Beschlussvorschlag:

„Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den „Prüfungsbericht des Beratungs- und Prüfungsamtes Bericht über die Prüfung von verschiedenen Handvorschusskassen vom 08.03.2018“ zur Kenntnis und macht ihn sich zu Eigen.“

Sitzungsfolge:

Dies ist eine Sitzungsvorlage des Beratungs- und Prüfungsamtes, bei der anders als bei anderen Fachausschussberatungen sowohl der Rechnungsprüfungsausschuss als auch der Rat abschließende Beschlüsse unterschiedlichen Inhaltes fassen. Der Rechnungsprüfungsausschuss ist also nicht nur vorberatend, sondern beschließend tätig. Wenn der Rechnungsprüfungsausschuss den vorstehenden Beschluss gefasst hat, wird daher diese Sitzungsvorlage ergänzt um den folgenden Beschlussvorschlag dem Rat zur Beratung und Kenntnisnahme zugeleitet:

„Der Rat der Stadt Hilden nimmt nach Vorberatung und Beschluss im Rechnungsprüfungsaus­schuss Kenntnis vom „Prüfungsbericht des Beratungs- und Prüfungsamtes Bericht über die Prüfung von verschiedenen Handvorschusskassen vom 08.03.2018."

Erläuterungen und Begründungen:

Entsprechend des § 103 GO NRW gehören auch die laufende Prüfung der Vorgänge in der Finanzbuchhaltung zur Vorbereitung der Prüfung des Jahresabschlusses sowie die dauernde Überwachung der Zahlungsabwicklung zu den Pflichtaufgaben der örtlichen Rechnungsprüfung.

Darüber hinaus hat der Rat der Stadt dem Beratungs- und Prüfungsamt die Aufgabe übertragen, unvermutete Prüfungen der eingerichteten Geldannahmestellen sowie unvermutete Prüfungen der Handvorschusskassen nach Bedarf und pflichtgemäßem Ermessen der Leitung des Beratungs- und Prüfungsamtes durchzuführen (§ 3 Abs. 2 Nr. 6 RPO).

Ziele der Prüfungen waren insbesondere

·        die Feststellung der Recht- und Ordnungsmäßigkeit sowie der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit des Verwaltungshandelns,

·        die Feststellung, ob die in den Dienstanweisungen enthaltenen Vorgaben hinsichtlich der Zahlungsabwicklung und der Buchführung eingehalten werden,

·        die Feststellung der Übereinstimmung zwischen Kassen-Ist-Bestand und Kassen-Soll-Bestand und

·        die Feststellung der sicheren Aufbewahrung des Kassenbuches und der Geldbestände.

Die Kassengeschäfte dürfen jedoch nur von solchen Personen getätigt werden, die hierzu besonders durch den Amtsleiter / die Amtsleiterin des Amtes für Finanzservice ermächtigt sind.

Zur Erledigung der baren Kassengeschäfte hat das Amt für Finanzservice auf Antrag der Fachämter derzeit 59 Handvorschusskassen für Auszahlungen, Einzahlungen oder beides eingerichtet. Im Schul-/ Kindergartenbereich werden 20 Kassen, im allgemeinen Verwaltungsbereich 39 Kassen geführt.

Die stichprobenhafte Prüfung hat zu keinen wesentlichen Beanstandungen, allerdings zu einigen Hinweisen und Einwänden geführt.

Gez. Michael Witek

Leiter des Beratungs- und Prüfungsamtes