beauftragung eines externen Beratungsunternehmens erschöpft sich sinnvoller Weise nicht in der Ist-Erhebung und der Ist-Analyse, sondern beinhaltet auch die Sollkonzeption sowie - daraus abgeleitet - detaillierte Handlungsempfehlungen. Die Umsetzung von Handlungsempfehlungen gehört nicht mehr zur Organisationsuntersuchung und kann nur intern geleistet werden. Um eine zielführende Umsetzung der Sollkonzeption sicherzustellen, ist eine stringente Führung durch die/ den Technische/n Beigeordnete/n zwingend erforderlich. Ein zeitliches Auseinanderziehen der Organisationsuntersuchung (bzw. des Einsatzes eines anderen adäquaten Instrumentes) und der Umsetzung der aus der Sollkonzeption abgeleiteten Maßnahmen ist zu vermeiden.

Bei einem evtl. Dienstantritt zum Jahresbeginn 2020 ist eine Beauftragung frühestens im Herbst/ Winter 2020 zielführend. Die zu bearbeitenden Fragestellungen sollten zunächst kritisch in Hinblick auf eine machbare Umsetzungszeitschiene hinterfragt und ggfs. reduziert bzw. gesplittet werden. Eine Teilbetrachtung der Organisation mit hoher Erfolgswahrscheinlichkeit (Umsetzung der entwickelten Maßnahmen) ist nachhaltiger als eine ganzheitliche Betrachtung, die nicht in eine Maßnahme-Umsetzung mündet.

Der/ dem neuen Technischen Beigeordneten sollte mit Amtsantritt die Organisationsentwicklung des Bauhofes als Aufgabe mit hoher Priorität übertragen werden. Gleichzeitig sollte ihr/ihm aber auch die notwendige Zeit eingeräumt werden, die bestehende Struktur zu analysieren und strategische Vorgaben für eine künftige Struktur zu entwickeln und zu formulieren. Dies wäre bei einer kurzfristigen Organisationsuntersuchung nicht möglich.

Gez. Birgit Alkenings

Bürgermeisterin

Finanzielle Auswirkungen