Beschlussvorschlag:
Der Jugendhilfeausschuss nimmt den Bericht zum Sachstand Controlling und
Steuerungsunterstützung in den Sozialen Diensten zur Kenntnis.
Erläuterungen und Begründungen:
Zum August 2012 wurde im Amt für Jugend, Schule und Sport in der
Abteilung Soziale Dienste- Bereich Hilfen zur Erziehung eine Stelle (0,75 VzK)
für den Bereich Control-ling/Steuerungsunterstützung implementiert. Dies war
das Ergebnis der vorausgehenden Untersuchungen durch die Gemeindeprüfungsanstalt
und der Organisationsuntersuchung durch die Firma BSL. Nachfolgend soll dem
Fachausschuss verdeutlich werden, welchen Aufgaben sich diese Stelle seit
Einrichtung widmet.
Effizienz, Effektivität, Wirtschaftlichkeit und Wirkungsorientierung sind
keine neuen Modewörter, die neuerdings Einzug in die Jugendhilfe gehalten
haben.
Wenn über Steuerung und Controlling Einfluss auf die Entwicklung der
Hilfen zur Erziehung genommen werden soll, erfordert dies die Analyse der
Prozess- und Hilfeverläufe, die frühzeitige Identifikation von Schwachstellen
und Risiken in Bezug auf die wirtschaftliche Entwicklung und die Entwicklung
von durchdachten und strategischen Maßnahmen.
Die Sozialen Dienste, im Besonderen der Allgemeine Soziale Dienst, ist
der umfassendste Basisdienst für soziale Leistungen auf kommunaler Ebene. Hier
werden in der Regel Leistungen nicht selbst gewährt, sondern vermittelt - unter
der Prämisse der Qualität, Effektivität und Effizienz. Er steht vor der
Herausforderung, gesellschaftliche Entwicklungsprozesse zu erkennen, um die
Leistungen entsprechend anzupassen und Angebote zu entwickeln, die diesen
Prozessen Rechnung tragen.
Controlling in diesem Kontext versteht sich als ein System der
Führungsunterstützung, das zielorientierte Planung koordiniert, zielbezogene
Daten bereitstellt, regelmäßig kontrolliert und differenzierte
Abweichungsanalysen vornimmt. Controlling gibt also Auskunft über den Grad der
Zielerreichung anhand vorher genau definierter Kriterien. Ziel eines
Controllingverfahrens ist also, dass notwendige Informationen über die
Umsetzung von Zielvorgaben und gegebenenfalls die Abweichung rechtzeitig den
verantwortlichen Akteuren bekannt sind, um eine notwendige Gegensteuerung
zeitnah beginnen zu können. Diese Zusammenfassung macht deutlich, dass neben
dem Finanzcontrolling in großem Maße auch Leistungs- und Qualitätsaspekte,
Wirksamkeitsüberlegungen zu den angebotenen Maßnahmen und inhaltlich-fachbezogene
Fragestellungen im sogenannten Fachcontrolling mit einbezogen werden.
In Hilden wird – analog dem internationalen Diskurs des evidenzbasierten
Wirkungswissens  - besonders den Punkten
‚Wirkungskontrolle‘, ‚Leistungsmessung‘ und ‚Treffgenauigkeit bei der
Zielvereinbarung‘ ein großes Gewicht beigemessen. Ein rein
betriebswirtschaftliches Steuern und Controlling - ohne fachliche
Interpretation der Kennzahlen und der pädagogischen Zusammenhänge - würde bei
den Hilfen zur Erziehung und der Eingliederungshilfe ihr Ziel verfehlen.
Eine ganze Reihe von Maßnahmen wurde bereits seit der Besetzung der
Stelle entwickelt und angestoßen bzw. bereits ins laufende Geschäft
implementiert. Zielsetzung ist dabei stets die Qualität des Komplexes Hilfen
zur Erziehung signifikant zu erhöhen, um so einen höheren Outcome, also Effekt
für die betroffenen Klienten, zu erzielen und über die erhöhte Passgenauigkeit,
Güte und Stringenz ein wirtschaftlicheres Agieren zu ermöglichen.Â
Ein besonderer Fokus wurde dabei zunächst auf die Flexiblen
Erziehungshilfen gerichtet. Hier steht bereits ein differenziertes
Instrumentarium sozialpädagogischer Handlungsformen zur Verfügung, an welches
zielführend angeknüpft werden konnte. In
einem gemeinsamen dialogischen Prozess mit den Anbietern wird in diesem Bereich
derzeit ein wissenschaftlich begleiteter Qualitätsoptimierungsprozess zur
Effektivitäts- und Effizienzsteigerung durchgeführt. Um Hilfen erfolgreich zu
gestalten, greifen die neuen Maßnahmen empirisches Wissen in den Hilfen zur
Erziehung auf.
Die nachfolgende Auflistung gibt einen groben Überblick über begonnene
und noch im Prozess befindlichen Maßnahmen sowie über bereits implementierte.
Optimierung des Fall-
und Finanzcontrolling
„To control" oder „Controlling" kommt aus dem amerikanischen
Sprachgebrauch und bedeutet sinngemäß Beherrschung, Lenkung und Steuerung eines
Vorganges. Dies hat selbstverständlich Einwirkungen auf das laufende Geschäft.
Es müssen also genaue Ziele festgelegt werden, die in der operativen und der daraus
abgeleiteten taktischen Planung ihren Niederschlag finden. Mit der Kontrolle
der Planabweichungen durch Ermittlung und Analyse schafft man die Grundlage für
nunmehr zu treffende Entscheidungen über einzuleitende Korrekturmaßnahmen.
In dem komplexen und in der Hauptsache von sozialen und
gesamtgesellschaftlichen Bewegungen determinierten Feld der Hilfen zur
Erziehung ist es eine hohe Herausforderung, sowohl den individuellen Bedarfen
der Klienten Rechnung zu tragen, als auch wirtschaftliche Aspekte des
kostenintensiven Bereichs adäquat zu berücksichtigen.
Dem Aufgabenbereich Controlling wurde sich zuerst angenommen, da dieser
die Grundlage für alle weiteren Planungen und Maßnahmen bildet.
Maßnahme |
Status |
Ãœbernahme des bestehenden Controllings |
erfolgt |
Ausbau des bestehenden Controllings um weitere steuerungsrelevante
Kennzahlen |
erfolgt |
Entwicklung von Controllingberichten für die Führungsebene |
erfolgt |
Optimierung der Software (Prosoz) Abfragemöglichkeiten für
statistische Auswertungen |
erfolgt |
Erstellung einer elektronischen Heim- und Anbieterdatei zur schnellen
und transparenten Prüfung von angebotenen Leistungen und Kosten |
erfolgt |
Einrichtung einer Steuerungsgruppe zur Festsetzung von
Steuerungszielen und deren monatlichen Überprüfung. Dieser Arbeitskreis
beschäftigt sich neben der monatlichen Bilanz insbesondere mit den
Strukturen, Prozessen, Schnittstellen und Abläufen innerhalb der Hilfen zur
Erziehung und deren Optimierung. |
erfolgt/laufend |
regelmäßige Auswertung von Fallverläufen und -entwicklungen in Mitarbeitergesprächen
zu Laufzeiten bei ambulanten Hilfen undÂ
Verselbständigung bei jungen Volljährigen um ggfls. nachzusteuern |
erfolgt/laufend |
Anlassabhängige Ursachenanalyse bei auffälligen Ausschlägen im
HzE-Bereich, um gemeinsam mit den Mitarbeitern Korrekturmöglichkeiten zu entwickeln |
|
Analyse von ausgesuchten Fallverläufen, die u.a. in Empfehlungen
sowohl an die Mitarbeiter als auch an Sachgebietsleitung münden |
erfolgt/laufend |
Aufbau eines Finanzcontrollings im Sinne von Kostentransparenz und Kostenbewusstsein,
Planungsverbesserung bei Budgetangelegenheiten |
erfolgt |
Optimierung der Haushaltsansatzplanung und kontinuierlichen
Fallzahlen- und Budgetprognose. Kostensteigerungen sollen so frühzeitig
identifiziert, respektive durch zeitnah zu erfolgende
Gegensteuerungsmaßnahmen vermieden werden. |
erfolgt/laufend |
Optimierung der internen
Prozessabläufe / Formulierung von Steuerungsempfehlungen
Den größten Einfluss durch den SD gibt es in der Gestaltung der
Entscheidungsprozesse, der Auswahl des Hilfesettings, der Zielgenauigkeit und
der Laufzeit für Hilfen zur Erziehung, um strategisch und planerisch auf
Falltendenzen und Entwicklungen Einfluss zu nehmen.
Die wöchentlich stattfindende kollegiale Beratung (das Ressourcenteam)
ist zu Beginn jedes Hilfeprozesses wesentlich für die Steuerung der Hilfen.
Die Fallberatung dient der strukturierten Reflexion der jeweiligen
Problemsituation des Einzelfalles. Im Ergebnis des Fachteams erhält die
Fallführung eine Empfehlung und Genehmigung zur geeigneten Hilfeform und
Ausgestaltung der Hilfe.
Hierbei wird geprüft, ob und in welchem Umfang die Hilfe notwendig ist
und ob überhaupt durch die gewählte Hilfe Aussicht auf Erfolg besteht. Unter
Berücksichtigung der Fallspezifika wird das kostengünstigste Angebot gewählt.
Weitere Steuerungsmöglichkeiten ergeben sich insbesondere im
Hilfeplanverfahren, sowie durch die Zielüberprüfung und -justierung.
Basierend auf diesen Gestaltungsmöglichkeiten wurden auf der Basis einer
Überprüfung der Prozessabläufe eine Reihe von bestehenden Maßnahmen optimiert
und weitere Prozesse implementiert.
Maßnahme |
Status |
Prüfung der Prozessabläufe bei den ambulanten Hilfen zur Erziehung |
erfolgt |
Veränderungen im Leistungskatalog der Hilfen zur Erziehung u.a.. Prozessoptimierung
durch Leitfäden, Verfahrensbeschreibungen, Arbeitshilfen, Qualifizierung der
Mitarbeiter zur Zielplanung und –überprüfung und zur Qualitätsoptimierung in
der Hilfeplanung. Konkret entwickelt wurden u.a. -
Neue Fallvorlage -
Neue Taktung der
Hilfeplanung (erstes Gespräch nach 3 Monaten) -
Neues Berichtsraster -
Neue Standards der
Zielformulierung und Überprüfung  |
Erfolgt und weitere Module in Planung |
Prüfung der Prozessabläufe bei den stationären Hilfen zur Erziehung |
In Planung |
RückführungskonzeptÂ
(Rückführung aus Heimunterbringungen zu Sorgeberechtigten bzw. in die
Verselbständigung). |
In Planung |
Optimierung der
Zusammenarbeit/Schnittstelle mit den Trägern der ambulanten JugendhilfeÂ
Mit dem Ziel einer weiteren Qualifizierung der individuellen
Hilfeplanung bezüglich der Leis-tungsbeauftragung und Leistungserbringung
ambulanter Anbieter wurden dialogisch in Qualitätsdialogen neue Abläufe für die
ambulanten Hilfen erarbeitet. Das Anliegen war, die Hilfen konsequent ziel- und
wirkungsorientierter zu gestalten und die Laufzeiten sowie die Stundenkontingente
zu reduzieren. Die beteiligten Träger haben sich engagiert in diesen Prozess
eingebracht und aktiv an der Ausgestaltung mitgewirkt.
Auch eine Ergänzung des Anbieter-Pools ist künftig zu prüfen.
Beantwortet werden muss, inwieweit weitere Anbieter und passgenauere Hilfen in
das Angebotsnetz integriert werden sollen bzw. müssen. Wichtig sind
Hilfeformen, bei denen auch der Hilfebedarf außerhalb der Familie z.B. in Form
von Gruppenangeboten gedeckt wird.
Maßnahme |
Status |
Qualitätssicherung der Hilfeplanverfahren nach § 36 SGB VIII in Form
einer Intensivierung der Überprüfung von Zielerreichung bezüglich der
Qualität und Quantität |
erfolgt/laufend |
veränderte Leistungsbemessung und Vergütung bei gleichzeitiger Reduzierung
des Leistungsumfangs im Einzelfall (ambulante Hilfen sind im Regelfall nur
noch 18 Monate lang) |
In Arbeit |
Gemeinsame Fachtagung ASD und ambulante Anbieter zur gemeinsamen
Entwicklung eines methodischen Handlungskonzeptes für die zielorientierte
Hilfeplanung / Zielformulierung und –bewertung |
erfolgt |
Ausdifferenzierung der Angebotslandschaft im Bereich HzE (geplante Konzeptentwicklung
im Bereich Gruppenarbeit – auch durch Angebote flexibler Anbieter) |
In Arbeit |
Entwicklung von Nachsorgeangeboten durch Anbieter |
In Arbeit |
Wichtig ist grundsätzlich, die verschiedenen Perspektiven
steuerungsrelevanter Möglichkeiten zu berücksichtigen. Dies erfordert
beispielsweise, dass der Begriff Steuerung nicht allein auf die Perspektive der
Kostenreduzierung bei Hilfen zur Erziehung reduziert wird, sondern darüber hinaus
die Steuerung über Qualität in den Fokus gerät.
Da sich Hilfen zur Erziehung durch die Wirkungen die sie erzielen,
legitimieren, bedeutet eine stärkere Wirkungsorientierung auch eine verbesserte
Steuerung in Bezug auf den Einsatz der jeweiligen Finanzmittel.
Wirkungsorientierung ist hierbei die Steuerung der Hilfe anhand von Indikatoren,
die den Erfolg der Leistung anzeigen.
Ausblick
Zwischen den einzelnen Prozessschritten sollte ein inhaltlich logischer,
nachvollziehbarer und begründeter Handlungszusammenhang bestehen.
Hierzu wird ab Juni 2013 ein Wissenschafts-Institut diesen Prozess
begleiten. Eine Wirksam-keitsstudie (Planung und Durchführung findet über eine
Kooperation zwischen den Sozialen Diensten und der Psychologischen Beratungsstelle
statt) soll Wirksamkeit und Effektivität der ambulanten Hilfen spiegeln und
Zusammenhangsparameter zur sinnvollen Zugangs- und Verlaufssteuerung möglich
machen. Finanziert wird diese Studie aus einer Spende eines Unternehmens.
Ãœbergeordnetes Ziel im weiteren Verlauf ist, die beeinflussbaren
Prozesse zur Steuerung der Erzieherischen Hilfen weiter zu identifizieren und
zu optimieren. Hierbei sind Empfehlungen der internen Überprüfung durch BSL und
der GPA in hohem Maße berücksichtigt und bereits umgesetzt worden. Nach
umfassender Bearbeitung des aktuellen Schwerpunktes ambulante Hilfen erfolgt ein Fokus auf die stationären Hilfen.
Es besteht Zuversicht, dass der eingeschlagene Weg, welcher konsequent,
engagiert und zügig beschritten wird sowohl zu einer Wirksamkeitssteigerung der
Hilfe führt und somit dem Klienten ganz direkt zu Gute kommt, als auch eine
Konsolidierung des Budgets ermöglicht.
Über relevante Veränderungen wird der Fachausschuss informiert werden.
gez.
Horst Thiele
Finanzielle Auswirkungen Â
Nein
Personelle Auswirkungen
Nein