SessionNet | Gestaltungsbeirat der Stadt Hilden, Geschäftsordnung

Am 06.12.2017 wurde im Stadtentwicklungsausschuss die Einrichtung eines Gestaltungsbeirats für die Stadt Hilden beschlossen. Für diesen sollte die Verwaltung eine Geschäftsordnung erarbeiten. Am 20.06.2018 wurde im Stadtentwicklungsausschuss eine Geschäftsordnung vorgelegt und mit Änderungen mehrheitlich beschlossen.
In der Sitzung des Rates am 11.07.2018 wurde die Sitzungsvorlage vertagt.

Dem Rat der Stadt Hilden wird in dieser Beschlussvorlage

- die Entscheidung über die Einrichtung eines Gestaltungsbeirats sowie

- die Geschäftsordnung für den Gestaltungsbeirat

zur abschließenden Beschlussfassung vorgelegt.

Die Geschäftsordnung wird in zwei Varianten vorgelegt.

Diese unterscheiden sich in der Hinsicht, dass in der am 20.06.2018

- dem StEA vorgelegten Variante 1 (Stand: 24.05.2018) alle im Rat vertretenen Fraktionen an der Sitzung des Gestaltungsbeirats ohne Stimmrecht teilnehmen können, aber nicht müssen bzw.

- vom StEA mehrheitlich beschlossenen Variante 2 (Stand: 20.06.2018) nur die/der Vorsitzende sowie die/der stellvertretende Vorsitzende des Stadtentwicklungsausschusses im Gestaltungsbeirat als Beisitzerinnen bzw. als Beisitzer ohne Stimmrecht vertreten sind.

Die Absätze „Zusammensetzung“ und „Geschäftsgang“ wurden gemäß des mehrheitlich beschlossenen Ergebnisses in der Vorberatung im Stadtentwicklungsausschuss in der Variante 2 geändert.

Gez.

B. Alkenings

Bürgermeisterin

Stand: 23.05.2018

Erläuterungen und Begründungen

zu der Sitzungsvorlage WP 14-20 SV 61/194, die im StEA am 20.06.2018 und im Rat am 11.07.2018 zur Beratung stand:

Der Stadtentwicklungsausschuss hat auf Antrag der CDU-Fraktion am 06.12.2017 auf Grundlage der Sitzungsvorlage WP 14-20 SV 61/164 die Einrichtung eines Gestaltungsbeirates beschlossen und die Verwaltung beauftragt, eine Geschäftsordnung zu erstellen.

In dieser Beschlussvorlage wird der Entwurf einer Geschäftsordnung vorgelegt. Die wesentlichen Rahmenbedingungen sind dabei folgende:

· Der Gestaltungsbeirat besteht aus drei externen Fachleuten und zwei Stellvertreterinnen bzw. Stellvertretern und tagt bedarfsorientiert etwa viermal im Jahr. Er berät über Projekte mit besonderer Bedeutung bzw. stadtgestalterischer Relevanz im gesamten Stadtgebiet.

Relevante Projekte können in diesem Sinne kleine oder große Bauvorhaben oder Gestaltungsmaßnahmen im öffentlichen Raum sein, da solche Vorhaben unabhängig von ihrer Größe bedeutsamen Einfluss auf die Stadtgestalt haben können.

· An den Sitzungen können neben der Bürgermeisterin und der Baudezernentin Verwaltungsbedienstete und ggf. externe Fachleute nach Bedarf sowie jeweils eine Vertreterin oder ein Vertreter der Ratsfraktionen ohne Stimmrecht teilnehmen. Die Beratung findet nicht öffentlich statt und unterliegt der Geheimhaltung.

· Das Ergebnis der Beratung ist eine schriftliche Stellungnahme des Beirats, bei Bedarf mit Empfehlungen und Hinweisen, die bei der Überarbeitung des Vorhabens berücksichtigt werden sollen. Der Beirat kann die Entwurfsverfasserin bzw. den Entwurfsverfasser zur erneuten Vorlage des Entwurfs auffordern.

Besetzung, Aufgaben und Organisation der Geschäftsstelle

Die Geschäftsstelle unterstützt den Gestaltungsbeirat organisatorisch. Sie ist im Baudezernat angesiedelt und zuständig für Einladungen, Organisation und Protokollführung sowie inhaltliche Vorbereitung und Nachsorge der Sitzungen. Sie fertigt zu jeder Sitzung des Gestaltungsbeirats ein Ergebnisprotokoll an, welches den Beiratsmitgliedern und den Ratsfraktionen zur Verfügung gestellt wird.

Die Geschäftsführung liegt bei der Baudezernentin / dem Baudezernenten.

Die Baudezernentin / der Baudezernent beruft den Beirat schriftlich mindestens zwei Wochen vor dem Sitzungstag mit Bekanntgabe der vorläufigen Tagesordnung ein. Mit Zustimmung des Beirates kann die Tagesordnung zu Beginn der Sitzung geändert werden.

Die Organisation der Sitzungen (Einladungen, Organisation von Raum- und Materialien, Protokoll, Bewirtung etc.) erfolgt durch eine Sachbearbeiterin / ein Sachbearbeiter der Verwaltung (mit Stellvertretung), die inhaltliche Vorbereitung und Nachsorge der Sitzungen durch eine Sachbearbeiterin / ein Sachbearbeiter der Sachgebiete Stadtplanung und Bauaufsicht mit Stellvertretung.

Erforderliche Finanzmittel in 2018 und den Folgejahren

Zu den mit einem Gestaltungsbeirat verbundenen Kosten wurde bereits in der Sitzungsvorlage WP 14-20 SV 61/164 im Detail ausgeführt.

Es sei darauf hingewiesen, dass für 2018 (inkl. der mittelfristigen Finanzplanung) entsprechende Beträge im Haushalt enthalten sind. Im Rahmen der Änderungsliste wurde im Produkt 090101 „Stadtplanung“ im Haushalt für 2018 für den Gestaltungsbeirat ein Betrag von 8.500,- Euro und ab 2019 Beträge von jeweils 17.000,- Euro bereitgestellt.

Die Kostenermittlung basierte auf den Empfehlungen der AKNW zur Vergütung von Preisrichterinnen / Preisrichtern bei Wettbewerben:

„Preisrichterinnen und Preisrichter sowie ihre Vertreter erhalten für ihre Tätigkeit eine Aufwandentschädigung. Der Vorsitzende des Preisgerichts hat erfahrungsgemäß aufgrund seiner erhöhten Verantwortung und der erforderlichen Nachbereitung von Sitzungen Anrecht auf eine erhöhte Entschädigung. Die Höhe der Aufwandsentschädigung für Preisrichter und ihre Vertreter beträgt:

2.1. 800 bis 1.200 Euro für ganztägige Sitzungen,

2.2. 400 bis 600 Euro für halbtägige Sitzungen,

2.3. zusätzlich 400 bis 600 Euro für den Vorsitzenden des Preisgerichts,

2.4. jeweils zuzüglich Umsatzsteuer.

2.5. Reisekosten sind zusätzlich zu erstatten.

Innerhalb dieses Rahmens soll die Aufwandsentschädigung entsprechend des Umfangs und der Komplexität der Planungsaufgabe festgelegt werden.“

Aus Sicht des Baudezernates wird auf dieser Grundlage eine Aufwandsentschädigung in Höhe von 500 Euro (netto) je externem Beiratsmitglied sowie zusätzlich 400 Euro (netto) für die oder den Vorsitzenden vorgeschlagen.
Die Reisekosten werden gemäß Reisekostengesetz erstattet und sind in den finanziellen Auswirkungen mit rund 150 Euro je externem Fachmitglied abgeschätzt.

Die Vertreterinnen und Vertreter der Fraktionen erhalten – wie bei einer normalen Ausschuss- oder Ratssitzung – gemäß Entschädigungsverordnung NRW zurzeit 20,30 Euro je Sitzung.

Je Sitzung des Gestaltungsbeirats würden auf dieser Basis Sitzungskosten von rund 2.850 Euro (brutto) entstehen. Bei vier bis sechs Sitzungen im Jahr entspräche dies 11.400 Euro bis 17.100 Euro (brutto) jährlich.

Der Sitzungsvorlage liegt als Anlage der Vorschlag einer Geschäftsordnung für den Gestaltungs-beirat bei.

Wenn diese Geschäftsordnung beschlossen wird, kann die Verwaltung im Anschluss Kontakt zu Experten aufnehmen, die dem Beirat angehören könnten. Der Besetzungsvorschlag könnte voraussichtlich im Herbst dem Stadtentwicklungsausschuss und dem Rat vorgelegt werden, so dass eventuell noch in diesem Jahr eine Sitzung des Gestaltungsbeirats erfolgen könnte.

Gez.

B. Alkenings

Bürgermeisterin

Finanzielle Auswirkungen

Produktnummer / -bezeichnung		090101			Stadtplanung
Investitions-Nr./ -bezeichnung:
Pflichtaufgabe oder freiwillige Leistung/Maßnahme		Pflicht- aufgabe	(hier ankreuzen)		freiwillige Leistung	x

Folgende Mittel sind im Ergebnis- / Finanzplan veranschlagt: (Ertrag und Aufwand im Ergebnishaushalt / Einzahlungen und Auszahlungen bei Investitionen)
Haushaltsjahr	Kostenträger/ Investitions-Nr.		Konto	Bezeichnung		Betrag €
2018	0901010050		541800	Aufwendungen f. ehrenamtliche Tätigkeit		8.500
2019 ff	0901010050					17.000


Aus der Sitzungsvorlage ergeben sich folgende neue Ansätze: (Ertrag und Aufwand im Ergebnishaushalt / Einzahlungen und Auszahlungen bei Investitionen)
Haushaltsjahr	Kostenträger/ Investitions-Nr.		Konto	Bezeichnung		Betrag €


Bei über-/außerplanmäßigem Aufwand oder investiver Auszahlung ist die Deckung gewährleistet durch:
Haushaltsjahr	Kostenträger/ Investitions-Nr.		Konto	Bezeichnung		Betrag €



Stehen Mittel aus entsprechenden Programmen des Landes, Bundes oder der EU zur Verfügung? (ja/nein)				ja (hier ankreuzen)		nein (hier ankreuzen)
Freiwillige wiederkehrende Maßnahmen sind auf drei Jahre befristet. Die Befristung endet am: (Monat/Jahr)
Wurde die Zuschussgewährung Dritter durch den Antragsteller geprüft – siehe SV?				ja (hier ankreuzen)		nein (hier ankreuzen)
Finanzierung/Vermerk Kämmerer Gesehen Klausgrete

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