Beschlussvorschlag

für den Rechnungsprüfungsausschuss:

„Der Rechnungsprüfungsausschuss macht sich den 1. Bericht des Rechnungsprüfungsamtes über Einzelprüfungsergebnisse des Jahres 2012 vom 25.10.2012 durch Beschluss zu Eigen.

Beschlussvorschlag für den Rat:

„Der Rat der Stadt Hilden nimmt nach Vorberatung und Beschluss im Rechnungsprüfungsausschuss Kenntnis vom 1. Bericht über Einzelprüfungsergebnisse des Jahres 2012 vom 25.10.2012."

Erläuterungen und Begründungen:

Der Katalog der Aufgaben, die der örtlichen Rechnungsprüfung gemäß § 103 Abs. 1 und 2 GO NRW bzw. in der Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Hilden übertragen sind, umfasst auch die Prüfung der Verwaltung auf Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit (Effektivität und Effizienz) des Verwaltungshandelns.

Ich nehme Bezug auf die Erläuterungen zur WP 09-14 SV 14/027 - Laufende Tätigkeiten des Rechnungsprüfungsamtes seit dem 01.04.2011 -, in der zur Beurteilung der Risiken und der damit verbundenen Erforderlichkeit der Betrachtung der internen Kontrollsysteme unter anderem folgendes ausgesagt ist:

„Tatsächlich ist es nun so, dass in der Verwaltung (in den Fachämtern) regelmäßig keine Beschreibungen der Prozesse existieren. Gleichzeitig ist anders als in der Privatwirtschaft die Zahl der Prozesse in der Verwaltung ungleich höher, genau wie auch die Zahl der Geschäftsfelder einer Stadtverwaltung ungleich größer ist als die Zahl der Geschäftsfelder eines mittelgroßen Betriebes mit z. B. einer vergleichbaren Anzahl an Mitarbeitern. Auch die Organisationsabteilung verfügt nicht über Prozessbeschreibungen. So ist insbesondere eine Identifikation möglicher Schwachstellen oder Probleme im Bereich der Organisationseinheiten übergreifenden Prozesse nur schwerlich oder überhaupt nicht möglich.

Es ergibt sich also die Notwendigkeit für die Rechnungsprüfung, vor den für die Risikobeurteilung erforderlichen Prozessanalysen die wichtigsten Prozesse erst einmal zu identifizieren, zu erfassen und zu beschreiben.

Die Prüfungstätigkeiten des Rechnungsprüfungsamtes werden bei der weiteren Umsetzung des risikoorientierten Prüfungsansatzes also dadurch gekennzeichnet sein, dass im Verlaufe mindestens der wesentlichen (System-)Prüfungen gleichzeitig die Kernprozesse aufgenommen und dokumentiert werden. Es ist zu erwarten, dass sich diese Prozessaufnahmen größtenteils bis hin zu Funktionsprüfungen der Bestandteile des internen Kontrollsystems erstrecken müssen, da diese Funktionskontrollen, auch wenn sie stattfinden oder stattgefunden haben, regelmäßig nicht dokumentiert und im Rahmen eines IKS-Berichtswesens berichtet wurden. Daher hat die Rechnungsprüfung die Verwaltung zunächst in 10 Geschäftsbereiche aufgeteilt, die Kernprozesse beinhalten.

Das Rechnungsprüfungsamt beabsichtigt, jeweils zu zwei … Geschäftsbereichen je einen Kernprozess pro Jahr komplett aufzunehmen, zu beschreiben und zu analysieren. Das Ziel ist, innerhalb der kommenden fünf Jahre aus allen Geschäftsbereichen mindestens einen Kernprozess aufbereitet zu haben. Mit der Verwaltungsführung wurde vereinbart, bei diesen Tätigkeiten die Organisationsabteilung mit einzuschalten und zu informieren. Die abschließenden Prozessdarstellungen sollen der Verwaltung selbstverständlich zur Verfügung gestellt werden.“

Tatsächlich hat das Rechnungsprüfungsamt im Jahr 2012 zwei Kernprozesse untersucht und die Prüfungsberichte der Verwaltung gemäß § 101 Abs. 2. GO NW mit der Möglichkeit zur Stellungnahme überreicht. Es handelt sich um die Kernprozesse

1.       Prüfung und Darstellung des internen Kontrollsystems (IKS) bezüglich der Anschaffung von (umfangreichen) Softwareprodukten und Beurteilung der Frage der Zweckmäßigkeit des Verwaltungshandelns gem. § 103 Abs. 2 Ziffer 1 GO NRW - hier am Beispiel „PROSOZ 14plus“ -, wobei sich die Prüfung auf

·         die Einrichtung und die Einhaltung des IKS,

·         die Zweckmäßigkeit des Geschäftsprozesses und

·         die Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit des Einsatzes am Beispiel der Software „PROSOZ 14plus“

erstreckte, sowie

2.       Prüfung des Internen Kontrollsystems im Bereich der Straßenunterhaltung und Prozessdarstellung, die insgesamt die drei Bereiche der Straßenunterhaltung

a)    Straßenkataster (Software RoSy)

b)    Prozessablauf Straßenunterhaltung

c)    Wirtschaftlichkeit in der Straßenunterhaltung

betraf.

Es hat sich jedoch ergeben, dass die Verwaltung auch aufgrund der Komplexität des Themas zum erstgenannten Prozess bis zur Versendung der Sitzungsunterlagen für den Rechnungsprüfungsausschuss am 12.11.2012 rechtzeitig keine gemeinsame Stellungnahme erstellen konnte. Somit war es auch dem Rechnungsprüfungsamt nicht möglich, die Stellungnahme der Verwaltung zu diesem Punkt auszuwerten und ebenfalls in den Bericht aufzunehmen, wie es üblicherweise geschieht.

Aus diesem Grund enthält der beigefügte 1. Bericht über Einzelprüfungsergebnisse des Jahres 2012 vom 25.10.2012 nur die Prüfungsergebnisse zum Prozess der Straßenunterhaltung, die sich bei der Prozessaufnahme und der IKS-Prüfung ergeben haben. Die Ergebnisse der Prüfung des Prozesses Prüfung und Darstellung des internen Kontrollsystems (IKS) bezüglich der Anschaffung von (umfangreichen) Softwareprodukten sollen im 1. Bericht über Einzelprüfungsergebnisse des Jahres 2013 dargestellt und dann in der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses im April des Jahres 2013 beraten werden.

Die Auslagerung der bisher in den Jahresprüfungsberichten enthaltenen Einzelprüfungsergebnisse wurde im Vorgriff auf die zukünftigen Prüfungen des Jahresabschlusses und der Bilanz vorgenommen, um die Jahresprüfungsberichte nicht zu überladen.

Solche Einzelprüfungen sollen auch in Zukunft wie bisher im Rahmen der kapazitiven Möglichkeiten durchgeführt werden. Dieser hier vorliegende Bericht fasst dem Rechnungsprüfungsausschuss und dem Rat im Jahresverlauf erarbeitete Prüfungsergebnisse zusammen und legt sie zur Beratung vor. Es wird zwar vom Rechnungsprüfungsamt eine Kenntnisnahme als Beschluss vorgeschlagen, der Rechnungsprüfungsausschuss und der Rat sind aber frei in ihrer Entscheidung, wenn sie anders lautende oder weiter gehende Beschlüsse fassen möchten.

In diesem Bericht sind die Entwicklungen aufgrund der Prüfungsfeststellungen im letzten Prüfungsbericht dargestellt. (Siehe ab Seite I-5 des Berichtes.)

gez. Horst Thiele

Bürgermeister