für den Rechnungsprüfungsausschuss:
„Der Rechnungsprüfungsausschuss
nimmt den Bericht über die Prüfung des Geschäftsprozesses "Zahlstelle
Sofortkonto" des Sozialamtes vom 02.03.2016“ zur Kenntnis und macht ihn sich
zu Eigen.“
Beschlussvorschlag für den Rat:
„Der
Rat der Stadt Hilden nimmt nach Vorberatung und Beschluss im Rechnungsprüfungsausschuss
Kenntnis Bericht über die Prüfung des Geschäftsprozesses "Zahlstelle Sofortkonto" des Sozialamtes
vom 02.03.2016“."
Erläuterungen und Begründungen:
Am 17. Februar
2016 hatte sich das Fachamt mit der Bitte um Prüfung des Geschäftsprozesses an
das BPA gewandt. Die bisher bei der Stadt Hilden nur für Einnahmen eingesetzte
Software „Barkassen“ war um einen Funktionsteil für die Ausgabe von Barschecks
erweitert worden.
Da das Fachamt die
erweiterte Barkassensoftware bereits am 25.02.2016 erstmals einsetzen wollte,
wurden die Prozessaufnahme und -prüfung sehr zeitnah durchgeführt und es wurde
auf die Fertigung eines umfangreichen Prüfberichts verzichtet. Stattdessen
wurden dem Fachamt mit Schreiben vom 02.03.2016 der visualisierte Geschäftsprozess
und das Ergebnis der Prozessprüfung mitgeteilt:
Die Zahlstelle
stellt für Empfänger von Sozialleistungen Barschecks zur Einlösung bei der Sparkasse
HRV aus. Näheres hierzu ist in der Dienstanweisung für die Zahlstelle beim Amt
für Soziales und Integration für die Abwicklung von Sofortzahlungen über das
Sonderkonto geregelt.
Wegen der stark
zugenommenen Anzahl an Barschecks konnte zur Arbeitserleichterung das bisher
bestehende elektronische Barkassenverfahren durch Herrn Förster von der
IT-Abteilung geändert werden, so dass die Barschecks hierüber erfasst und
aufgelistet werden. Es werden sich dadurch geringfügige Änderungen im Arbeitsablauf
ergeben.
Die gesamten neuen
Arbeitsabläufe, die für die Ausgabe der Barschecks an die Leistungsempfänger
erforderlich sind, hat das Beratungs- und Prüfungsamt in Zusammenarbeit mit der
Sachbearbeiterin Frau Rekindt erfasst und durch einen Geschäftsablaufprozess
grafisch dargestellt.
Das Fachamt wurde
gebeten, etwaige Änderungen des beigefügten Prozessablaufs an das BPA zu
melden.
Das Schreiben an
das Fachamt schloss mit folgender Empfehlung:
Der Kontoauszug
der Sparkasse trifft in der Regel meist erst ein Tag nach der Scheckausgabe in
der Zahlstelle ein, so dass auch erst dann mögliche fehlerhafte Buchungen
festgestellt werden können. Das Beratungs- und Prüfungsamt empfiehlt, die
Korrektheit der Barzahlungen über einen direkten Online-Lese-Zugriff auf das
Girokonto möglichst zeitnah zu überprüfen.
Gez:
Birgit Alkenings
Bürgermeisterin