Beschlussvorschlag:

Die Beschlussfassung wird anheim gestellt.

Erläuterungen und Begründungen:

In der Sitzung des Stadtentwicklungsausschusses am 18.03.2009 beantragte Herr Spelter für die CDU-Fraktion, dass künftig alle Anlagen zu Sitzungsvorlagen, die Zeichnungen oder Karten enthalten, „maßstäblich“ sein müssen.

Zu diesem Themenfeld hat der Rat der Stadt Hilden in seiner Sitzung am 09.04.2003 unter anderem beschlossen, „allen Vorlagen, die planungs- und verkehrsrelevante Sachverhalte betreffen bzw. zu deren Erläuterung Planunterlagen in der Verwaltung vorliegen, die entsprechenden Unterlagen in aussagekräftiger und informativer Form (Verkleinerungen, Ausschnittsvergrößerungen, etc.) beizufügen“.

Damals wurde seitens der Mandatsträger moniert, dass „nach wie vor nur unzureichend informative Übersichtszeichnungen“ den Sitzungsvorlagen beigefügt würden. „Aussagekräftige Verkleinerungen oder auch Ausschnittsvergrößerungen der konkreten Planunterlagen (beispielsweise ein Bebauungsplanabschnitt, aus dem die textlichen Festsetzungen zum Maß der baulichen Nutzung auch anhand der Planzeichnung nachvollzogen werden können) fehlen.“ (aus dem Antrag der Fraktion Bürgeraktion vom 19.02.2003)

In der Folge des Ratsbeschlusses wurde bei den Anlagen zu den Sitzungsvorlagen daher der Maßstäblichkeit der beigefügten Zeichnung gegenüber ihrer Lesbarkeit/Aussagekraft weniger Gewicht eingeräumt. Dies begründet sich auch darin, dass in den Bebauungsplänen, Straßenplanungen und sonstigen konkreten technischen Zeichnungen – jedoch weniger bei städtebaulichen Entwürfen oder anderen Vorentwürfen – in der Regel Maßangaben enthalten sind.
[Seit 2007 können in der städtischen Druckerei auch farbige Druckerzeugnisse für Sitzungsvorlagen erstellt werden. Seit dieser Zeit werden ausgewählte Anlagen auch farbig gedruckt, um die Lesbarkeit der Anlage für die Mandatsträger weiter zu verbessern.]

Die maximale Papiergröße für die Anlagen der Sitzungsvorlagen stellt aus technischen Gründen das Format DIN A3 dar, da die Druckerei des Ratshauses keine größeren Papierformate bedrucken kann. Bei einer Auflagenhöhe von 99 Sitzungsvorlagen-Sätze für eine Ratssitzung, 93 für die Sitzung des Stadtentwicklungsausschusses und 70 für die Sitzung des Wirtschafts- und Wohnungsbauförderungsausschusses ist es auch nicht angebracht, Anlagen im größeren Format auf einem Spezialplotter zu drucken und anschließend mit der Hand auf das Zustellformat DIN A4 zu falten.

Auf Grund des maximalen Papierformats DIN A3 werden den Sitzungsvorlagen bei technischen Zeichnungen in der Regel Verkleinerungen der Originalplanunterlagen beigelegt, die der Druckerei im Format PDF zur Verfügung gestellt werden. Nicht lesbare Teile – wie z.B. bei Bebauungsplanentwürfen: Textliche Festsetzungen oder Legenden – werden den Sitzungsvorlagen als weitere Ausschnittvergrößerungen beigefügt. Da die Papierformate der PDF-Dateien regelmäßig nicht im DIN A3-Format vorliegen, werden in der Druckerei des Rathauses die Dateien mit der Funktion „In den Druckbereich einpassen“ gedruckt. Bereits dadurch ist eine vorhandene Maßstäblichkeit der Originaldatei nicht mehr vorhanden.
[Auf Grund der Masse der zu druckenden Sitzungsvorlagen und der dadurch bedingten Arbeitsabläufe ist eine Prüfung des Einzelfalls, ob eine Anlage mit einer anderen Einstellung gedruckt werden kann, um die Maßstäblichkeit zu erhalten, - insbesondere seit Einführung des Ratsinformationssystems ´session´ – nicht möglich.]

In der Sitzung der Fachausschüsse (Stadtentwicklungsausschuss oder Wirtschafts- und Wohnungsbauförderungsausschuss) hängen im weiteren die Zeichnungen im Originalmaßstab auch an der Wand und werden regelmäßig über Beamer an die Wand projiziert – auf Wunsch auch ausschnittsweise. Nachfragen der Ausschussmitglieder werden an Hand der Darstellungen erläutert. Bei Sitzungsvorlagen gemäß § 14 GemHVO für den Bau von Straßen, etc. werden zusätzlich zu den verkleinerten Anlagen der Sitzungsvorlage jeweils eine Ausfertigung der zugehörigen Planungsunterlagen im Originalmaßstab den Fraktionen zur Sitzungsvorbereitung vorab zur Verfügung gestellt.

Falls trotzdem Probleme bei der Lesbarkeit und Interpretation der Unterlagen auftreten sollten, können die Mitglieder der Verwaltung eventuelle Nachfragen – gerne auch im Rahmen der Vorbereitung auf eine Sitzung gestellt – beantworten und Verständnisschwierigkeiten aufklären.


Außerdem hatte die Stadtverwaltung auf Grund des oben erwähnten Ratsbeschlusses vom 09.04.2003 „zu prüfen, ob die Planunterlagen zu Verwaltungsvorlagen, die sich im Geschäftsgang befinden, den Ratsfraktionen über einen limitierten Zugang im städtischen Internet zur Verfügung gestellt werden können“.

Seit Anfang dieses Jahres werden die Verfahren zur Erstellung der Sitzungsvorlagen und die Dokumentation der Beratungsergebnisse durch das Ratsinformationsinformationssystem ´session´ „unterstützt“. Alle Sitzungsvorlagen (inkl. ihrer Anlagen), etc. sind seit diesem Zeitpunkt im Internet einsehbar und in ihren Ausgangsgrößen herunterzuladen.

Im weiteren stehen die Planunterlagen für die Aufstellung, Änderung und Aufhebung von Bebauungsplänen und Flächennutzungsplanänderungen im Internet für alle Bürgerinnen und Bürger – somit auch für die Mandatsträger – unter www.hilden.de und www.stadtplanung-hilden.de in ihren Ausgangsgrößen zur Verfügung. Die Unterlagen werden im Lauf des jeweiligen Aufstellungsverfahrens zeitnah aktualisiert.
[Wie in der Sitzungsvorlage Nr. 61/242 erläutert und nachgewiesen, wird von dieser Möglichkeit zur Einsicht rege Gebrauch gemacht.]
Mit diesem Service – das im übrigen in Kürze durch das GeoPortal der Stadt Hilden in seiner Aussagekraft ergänzt wird – kam die Stadtveraltung dem Wunsch der Mandatsträger (z.B. Herr Wingartz in der Sitzung des Stadtentwicklungsausschusses am 04.02.2004 ) sehr frühzeitig nach.

Zum Schluss bleibt noch festzuhalten, dass außer dem Antrag des Herrn Spelter seit dem Beschluss des Rates am 09.04.2003 gegenüber der Verwaltung keine grundsätzlichen Beschwerden über die Aussagekraft und Qualität der Anlagen vorgetragen wurde.

Um nicht unnötig noch mehr Ressourcen zur Qualitätsverbesserung der Anlagen der Sitzungsvorlagen einzusetzen, empfiehlt daher die Verwaltung die grundsätzliche Festlegung, die mit dem Antrag verbunden ist, abzulehnen.
Die Stadtverwaltung wird sich aber auch künftig bemühen, die Anlagen zu Sitzungsvorlagen, die technische Zeichnungen beinhalten, in einem ungefähren Maßstab zur Verfügung zu stellen, diesen anzugeben und hierzu auch die beauftragten Planungsbüros anzuhalten.

Sollte dennoch dem Antrag gefolgt werden, ist in weiteren Untersuchungsschritten zu klären, wie im Produktionsablauf dem Wunsch gefolgt werden kann und welche Kosten – auch in Form von Personalaufwand – hierdurch entstehen.


Günter Scheib