Beschlussvorschlag

für den Rechnungsprüfungsausschuss:

„Der Rechnungsprüfungsausschuss macht sich den 2. Bericht des Rechnungsprüfungsamtes über Einzelprüfungsergebnisse des Jahres 2013 vom 24.10.2013 durch Beschluss zu Eigen.“

Beschlussvorschlag für den Rat:

„Der Rat der Stadt Hilden nimmt nach Vorberatung und Beschluss im Rechnungsprüfungsaus­schuss Kenntnis vom 2. Bericht über Einzelprüfungsergebnisse des Jahres 2013 vom 24.10.2013."

Erläuterungen und Begründungen:

Der Katalog der Aufgaben, die der örtlichen Rechnungsprüfung gemäß § 103 Abs. 1 und 2 GO NRW bzw. in der Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Hilden übertragen sind, umfasst auch die Prüfung der Verwaltung auf Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit (Effektivität und Effizienz) des Verwaltungshandelns.

Schon in den Erläuterungen zur WP 09-14 SV 14/027 - Laufende Tätigkeiten des Rechnungsprüfungsamtes seit dem 01.04.2011 -, ist die Notwendigkeit der Beurteilung der Risiken und der damit verbundenen Betrachtung der internen Kontrollsysteme dargestellt. Unter anderem heißt es dort:

„Tatsächlich ist es nun so, dass in der Verwaltung (in den Fachämtern) regelmäßig keine Beschreibungen der Prozesse existieren. Gleichzeitig ist anders als in der Privatwirtschaft die Zahl der Prozesse in der Verwaltung ungleich höher, genau wie auch die Zahl der Geschäftsfelder einer Stadtverwaltung ungleich größer ist als die Zahl der Geschäftsfelder eines mittelgroßen Betriebes mit z. B. einer vergleichbaren Anzahl an Mitarbeitern. Auch die Organisationsabteilung verfügt nicht über Prozessbeschreibungen. So ist insbesondere eine Identifikation möglicher Schwachstellen oder Probleme im Bereich der Organisationseinheiten übergreifenden Prozesse nur schwerlich oder überhaupt nicht möglich.

Es ergibt sich also die Notwendigkeit für die Rechnungsprüfung, vor den für die Risikobeurteilung erforderlichen Prozessanalysen die wichtigsten Prozesse erst einmal zu identifizieren, zu erfassen und zu beschreiben.

Die Prüfungstätigkeiten des Rechnungsprüfungsamtes werden bei der weiteren Umsetzung des risikoorientierten Prüfungsansatzes also dadurch gekennzeichnet sein, dass im Verlaufe mindestens der wesentlichen (System-)Prüfungen gleichzeitig die Kernprozesse aufgenommen und dokumentiert werden. Es ist zu erwarten, dass sich diese Prozessaufnahmen größtenteils bis hin zu Funktionsprüfungen der Bestandteile des internen Kontrollsystems erstrecken müssen, da diese Funktionskontrollen, auch wenn sie stattfinden oder stattgefunden haben, regelmäßig nicht dokumentiert und im Rahmen eines IKS-Berichtswesens berichtet wurden. Daher hat die Rechnungsprüfung die Verwaltung zunächst in 10 Geschäftsbereiche aufgeteilt, die Kernprozesse beinhalten.

Das Rechnungsprüfungsamt beabsichtigt, jeweils zu zwei Geschäftsbereichen je einen Kernprozess pro Jahr komplett aufzunehmen, zu beschreiben und zu analysieren. Das Ziel ist, innerhalb der kommenden fünf Jahre aus allen Geschäftsbereichen mindestens einen Kernprozess aufbereitet zu haben. Mit der Verwaltungsführung wurde vereinbart, bei diesen Tätigkeiten die Organisationsabteilung mit einzuschalten und zu informieren. Die abschließenden Prozessdarstellungen sollen der Verwaltung selbstverständlich zur Verfügung gestellt werden.“

Auch im Jahr 2013 wurden neben den Pflicht- und übertragenen Prüfungen wieder einige Prozesse aufgenommen, um die internen Kontrollsysteme im Rahmen des risikoorientierten Prüfungsansatzes beurteilen zu können. Die aus den Prozessaufnahmen und -analysen erstellten Ablaufdarstellungen enthalten gleichzeitig die Beurteilungs- bzw. Prüfungsergebnisse und wurden daher in diesen Bericht aufgenommen:

►        Aufnahme, Darstellung und Optimierung des Geschäftsprozesses „Sichere Kasse“

►        Aufnahme und -analyse des Prozesses „Erstgewährung von Hilfen an Flüchtlinge“

►        Aufnahme und -analyse des Prozesses „Durchführung von Kulturveranstaltungen“

►        Darüber hinaus wurden als Maßnahme zur Qualitätssicherung die RPA-internen Prozesse „Visaprüfung einer Ausgangsrechnung“ bzw. „Visaprüfung einer Eingangsrechnung“ aufgenommen, beschrieben und in Checklisten überführt. Auch diese Prozesse sind der Vollständigkeit halber in diesen Bericht aufgenommen.

Die Aufnahme des Prozesses „Personalbuchhaltung“, an dem sowohl die Stadt Hilden als auch die Stadt Monheim am Rhein beteiligt sind, kann zurzeit nicht abgeschlossen werden. Die Ergebnisse der in Monheim durch die KGSt im Frühjahr/Sommer 2013 erarbeiteten Prozessaufnahme werden im RPA Hilden in Kürze erwartet. Sobald dies der Fall ist, kann die Prozessbeschreibung um die Hildener Prozessanteile ergänzt werden und ist dann für einen der kommenden Einzelprüfungsberichte vorgesehen.

Die Aufnahme verschiedener Prozesse im Jugendamt - Allgemeiner Sozialer Dienst und Wirtschaftliche Jugendhilfe - durch einen externen Dienstleister wird intensiv durch das RPA begleitet. Auch diese Prozesse werden nach ihrer Erfassung vom RPA beurteilt und sind für einen der kommenden Einzelprüfungsberichte vorgesehen.

►        Neben den Prozessaufnahmen und -untersuchungen hat das RPA eine Untersuchung der Unterhaltungs- und sonstigen Serviceaufwendungen inkl. der internen und externen Kosten für Hausmeisterdienste und -nebenleistungen im Bereich des Rathauses und des Bürgerhauses auf Auffälligkeiten bzw. Effizienz und Effektivität durchgeführt.

Prozess- und Einzelprüfungen sollen wie bisher auch in Zukunft im Rahmen der kapazitiven Möglichkeiten durchgeführt werden. Der hier vorliegende Bericht fasst dem Rechnungsprüfungsausschuss und dem Rat im Jahresverlauf erarbeitete Prüfungsergebnisse zusammen und legt sie zur Beratung vor. Es wird zwar vom Rechnungsprüfungsamt eine Kenntnisnahme als Beschluss vorgeschlagen, der Rechnungsprüfungsausschuss und der Rat sind aber frei in ihrer Entscheidung, wenn sie anders lautende oder weiter gehende Beschlüsse fassen möchten.

gez. Horst Thiele

Bürgermeister