Beschlussvorschlag:

„Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt den Sachstandsbericht über die Tätigkeiten der

Zentralen Vergabestelle zur Kenntnis.“

Erläuterungen und Begründungen:

1.         Historie und Aufgabenfelder der Zentralen Vergabestelle

Seit dem 01.10.1999 wickelt die Zentrale Vergabestelle alle öffentlichen (Wertgrenze UVgO und VOB ab 20.000 Euro ohne MwSt.) und beschränkten (Wertgrenze VOB ab 10.000 Euro ohne USt.) Ausschreibungen der Stadtverwaltung Hilden ab. Hierüber wurde im jährlichen Rhythmus per Mitteilungsvorlage berichtet.

Die Hauptaufgabenfelder der Zentralen Vergabestelle sind:

-           Die ordentliche und rechtmäßige Durchführung von öffentlichen und beschränkten Vergaben

-           Die Pflege und Nachbearbeitung aller zentral erfassten, freihändigen Vergaben inkl. Berichts-wesen

-           Die Pflege und Fortschreibung der Dienstanweisung für das Vergabewesen mit den da  zugehörigen Vergabevermerken

-           Die Pflege und Fortschreibung der Vergabevermerke für öffentliche, beschränkte und freihändige Vergaben, sowie offene Verfahren und Verhandlungsvergaben in den Bereichen VgV, UVgO und VOB

-           Die Pflege und Aktualisierung des Vergabehandbuches

-           Die Information und Beratung der Fachämter zu allen vergaberechtlichen Themen

-           Berichtswesen im Bereich der öffentlichen, beschränkten und freihändigen Vergaben, sowie offenen Verfahren und Verhandlungsvergaben nach VgV, UVgO und VOB

-           Abfragen und Meldungen nach Korruptionsbekämpfungsgesetz NRW im Rahmen der Korruptionsprävention innerhalb des Vergabeverfahrens

-           Elektronische Archivierung aller durchgeführten Vergaben

-           Hilfestellung bei der Vorbereitung von Vergabeunterlagen jeglicher Art

2.         Einführung der Unterschwellenvergabeordnung

Mit Runderlass des Ministeriums für Heimat, Kommunales, Bau und Gleichstellung vom 28.08.2018, wurde die Unterschwellenvergabeordnung für Liefer- und Dienstleistungen (UVgO) für Kommunen in Nordrhein-Westfalen verbindlich. Der Bund hatte als Muster eine Nachfolgeregelung für die VOL/A 1. Abschnitt veröffentlicht. Die Umsetzung erfolgte jedoch unterschiedlich schnell. In den Ländern Baden-Württemberg, Bayern, Brandenburg, Nordrhein-Westfalen und Saarland, sowie den Stadtstaaten Bremen und Hamburg konnte die UVgO bereits eingeführt werden, zum Teil jedoch mit unterschiedlicher Verpflichtung für die Kommunen. Alle anderen Länder befinden sich in der Planung der Einführung, mit Ausnahme von Hessen, Sachsen und Sachsen-Anhalt, die darauf verzichten wollen.

Unter die Neuerungen der UVgO fällt die Änderung der Freihändigen Vergabe zu Verhandlungs-vergabe. Hierbei handelt es sich nicht um eine bloße Namensänderung, sondern der Hinweis, dass auch bei dieser Vergabeart vom Gesetzgeber Verhandlungen und Wettbewerb gefordert werden. Der Unterschwellenbereich lehnt sich hierbei zunehmend an die Regelungen der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) an. Andere Regelungen der VgV, wie der substanzielle Rechtsschutz durch Mitteilung nach § 134 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), wurden zum Vorteil der öffentlichen Hand nicht umgesetzt. Nach § 8 Abs. 2 UVgO steht es Auftraggebern nun frei, zwischen einer Öffentlichen Ausschreibung und einer Beschränkten Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb zu wählen. Alle Ausnahmetatbestände für Verhandlungsvergaben mit oder ohne Teilnahmewettbewerb werden nun qua Gesetz geregelt und Regelungslücken geschlossen (§ 8 Abs. 4 Ziff. 1 bis 17 UVgO). Von unverschuldeter Dringlichkeit über Kompatibilitätshindernisse bis zur vorteilhaften Gelegenheit wird alles abgedeckt. Soweit die wirtschaftlichen Vorteile für den Auftraggeber erheblich sind und eine ausreichende Markterkundung durchgeführt und vor allem hinreichend dokumentiert wurde, können künftig auch enorme Preisnachlässe Anlass für die Wahl der Verhandlungsvergabe sein. Rahmenverträge können nun über eine Laufzeit von sechs, statt nur vier Jahre festgelegt werden und es kann auf Nachforderungen von nicht gelieferten Eignungsunterlagen verzichtet werden, wenn im Vorfeld darauf hingewiesen wurde. Wesentlich ist auch die Neuerung, dass die Vergabeunterlagen nun nicht mehr erst nach Registrierung zugänglich sein dürfen, sondern tatsächlich öffentlich zugänglich sein müssen.

Die notwendigen Anpassungen in der Hildener Dienstanweisung konnten mit Wirkung vom 01.02.2019 abgeschlossen werden. 

3.         Einführung der Präqualifikationsrichtlinie (PQ-Richtlinie)

Durch gemeinsamen Runderlass des Ministeriums für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie, des Ministeriums des Innern, des Ministeriums der Finanzen und des Ministeriums für Heimat, Kommunales, Bau und Gleichstellung vom 28.08.2018, wurde die Präqualifikationsrichtlinie auf den Weg gebracht. Die Präqualifizierung ist eine vorgelagerte, auftragsunabhängige Prüfung der Eignungsnachweise im Vergabeverfahren. Die Präqualifizierung bietet Unternehmen und Vergabestellen zahlreiche Vorteile. Die Eignungsnachweise sind immer aktuell, so dass Vergabestellen diese bei der Eignungsprüfung zugrunde legen können. Die Unternehmen vermeiden formelle Vergabeausschlüsse, weil die Unterlagen versehentlich nicht miteingereicht wurden oder die Unterlagen nicht aktuell sind. Ferner brauchen Unternehmen sie nicht bei jedem Vergabeverfahren erneut besorgen. Dies hat eine enorme Kosten- und Zeitersparnis zur Folge. Die PQ-Richtlinie gilt als unverbindlich, da sie für die Unternehmen mit Kosten verbunden ist und für die Kommunen mit Arbeitsaufwand. Sie wird von der Stadt Hilden jedoch als Eignungsnachweis akzeptiert.

4.         Reform des Tariftreue- und Vergabegesetzes

Unmittelbar spürbar waren hingegen die Änderungen durch das neue Tariftreue- und Vergabe-gesetz NRW (TVgG NRW), das am 30. März 2018 in Kraft getreten ist. Der Landesgesetzgeber NRW modifizierte das alte Gesetz aus dem Jahr 2012 und passte es an einigen Stellen erheblich an. Er implementierte insbesondere das sog. Best-Bieter-Prinzip, nach dem die Verpflichtungserklärungen nur noch bei dem Bieter anzufordern sind, der den Zuschlag erhalten soll.

5.         Vollständige Elektronische Vergabe im Oberschwellenbereich und Ausblick

Seit dem 18.10.2018 ist die vollständige E-Vergabe für Beschaffungen mit einem geschätzten Auftragswert oberhalb der Schwellenwerte für alle öffentlichen Auftraggeber verpflichtend. Die Erfahrungen, die öffentliche Auftraggeber und Unternehmen mit der E-Vergabe bislang gemacht haben, sind durchaus positiv. So werden Unsicherheiten durch Postlaufzeiten reduziert und vielerorts Prozesse bei Einführung der E-Vergabe im Hinblick auf ihre Effizienz nochmals kritisch auf den Prüfstand gestellt. Technische Verzögerungen, die durch Wartungsarbeiten von Servern verursacht werden, können durch langfristige Planung minimiert werden. Die Regelung gibt einen Ausblick auf zukünftige Entwicklungen. So ist die Ausschließlichkeit der E-Vergabe im Unterschwellenbereich bereits ab 2020 geplant. Außer für Beschränkte Ausschreibungen und Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb ist für alle Vergaben ab 25.000 € ohne USt. für Angebote und die gesamte Kommunikation der elektronische Weg verpflichtend.

6.         Statistische Angaben

Die in der Anlage beigefügten Statistiken geben einen Überblick über die Vergaben seit der Einführung der Zentralen Vergabestelle.

gez. Birgit Alkenings