Beschlussvorschlag:

Der Jugendhilfeausschuss nimmt den Bericht zum Sachstand Controlling und Steuerungsunterstützung in den Sozialen Diensten zur Kenntnis.

Erläuterungen und Begründungen:

Im Jahr 2012 wurde im Amt für Jugend, Schule und Sport in der Abteilung Soziale Dienste eine Stelle (0,75 VzK) für den Bereich Controlling und Steuerungsunterstützung installiert.

Im Rahmen der Organisationsuntersuchung durch das Institut für Sozialplanung und Organisationsentwicklung IN/S/O wurden im Zeitraum 2013-2014 in Zusammenarbeit mit den Führungskräften und der Controllerin Stärken und Schwächen des Controlling analysiert und einzelne Arbeitsschritte und Zuständigkeiten definiert. Bereits existente Maßnahmen wurden überprüft und gegebenenfalls angepasst.

Nachfolgende Auflistung gibt einen Überblick über begonnene und noch im Prozess befindliche Maßnahmen.

Optimierung des Fach- und Finanzcontrolling

Resultat des Optimierungsprozesses ist u.a. ein umfangreiches Berichtswesen.

Basis der Berichte ist eine genaue Kenntnis der aktuellen Fallzahlen sowie der bekannten Planungsfälle. Eine monatliche Auswertung der Fallzahlen liefert die Voraussetzung einer genauen Kalkulation der Aufwendungen und Erträge und ermöglicht eine Prognose für die weitere Entwicklung der Finanzlage.

Auf Grundlage der Berichte (1-3) werden innerhalb der jeweiligen Gremien Optimierungs- und Steuerungsmöglichkeiten erarbeitet. Arbeits- und Prüfaufträge sowie die Entwicklung von Konzepten und Steuerungsmaßnahmen werden anhand konkreter Zielvereinbarungen fixiert. Ideen zur Verbesserung von Ansätzen und Maßnahmen sowie zur Verbesserung der Steuerungsunterstützung werden in den Gesprächen thematisiert. Entwürfe und Vorschläge werden geprüft und von der Amtsleitung und dem Dezernenten entschieden.

In einem fortlaufenden Prozess wird die Wirkung der Maßnahmen kontrolliert und bei Bedarf angepasst.

Bereits installierte Maßnahmen werden weiter verfolgt und ausgebaut.

Optimierung der internen Prozessabläufe

Steuerungsmöglichkeiten ergeben sich durch die wöchentlich stattfindenden Ressourcenteams. Hier werden Fälle vorgestellt und gemeinsam beraten. In diesem Rahmen wird geprüft, ob und in welchem Umfang eine Hilfe notwendig ist und ob die gewählte Hilfeart eine Aussicht auf Erfolg bietet. Ergebnis des Ressourcenteams ist die Genehmigung für eine passgenaue Hilfe und den geeigneten Umfang an Fachleistungsstunden je Fall. Hierbei wird, unter Beachtung der jeweiligen Fallkonstellation, das wirtschaftlichste Angebot gewählt.

In diesem Rahmen wurden geplante Maßnahmen realisiert.

Optimierung der Zusammenarbeit / Schnittstelle mit den Trägern der ambulanten Jugendhilfe

Der Fokus liegt weiterhin auf einer ziel- und wirkungsorientierten Gestaltung der Hilfen. Für den Bereich der ambulanten Hilfen wurde ein neues Laufzeitenmodell erarbeitet und Stundenkontingente reduziert. Kontinuierlich findet eine Prüfung der erbrachten Leistungen und der damit verbundenen Zielsetzungen statt. Durch den Ausbau der Anbieterdatenbank soll auf weitere Anbieter und passgenauere Hilfen zugegriffen werden können.

Fazit

Durch das Institut für Sozialplanung und Organisationsentwicklung IN/S/O wurden gemeinsam mit der Führung und dem Controlling neue Handlungsschritte erarbeitet. Das umfangreiche Berichtswesen wurde realisiert und wird kontinuierlich ausgebaut und verbessert. In regelmäßig stattfindenden Gesprächen zwischen der Führung und dem Controlling werden Steuerungsmaßnahmen erarbeitet und verfolgt. Die Überprüfung von der Zielerreichung im Hinblick auf Qualität und Quantität wird zukünftig die Möglichkeit bieten, Hilfearten auf ihre Wirksamkeit hin zu prüfen und damit eine verbesserte Steuerung zu erreichen.

Nachdem im vergangenen Jahr der Bereich der ambulanten Hilfen im Fokus stand und sinkende Fallzahlen als positives Ergebnis festzuhalten sind, richtet sich der Blick für das kommende Jahr auf die Erarbeitung eines Konzeptes zur Rückführung, den Ausbau der Anbieterdatenbank sowie die Entwicklung von nachsorgeangeboten.

Der Fachausschuss wird über relevante Veränderungen informiert.

gez.

Birgit Alkenings

Finanzielle Auswirkungen