Beschlussvorschlag:

 

Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den Bericht der Gemeindeprüfungsanstalt NRW (gpaNRW) zur Prüfung der OGS-Zuwendungen im Mai 2017 zur Kenntnis.

Erläuterungen und Begründungen:

 

Die Prüfung der gpaNRW fand im Mai 2017 Rahmen statt. Der Prüfer wurde seitens des Amtes umfänglich unterstützt. Das gewünschte Material wurde ihm zeitnah und umfassend zur Verfügung gestellt. Kontrovers diskutiert  wurde allerdings die Frage der Bereitstellung von Namenslisten der Kinder inklusive der Förderbedarfe. Dies wurde, nach Abstimmung mit den Schulleitungen und deren vorgesetzten Behörden, seitens des Schulträgers aus datenschutzrechtlichen Gründen abgelehnt. Trotz anderer Rechtsauffassung hat sich der Prüfer der gpaNRW mit dieser Entscheidung zufrieden gegeben.

 

Insgesamt attestiert die gpaNRW dem Fachamt einen ordnungsgemäßen Umgang mit den Fördermitteln. Es ist festzustellen, dass es sich generell um ein positives Gesamtergebnis handelt. Bezogen auf den Gesamtaufwand im Kostenträger bewegt sich die Höhe der Rückforderung der Bezirksregierung (9810,00 Euro) im Bereich von unter einem Prozent.  

 

Die wenigen kritischen Feststellungen und Empfehlungen der GPA werden  abschließend  zusammengefasst und mit einer Stellungnahme des Fachamtes versehen. Vorab noch kurze ergänzende Erläuterungen über die Ausführungen in den Stellungnahmen hinaus:

 

Die Rückforderungen betreffen den  Bereich die Flüchtlingskinder, deren Status im fraglichen Zeitraum noch nicht klar definiert war.  Klare Handlungsanweisungen der Bezirksregierung fehlten bzw. wurden erst später erarbeitet. Konkret stellte gpaNRW fest, dass bei insgesamt 10 Kindern mit Flüchtlingsstatus die Fördervoraussetzungen nicht gegeben waren, da sie schon vor dem relevanten Stichtag an der jeweiligen Schule angemeldet waren. Insgesamt sind so 9810,00 Euro der Bezirksregierung zu erstatten.  Die Erstattung wird kurzfristig erfolgen.  Die Erfahrungen der Bezirksregierung in diesem Zusammenhang sind mannigfaltig. Rückzahlungen bezüglich der Zuschüsse für Flüchtlingskinder kamen auch in anderen Kommunen gehäuft vor, da die Identifizierung des Personenkreises in den Schulen häufig zu Irritationen führte und so Abweichungen durch die gpaNRW festgestellt wurden.

 

In Hilden wurde  seitens der gpaNRW  stichprobenhafte Prüfungen  der OGS-Teilnehmerzahlen zum Stichtag vorgenommen. Dabei hat sich herausgestellt, dass an einem Standort sechs Kinder mehr betreut wurden als von der Stadt gemeldet.

 

Die Schülerzahlen zum Stichtag sind die entscheidende Bezugsgröße für die Bemessung der Landeszuwendung. Die Zahlen werden zum Stichtag mit den OGS-Koordinatorinnen  auf deren Plausibilität geprüft. Die Stadt Hilden nutzt die Daten aus dem Elternbeitragsprogramm als Vergleichsbasis.

Ein großes Problem besteht darin, bereits zum neuen Haushalt - quasi mit einem Jahr Vorlauf - die Planungsdaten für die Kinder bei der Bezirksregierung zu melden. Die konkreten Daten bilden sich aber erst im darauf folgenden Sommer, bei der Einschulung definitiv ab. Bis zu den darauffolgenden Herbstferien  sind die Kinder dann über das Elternbeitragsprogramm erfasst, so dass erst dann eine endgültige Zuordnung erfolgen kann. 

Eigene Erfahrungen haben gezeigt, dass die Abweichungen von Ist und Soll dabei bei 1-2 % liegen.  Insgesamt ist die ermittelte  Zahl der angemeldeten Kinder bezogen auf das gesamte Stadtgebiet stimmig.

Es ist insofern auch sichergestellt, dass alle Fördermittel abgegriffen werden konnten.

 

 

Prüfauftrag gpaNRW

 

Feststellung gpaNRW

Die Stadt Hilden hat die Zuwendungsvoraus-setzungen mit Ausnahme der Vorlage von Kosten-plänen erfüllt. Die Bezirksregierung Düsseldorf (BR) hat die Kostenpläne allerdings auch nicht nachgefordert

 

Stellungnahme III/51

Die Bezirksregierung verlangt Konzepte sowie Kostenpläne jeweils bei der Umwandlung einer Grundschule in eine Offene Ganztagsschule. Bei Folgeanträgen werden diese nicht gewünscht. Dies hängt sicher auch mit der Besonderheit zusammen, dass Hilden selbst Träger der OGS ist.

 

 

Prüfauftrag gpaNRW

 

Feststellung gpaNRW

Das Verfahren zur Ermittlung der OGS-Teilnehmerzahlen wies Schwachstellen auf.

 

Empfehlung:

Wir empfehlen der Stadt Hilden, das Verfahren zur Ermittlung der Teilnehmerzahlen neu zu

strukturieren. Sinnvoll wäre, dass die Stadt einige Tage vor dem Stichtag für jede Schule eine Liste mit den OGS-Teilnehmern laut Elternbeitrags-programm ausdruckt. Den Ausdruck sollte sie an die  OGS-Verantwortlichen senden. Diese nehmen einen Abgleich mit den tatsächlich betreuten Schülern vor.

Die Kinder aus Flüchtlingsfamilien sind gesondert kenntlich zu machen. Grund dafür ist, dass die Förderung dieser Kinder auf einen Zeitraum von zwölf Monaten begrenzt ist. Die Stadt Hilden benötigt daher die Namen der Kinder, um die Förderdauer und damit das Vorliegen der Fördervoraussetzungen nachvollziehen zu können. Zudem sollten die OGS-Verantwortlichen auf der Liste die Zahl der Kinder mit Bedarf an sonderpädagogischer Unterstützung angeben.

Die Teilnehmerliste sollte in diesem Zusammenhang folgenden Zusatz enthalten:

„Von insgesamt ….. Schülern werden ……. Schüler intensiv und umfassend sonderpädagogisch gefördert. Förderpläne wurden gem. § 21 Abs. 7 Satz 3 der Ausbildungsordnung sonderpädagogische Förderung (AO-SF) erstellt.

Unterschrift / Schulleitung“

 

Stellungnahme III/51

Der Hinweis ist grundsätzlich hilfreich.

Das Elternbeitragsverfahren lässt jedoch eine genaue Zuordnung der Kinder so kurz nach dem Schuljahres-beginn nicht zu. Dies hängt mit dem Beitragsfestsetzungsverfahren zusammen.

 

Zu Jahresbeginn wird vom Amt für Jugend, Schule und Sport  der Bezirksregierung  ein Antrag für die Fördermittel des Landes vorgelegt. Hier wird die Zahl der OGS-Teilnehmer zum folgenden Schuljahr geschätzt. Auf dieser Grundlage erfolgt der Förderbescheid der Bezirksregierung. Zum festgelegten Stichtag nach den Herbstferien – also ca. 10 Monate später -  erfolgt eine „Stichtagsmeldung“. Diese führt dann zur abschließenden Festlegung der Fördermittel.

Nach den Sommerferien liegen der Sachbearbeiterin alle Namen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer in der OGS und der VGS vor. Somit kann grundsätzlich festgestellt werden, wie hoch die OGS-Teilnehmerzahl in Hildener Grundschulen ist. Die Gesamtzahl ist zuverlässig, es kann aber in der Zeit zu kleineren Verschiebungen zwischen einzelnen Schulen kommen. Insofern ist die Meldung zum Stichtag richtig und kann zur Berechnung der endgültigen Fördersumme dienen. Finanzielle Ungenauigkeiten bezüglich der Förderung sind somit in der Summe nicht zu erwarten.

 

Das Amt für Jugend, Schule und Sport wird zur nächsten Stichtagsmeldung die Anmerkungen der gpaNRW aufgreifen und das Verfahren weiter optimieren.

 

Prüfauftrag gpaNRW

 

Feststellung gpaNRW

An der Astrid-Lindgren-Schule sind zum Stichtag des Schuljahres 2015/2016 sechs Schüler

mehr betreut worden als von der Stadt gemeldet. Im Übrigen ergab die Prüfung keine Abweichung von den gemeldeten Teilnehmerzahlen.

Die gpaNRW hat anlässlich der Prüfung Nachweise für all jene Kinder angefordert, die von

der Stadt mit einem Bedarf an sonder-pädagogischer Unterstützung gemeldet wurden. Üblicherweise werden der gpaNRW die Feststellungsbescheide bzw. Förderpläne gem. § 21 Abs. 7 Satz 3 AO-SF vorgelegt. Die Schulen haben eine Vorlage von Nachweisunterlagen mit Verweis auf datenschutzrechtliche Belange abgelehnt. Stattdessen haben sie auf den Teilnehmerlisten, die nur die Vornamen der Kinder enthielten, die Art des Förderbedarfs sowie eingeleitete Fördermaßnahmen dargestellt.

 

Stellungnahme III/51

Im Rahmen der Prüfung wurden lediglich einzelne Schulen geprüft. Die Gesamtsumme der Schulen wurde nicht ermittelt und überprüft. Die Meldung der Stadt Hilden zum Stichtag hat alle Kinder in der OGS zum Stichtag berücksichtigt. Die Zuordnung zu den einzelnen Schulen kann in wenigen Einzelfällen geringfügige Abweichungen aufweisen (s. oben).

Bei 1.044 (davon 95 mit sonderpädagogischem Förderbedarf) gemeldeten Kindern wurden alle vorliegenden Anmeldungen zum Stichtag berücksichtigt.

 

 

Prüfauftrag gpaNRW

 

Feststellung gpaNRW

Insgesamt zehn Kinder mit Flüchtlingsstatus sind bereits zum Stichtag des ersten Schulhalbjahres 2014/2015 in der OGS betreut worden. Für diese Kinder erhielt die Stadt schon eine Regelförderung. Damit bestand kein Anspruch mehr auf die erhöhte Förderung. Sieben dieser Kinder besuchten die Grundschule Schulstraße; drei Schüler besuchten die Grundschule Kalstert.

 

Stellungnahme III/51

Die Verwaltung ist hier abhängig von der Meldung der Schulleitungen. Die Schulleitungen wissen um die Inhalte und Anforderungen gem. Erlasslage und werden von 51 zu den Schülerdaten befragt. Das Amt für Jugend, Schule und Sport muss sich an dieser Stelle auf die Angaben der Schulleitungen verlassen und so die Zahlen an die BR aufbereiten. Bei künftigen Verfahren in diesem Zusammenhang ist zu prüfen, ob die Koordinatorinnen der OGS prüfend in das Prozedere eingebunden werden können.

 

 

Prüfauftrag gpaNRW

 

Feststellung gpaNRW

Die Bewilligungsbehörde erhielt die Verwendungsnachweis in beiden Schuljahren verspätet.

 

Stellungnahme III/51

Die Verwendungsnachweise werden künftig rechtzeitig der Bezirksregierung vorgelegt.

 

 

gez. Birgit Alkenings

Finanzielle Auswirkungen  

 

 

Produktnummer / -bezeichnung		030101 Grundschulen
Investitions-Nr./ -bezeichnung:
Pflichtaufgabe oder freiwillige Leistung/Maßnahme		Pflicht- aufgabe	(hier ankreuzen)		freiwillige Leistung	(hier ankreuzen)
Folgende Mittel sind im Ergebnis- / Finanzplan veranschlagt: (Ertrag und Aufwand im Ergebnishaushalt / Einzahlungen und Auszahlungen bei Investitionen)
Haushaltsjahr	Kostenträger/ Investitions-Nr.		Konto	Bezeichnung		Betrag €
Aus der Sitzungsvorlage ergeben sich folgende neue Ansätze: (Ertrag und Aufwand im Ergebnishaushalt / Einzahlungen und Auszahlungen bei Investitionen)
Haushaltsjahr	Kostenträger/ Investitions-Nr.		Konto	Bezeichnung		Betrag €
2017	0301010040		523100	Erstattungen Land		9.810,- €
Bei über-/außerplanmäßigem Aufwand oder investiver Auszahlung ist die Deckung  gewährleistet durch:
Haushaltsjahr	Kostenträger/ Investitions-Nr.		Konto	Bezeichnung		Betrag €
Stehen Mittel aus entsprechenden Programmen des Landes, Bundes oder der EU zur Verfügung? (ja/nein)				ja   (hier ankreuzen)		nein   (hier ankreuzen)
Freiwillige wiederkehrende Maßnahmen sind auf drei Jahre befristet. Die Befristung endet am: (Monat/Jahr)
Wurde die Zuschussgewährung Dritter durch den Antragsteller geprüft – siehe SV?				ja   (hier ankreuzen)		nein   (hier ankreuzen)
Finanzierung/Vermerk Kämmerer   Gesehen Klausgrete