Beschlussvorschlag:

„Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt den Sachstandsbericht über die Tätigkeiten der

Zentralen Vergabestelle zur Kenntnis.“

Erläuterungen und Begründungen:

 

1.         Historie und Aufgabenfelder der Zentralen Vergabestelle

 

Seit dem 01.10.1999 wickelt die Zentrale Vergabestelle alle öffentlichen (Wertgrenze VOL und VOB ab 20.000 Euro ohne MwSt.) und beschränkten (Wertgrenze VOB ab 10.000 Euro ohne MwSt.) Ausschreibungen der Stadtverwaltung Hilden ab. Hierüber wurde im jährlichen Rhythmus per Mitteilungsvorlage berichtet.

 

Die Hauptaufgabenfelder der Zentralen Vergabestelle sind:

 

-     Die ordentliche und rechtmäßige Durchführung von öffentlichen und beschränkten Vergaben

-     Die Pflege und Nachbearbeitung aller zentral erfassten, freihändigen Vergaben inkl. Berichtswesen

-     Die Pflege und Fortschreibung der Dienstanweisung für das Vergabewesen mit den dazugehörigen Vergabevermerken

-     Die Pflege und Fortschreibung der Vergabevermerke für öffentliche, beschränkte und freihändigen Vergaben in den Bereichen VOL, VOB und VOF

-     Die Pflege und Aktualisierung des Vergabehandbuches

-     Die Information und Beratung der Fachämter zu allen vergaberechtlichen Themen

-     Berichtswesen im Bereich der öffentlichen, beschränkten und freihändigen Vergaben nach VOL, VOB und VOF

-     Abfragen und Meldungen nach Korruptionsbekämpfungsgesetz NRW im Rahmen der Korruptionsprävention innerhalb des Vergabeverfahren

-     Elektronische Archivierung aller durchgeführten Vergaben

-     Hilfestellung bei der Vorbereitung von Vergabeunterlagen jeglicher Art

 

 

2.         Neuerungen im Vergaberecht / eVergabe

 

2.1 Verfahren bis zum 02.Mai 2016

 

Bis zum 02.Mai 2016 wurden die Veröffentlichungen von nationalen Vergabeverfahren über eine Bekanntmachung im Amtsblatt, einen Vergabenewsletter und auf der Homepage der Stadt Hilden veröffentlicht. Weiterhin wurde an verschiedene Veröffentlichungsorgane die Bekanntmachung als Word- und pdf-Dokument mit der Bitte um Veröffentlichung versandt. Auch der Veröffentlichungsclient des Landes NRW wurde genutzt, um die Bekanntmachung auf vergabe.nrw zu veröffentlichen.

 

Zusätzlich wurde bei offenen Verfahren (sog. EU-Verfahren) auch über die Schnittstelle TED (tenders electronic daily) in Verbindung mit eNotices, dem online Tool zur Erstellung von Bekanntmachungen für das öffentliche Auftragswesen und deren Veröffentlichung im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union, die Veröffentlichung durchgeführt.

 

Nach der Veröffentlichung wurde dann durch die an den Vergabeunterlangen interessierten Firmen eine Mail an vergabestelle@hilden.de mit der Bitte um Übersendung der Unterlagen versandt. Händisch wurde dann dokumentiert welche Firmen Unterlagen abgefragt haben und es wurden die Unterlagen per Mail an die Firmen versandt.

 

Bei Bieterfragen zum Vergabeverfahren wurde allen Firmen, die Unterlagen abgefragt hatten, die entsprechende Antwort des Fachamtes gleichfalls über die Zentrale Vergabestelle per Mail übersandt.

 

 

 

 

2.2  Neue gesetzliche Vorgaben durch die Richtlinie 2014/24/EU des europäischen Parlaments und des Rates vom 26.Februar 2014 über die öffentliche Auftragsvergabe und zur Aufhebung der Richtlinie 2004/18/EG

 

In der Richtlinie 2014/24/EU findet sich die Grundlage zur Umsetzungsverpflichtung der e-Vergabe. Die e-Vergabe hat das Ziel, eine erhebliche Vereinfachung der Vergabe unter gleichzeitiger Steigerung von Effizienz und Transparenz zu gewährleisten (vgl. Erwägungsgrund 52 der RL 2014/24/EU). Hierzu bedarf es technischer Unterstützung.

 

Zum 18. April 2016 wurde verpflichtend gesetzlich geregelt, dass sowohl die Übermittlung der Bekanntmachung bei offenen Verfahren elektronisch an das Amtsblatt der EU zu erfolgen hat als auch die Bereitstellung der Auftragsunterlagen.

 

 

2.3 Verfahren ab dem 02.Mai 2016

 

Die Zentrale Vergabestelle ist seit dem 18. April 2016 aktiver Nutzer des Vergabemarktplatzes Rheinland.

 

Um eine Einheitlichkeit bei öffentlichen Ausschreibungen herzustellen, werden sowohl europaweite als auch nationale Ausschreibungen der Stadt Hilden, die ab dem 02. Mai 2016 veröffentlicht wurden, auf dem Vergabemarktplatz eingestellt.

 

Nunmehr werden die Veröffentlichung einschließlich der Vergabeunterlagen kostenlos auf dem Vergabemarktplatz Rheinland bereitgestellt: 

 

http://evergabe.nrw.de/VMPCenter/company/welcome.do

 

und

 

http://www.vmp-rheinland.de/VMPSatellite/company/welcome.do

 

Als registriertes Unternehmen auf dem Vergabemarktplatz Rheinland ist es möglich, Suchprofile anzulegen.

 

Über die Suchfunktion im Bereich der Bekanntmachungen gibt man in das Feld „Suchbegriff“ Hilden ein und klickt dann auf Suche. Es werden nun alle aktuellen Veröffentlichungen zu Ausschreibungen angezeigt, in denen der Suchbegriff Hilden textlich enthalten ist.

 

Jedes registrierte Unternehmen kann für sich so viele Suchprofile im automatischen Benachrichtigungsdienst aktivieren wie es möchte.

 

Der automatische Benachrichtigungsdienst prüft einmal täglich, ob auf dem Vergabemarktplatz neue Bekanntmachungen veröffentlicht wurden, die zu den Suchprofileinstellungen des Benutzers passen. Der Benutzer erhält daraufhin einmal am Tag eine Übersicht der relevanten Bekanntmachungen, die er auf dem Vergabemarktplatz abrufen kann.

Durch die Nutzung des Vergabemarktplatz Rheinland erfüllt die Stadt Hilden, die seit dem 18.04.2016 geltende Verpflichtung sowohl die Übermittlung der Bekanntmachung elektronisch an das Amtsblatt der EU durchzuführen als auch die unentgeltliche, uneingeschränkte, vollständige und direkte Bereitstellung der Auftragsunterlagen.

Somit ist auch das smarte Ziel „Umsetzung der Prozess-Schritte 1.1 Elektronische Übermittlung der Bekanntmachung an das Amtsblatt der EU und 1.2 Bereitstellung elektronischer Auftragsunterlagen bis zum vorgeschriebenen Zeitpunkt = 18. April 2016“ gleichfalls erfüllt.

Sowohl im Amtsblatt der Stadt Hilden als auch auf der Homepage der Stadt Hilden wird nur noch der Link zur Ausschreibung auf dem Vergabemarktplatz Rheinland angegeben.

 

Bedingt durch die hohe Bieterakzeptanz (über 60.000 aktive Unternehmen lt. Finanzministerium NRW auf vergabe.nrw) geht die Zentrale Vergabestelle davon aus, dass durch die geringfügige Umstellung des Verfahrens der Bekanntmachung im Amtsblatt keine geringere Zahl an Unternehmen die Vergabeunterlagen abfragen wird, es wird tendenziell eher eine größere Zahl an Unternehmen sich dadurch für die Ausschreibungen der Stadt Hilden interessieren.

 

Dies ist nicht zuletzt auch im Rahmen eines erfolgreichen Wettbewerbes und der Erlangung eines wirtschaftlichen Angebots von besonderer Bedeutung.

 

 

4.         Freihändige Vergaben

 

Freihändige Vergaben mit einem geschätzten Auftragswert von mehr als 5.000,- € (ohne MwSt.) werden im Rechnungsprüfungsausschuss bekannt gegeben.

 

 

5.         Statistische Angaben

 

Die in der Anlage beigefügten Statistiken geben einen Überblick über die Vergaben seit der Einführung der Zentralen Vergabestelle.

 

 

 

Birgit Alkenings

Bürgermeisterin