Beschlussvorschlag:
Der Rat der Stadt Hilden stimmt nach
Abschluss und Auswertung der einjährigen Testphase im Bürgerbüro der
Beibehaltung der reduzierten Öffnungszeiten wie folgt zu:
Das Bürgerbüro wird an jedem ersten und dritten, soweit vorhanden auch
fünften Samstag im Monat geöffnet. Donnerstags endet die Öffnungszeit um 18.00
Uhr.
Die zurzeit nicht besetzte 0,5 VZK-Stelle im
Bürgerbüro wird mit dem Stellenplan 2018 abgebaut.
Erläuterungen und Begründungen:
Der Rat der Stadt Hilden hat in seiner Sitzung vom 21.09.2016 (SV-Nr.:
WP 14-20 SV 10/032/1) dem Vorschlag der Verwaltung auf Durchführung einer
testweisen Veränderung der Öffnungszeiten für ein Jahr zugestimmt. Die
Verwaltung wurde außerdem beauftragt, nach Ablauf der Probephase die
Erfahrungen mit den geänderten Öffnungszeiten auszuwerten und die Entwicklung
der Besucherzahlen an Samstagen bzw. die Verlagerung der Besucherzahlen auf
andere Wochentage statistisch zu erfassen.
Die Verwaltung hat die Besucherzahlen für den Zeitraum 01.10.2016 bis
16.09.2017 erfasst und ausgewertet. Der Zeitraum von einem Jahr wurde nur deshalb
um zwei Wochen unterschritten, da a) das Ergebnis ausreichend gesichert ist und
b) die Verwaltung den Rat der Stadt Hilden zeitnah nach Abschluss der Testphase
hierüber informieren möchte.
1. Statistische
Ausgangslage
Mit Schreiben der Verwaltung vom 07.07.2016 als Anlage zur o.a.
Sitzungsvorlage wurde den Fraktionen im Rat der Stadt Hilden die statistische
Ausgangslage, ausgehend von den „alten“ Öffnungszeiten, somit jeden Samstag und
donnerstags bis 19.00 Uhr, mitgeteilt.
Grundlage hierfür war eine für den Zeitraum September bis Dezember 2015
durchgeführte Besucherzählung, die folgende Stunden-Durchschnittswerte ergab:
|
Zeit |
Montag |
Dienstag |
Mittwoch |
Donnerstag |
Freitag |
Samstag |
|
8-9 |
19 |
15 |
18 |
16 |
11 |
- |
|
9-10 |
24 |
16 |
14 |
10 |
14 |
19 |
|
10-11 |
28 |
33 |
16 |
19 |
25 |
20 |
|
11-12 |
22 |
26 |
27 |
25 |
19 |
24 |
|
12-13 |
- |
17 |
13 |
18 |
- |
- |
|
13-14 |
- |
15 |
15 |
13 |
- |
- |
|
14-15 |
- |
18 |
14 |
20 |
- |
- |
|
15-16 |
- |
17 |
10 |
26 |
- |
- |
|
16-17 |
- |
- |
- |
29 |
- |
- |
|
17-18 |
- |
- |
- |
20 |
- |
- |
|
18-19 |
- |
- |
- |
6 |
- |
- |
|
Ø-Summe |
93 |
157 |
127 |
202 |
69 |
63 |
Hinweis: Die jeweils zwei besucherstärksten Stunden je Tag
sind fett/kursiv
hinterlegt.
2. Das Ergebnis der
Erfassung vom 01.10.2016 bis zum 16.09.2017
2.1 Besucherzahl gesamt und nach Öffnungstagen
Die Gesamt-Besucherzahl betrug für den Erfassungszeitraum: 40.720 Besucher
Diese nur auf den ersten Blick überraschend hohe Zahl ist zu erläutern:
- erfasst
wurden alle physisch anwesenden Besucher mit „Anliegen“,
- nicht
erfasst wurden schriftliche oder telefonische Anliegen,
- die Dienstleistungen des Bürgerbüros
umfassen nicht nur die Wohnsitzanmeldungen und
-ummeldungen sowie Ausweis- und
Passangelegenheiten,
- sondern auch weitere
Dienstleistungsangebote, wie u.a.
- Meldebescheinigungen
- Melderegisterauskünfte
- Bewohner- und Gewerbeparkausweise
- Führungszeugnisse
- Namensänderungen
- Einbürgerungsverfahren (mit steigender
Tendenz)
- Fischereischeine
- Fundsachen
- Fahrradboxen
- Führerscheinangelegenheiten für den Kreis
Mettmann
- Barkasse für andere Dienststellen im Haus
(u.a. Verwarnungsgelder im ruh. Verkehr)
Die erfassten Werte sind repräsentativ und
nicht durch außergewöhnliche Ereignisse, wie z.B. eine geänderte Rechtslage im
Ausweis- und Passrecht, nach oben verfälscht worden. Die Besucherzahl von 40.720
verteilt sich wie folgt auf die Monate:
10/2016 3.772 11/2016 2.981 12/2016 2.873
01/2017 3.379 02/2017 2.926 03/2017 3.385
04/2017 4.326 05/2017 3.170 06/2017 3.793
07/2017 4.419 08/2017 3.884 09/2017 1.812
(½ Monat)
Die fünf besucherstärksten Monate Oktober
2016, April, Juni, Juli und August 2017 sind dabei auch im direkten
Zusammenhang mit den Schulferien (Oktoberferien, Osterferien, Sommerferien) zu
sehen, da a) im Vorfeld der jeweiligen Schulferien Ausweisdokumente regelmäßig
zu aktualisieren sind und b) Eltern schulpflichtiger Kinder während eines Teils
der jeweiligen Schulferien selbst Urlaub haben und diesen auch für
Behördengänge nutzen.
Die Besucherzahl von 40.720 verteilt sich wie
folgt auf die Öffnungstage und –zeiten:
|
Zeit |
Montag |
Dienstag |
Mittwoch |
Donnerstag |
Freitag |
Samstag |
|
8-9 |
874 |
979 |
826 |
791 |
764 |
-- |
|
9-10 |
1128 |
1094 |
968 |
915 |
853 |
847 |
|
10-11 |
1402 |
1489 |
1175 |
1212 |
1149 |
865 |
|
11-12 |
1583 |
1411 |
1127 |
1237 |
1351 |
940 |
|
12-13 |
-- |
1079 |
877 |
975 |
-- |
-- |
|
13-14 |
-- |
998 |
759 |
898 |
-- |
-- |
|
14-15 |
-- |
1144 |
797 |
1164 |
-- |
-- |
|
15-16 |
-- |
1204 |
831 |
1456 |
-- |
-- |
|
16-17 |
-- |
-- |
-- |
1844 |
-- |
-- |
|
17-18 |
-- |
-- |
-- |
1714 |
-- |
-- |
|
Summe |
4987 |
9398 |
7360 |
12206 |
4117 |
2652 |
Hinweis: Die jeweils zwei besucherstärksten Stunden je Tag
sind fett/kursiv
hinterlegt.
2.2 Vergleich der Tagesdurchschnittswerte
aktuelle und vorherige Erfassung
Nachfolgend werden die
Tagesdurchschnittswerte je Besucherstunde, die sich nach der aktuellen
Erfassung ergeben haben, den Werten nach Ziffer 1 (vorherige Erfassung)
gegenübergestellt. Hierdurch wird die Entwicklung/Verlagerung, die sich durch
die veränderten Öffnungszeiten ergeben hat, erkennbar. Die „Alt-Werte“ sind
dabei als Klammerwerte und kursiv angegeben.
|
Zeit |
Montag |
Dienstag |
Mittwoch |
Donnerstag |
Freitag |
Samstag |
|
8-9 |
20
(19) |
20
(15) |
16
(18) |
17
(16) |
16
(11) |
-- |
|
9-10 |
25
(24) |
22
(16) |
19
(14) |
19
(10) |
18
(14) |
31
(19) |
|
10-11 |
32
(28) |
31
(33) |
23
(16) |
25
(19) |
24
(25) |
32
(20) |
|
11-12 |
36
(22) |
29
(26) |
23
(27) |
26
(25) |
28
(19) |
35
(24) |
|
12-13 |
-- |
22
(17) |
18
(13) |
20
(18) |
-- |
-- |
|
13-14 |
-- |
20
(15) |
15
(15) |
19
(13) |
-- |
-- |
|
14-15 |
-- |
23
(18) |
16
(14) |
24
(20) |
-- |
-- |
|
15-16 |
-- |
25
(17) |
17
(10) |
30
(26) |
-- |
-- |
|
16-17 |
-- |
-- |
-- |
38
(29) |
-- |
-- |
|
17-18 |
-- |
-- |
-- |
36
(20) |
-- |
-- |
|
18-19 |
-- |
-- |
-- |
--
(6) |
-- |
-- |
|
Ø-Summe |
113
(93) |
192
(157) |
147
(127) |
254
(202) |
86
(69) |
98 (63) |
|
+
in % |
+
22% |
+
22% |
+
16% |
+
26% |
+
24% |
+
56% (!) |
Hinweis: Abweichungen von mindestens +/- 5 Besucher
je Stunde sind kursiv/schwarz markiert
2.3 Bewertung der Probephase
2.3.1 Die
Umstellungsphase im Oktober 2016 verlief weitestgehend unproblematisch und beschwerdefrei.
Auf die geänderten Öffnungszeiten wurde mittels Printmedien, über die
städtische Homepage und durch Aushänge in allen Zugangsbereichen des Rathauses
umfänglich informiert. Die Kundinnen und Kunden haben sich sehr rasch auf die
geänderten Öffnungszeiten eingestellt.
Natürlich durfte keine 100%ige
Kundenzufriedenheit erwartet werden. Es gibt immer Stimmen, die sich dem Grunde
nach noch weitergehende Öffnungszeiten wünschen, aber das Gros der Kundschaft
hat sich offenbar mit den geänderten Öffnungszeiten arrangiert.
2.3.2 Es
war zu erwarten, dass insbesondere durch die Reduzierung der
Dienstleistungs-Samstage eine spürbare Verlagerung auf andere Öffnungstage
eintreten würde. Dies ist auch als Ergebnis der einjährigen Besuchererfassung
festzustellen:
Von Montag bis Freitag sind die
Besucherzahlen von + 16% bis + 26% angestiegen. Insbesondere der Montag
und der Freitag weisen durch die Verlagerung eine spürbar bessere
Auslastung auf.
Der Dienstag ist insbesondere
nachmittags in der Zeit von 12.00 Uhr bis 16.00 Uhr gut besucht, hat aber auch
in der Zeit von 08.00 Uhr bis 10.00 Uhr einen Anstieg zu verzeichnen.
Der Mittwoch weist mit einer
Steigerung von 16% die geringste Steigerungsquote auf, wird aber mit immer noch
durchschnittlich 147 Besuchern am Tag gut frequentiert
Der Donnerstag ist und bleibt mit
großem Abstand der besucherstärkste Tag der Woche, was natürlich auch
der längeren Öffnungszeit bis 18.00 Uhr geschuldet ist. Dies wurde auch durch
die Besucher umfänglich genutzt und führte insgesamt zu einer deutlichen
Steigerung von + 26% gegenüber der Vorerfassung. Besuchten in der Zeit von
September bis Dezember 2015 durchschnittlich 55 Personen zwischen 16.00 Uhr bis
19.00 Uhr das Bürgerbüro, waren es während der beinahe einjährigen Probephase
und dies auch nur zwischen 16.00 Uhr bis 18.00 Uhr 74 Besucher. Dies macht
alleine für sich betrachtet schon eine Steigerung von + 35% aus.
Im Übrigen, die fünf besucherstärksten Tage
fielen allesamt auf einen Donnerstag:
535
Besucher am 20.04.2017 (Osterferien)/509 Besucher am 17.11.2016
426
Besucher am 27.04.2017 (Osterferien)/363 Besucher am 27.07.2017 (Sommerferien)
362
Besucher am 06.10.2016
Der Samstag hat nach absoluten Zahlen
auf den Monat gerechnet weniger Besucher zu verzeichnen, als vor der
Reduzierung. Die durchschnittliche Besucheranzahl je Samstag hat jedoch wie erwartet
zugelegt:
Vor Reduzierung der Öffnungszeiten:
63 Besucher/Tag (ø) x 4 Samstage = 252 Besucher im Monat
Nach Reduzierung der Öffnungszeiten:
98 Besucher/Tag (ø) x 2 Samstage = 196 Besucher im Monat
Differenz = ./. 56 Besucher im Monat
= ./. 23%
Tatsächlich stellt der Samstag mit seinen nur drei Öffnungsstunden aufgrund des tatsächlichen Besucheranstiegs je Samstag eine Herausforderung für das Team Bürgerbüro dar, lässt sich aber mit drei eingesetzten Mitarbeitern letztlich gut bewältigen. Es gab natürlich unterschiedliche Besucherfrequenzen. Beschwerden über längere Wartezeiten an diesen Tagen hat es jedoch nicht gegeben.
2.3.3 Das
Bürgerbüro verfügt aktuell über sechs besetzte Vollzeitstellen, die seit dem
01.10.2017 mit fünf Vollzeit- und zwei Teilzeitbeschäftigten besetzt sind. Es
ist Ziel der Verwaltung, die Anzahl der teilzeitbeschäftigten Teammitglieder im
Bürgerbüro bei freiwerdenden Stellen zu erhöhen. Es ist nicht nur in Hilden so,
dass die personelle Fluktuation im Bürgerbüro recht hoch ist, was sicherlich
auch den Samstagsdiensten geschuldet ist. Je mehr Personen in Teilzeit
beschäftigt sind, desto flexibler kann der Personaleinsatz erfolgen.
Insbesondere krankheits- und urlaubsbedingte Ausfallzeiten ließen sich so
besser auffangen.
2.3.4 Die
Verwaltung wird auch prüfen, ob der Bürgerservice durch die Möglichkeit der Online-Terminvergabe
weiter gesteigert werden kann. Insbesondere berufstätige Personen würden hiervon
profitieren. Weitere Informationen hierzu werden eingeholt und ausgewertet
werden.
3. Empfehlung der Verwaltung
Die einjährige Erprobungsphase hat aus Sicht
der Verwaltung ergeben, dass eine dauerhafte Beibehaltung der reduzierten
Öffnungszeiten empfehlenswert ist. Die Bürgerinnen und Bürger unserer Stadt
haben diese Veränderung angenommen und auch akzeptiert. Für das Bürgerbüro
selbst hat diese Umstellung letztlich zu einer ausgewogeneren Auslastung der
einzelnen Öffnungstage geführt.
Auch für die Verwaltung war die
Gesamtbesucherzahl von etwas über 40.000 Besuchern über einem Zeitraum von
knapp einem Jahr zunächst überraschend hoch. Vor dem Hintergrund der unter
Ziffer 2.1 aufgeführten und breit aufgestellten Dienstleistungen des
Bürgerbüros überrascht dieser Wert dann allerdings nicht mehr.
gez. Birgit Alkenings
Bürgermeisterin
Finanzielle Auswirkungen
|
Produktnummer
/ -bezeichnung |
|
|
||||
|
Investitions-Nr./
-bezeichnung: |
|
|
||||
|
Pflichtaufgabe
oder freiwillige
Leistung/Maßnahme |
Pflicht- aufgabe |
(hier ankreuzen) |
freiwillige Leistung |
(hier ankreuzen) |
||
|
|
||||||
|
Folgende Mittel sind im Ergebnis- /
Finanzplan veranschlagt: (Ertrag und Aufwand im
Ergebnishaushalt / Einzahlungen und Auszahlungen bei Investitionen) |
||||||
|
Haushaltsjahr |
Kostenträger/
Investitions-Nr. |
Konto |
Bezeichnung |
Betrag € |
||
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
||
|
Aus der Sitzungsvorlage ergeben sich
folgende neue Ansätze: (Ertrag und Aufwand im
Ergebnishaushalt / Einzahlungen und Auszahlungen bei Investitionen) |
||||||
|
Haushaltsjahr |
Kostenträger/
Investitions-Nr. |
Konto |
Bezeichnung |
Betrag € |
||
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
||
|
Bei über-/außerplanmäßigem
Aufwand oder investiver Auszahlung ist die Deckung gewährleistet durch: |
||||||
|
Haushaltsjahr |
Kostenträger/
Investitions-Nr. |
Konto |
Bezeichnung |
Betrag € |
||
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
||
|
Stehen
Mittel aus entsprechenden Programmen des Landes, Bundes oder der EU zur
Verfügung? (ja/nein) |
ja (hier ankreuzen) |
nein (hier ankreuzen) |
||||
|
Freiwillige
wiederkehrende Maßnahmen sind auf drei Jahre befristet. Die
Befristung endet am: (Monat/Jahr) |
|
|||||
|
Wurde die Zuschussgewährung Dritter
durch den Antragsteller geprüft – siehe SV? |
ja (hier ankreuzen) |
nein (hier ankreuzen) |
||||
|
Finanzierung/Vermerk
Kämmerer Gesehen
Klausgrete |
||||||
Personelle Auswirkungen
|
Im Stellenplan enthalten: |
|
|
|
|
Planstelle(n): Abbau einer 0,5 VZK Stelle im
Stellenplan 2018 |
|||
|
Vermerk Personaldezernent Gesehen Danscheidt |
|||