Beschlussvorschlag:

 

 

Der Rat der Stadt Hilden lehnt den Antrag der BA-Fraktion „Entscheidungsbefugnisse in Vergabeangelegenheiten“ ab. 

 

 

 

 

 

 

(Günter Scheib)

 

 

Erläuterungen und Begründungen:

Mit dem als Anlage beigefügten Antrag der BA-Fraktion vom 07. Juni 2005 ist ein Tagesordnungspunkt „Entscheidungsbefugnisse in Vergabeangelegenheiten“ zur Beratung und Entscheidung zu stellen.

 

 

Zu dem Antrag der BA-Fraktion nimmt die Verwaltung wie folgt Stellung:

 

 

1.         In der Dienstanweisung für das Vergabewesen ist festgelegt worden, dass ab einem geschätzten

Auftragswert von 12.500,00 € der Grundsatz der öffentlichen Ausschreibungen für Vergaben nach VOL und VOB gilt. Hiervon kann nur in begründeten Fällen abgewichen werden und eine

beschränkte Ausschreibung erfolgen.

Diese Wertgrenze wurde seit Erlass der Dienstanweisung im Jahre 1996 (vormals 25.000,00 DM) nicht mehr geändert.

 

Trotz mehrmaliger Forderung der regionalen Unternehmen und Handwerker diese Wertgrenze

anzuheben, um so die Vergaben regionaler zu gestalten, wurde an dieser Wertgrenze festgehalten, um weiter den gesetzlichen Grundsätzen zu entsprechen, die Vorteile einer öffentlichen

Ausschreibung zu nutzen und das Verfahren transparent zu halten.

Hinsichtlich der Korruptionsprävention ist eine öffentliche Ausschreibung grundsätzlich zu bevorzugen und wird in Einzelfällen auch unterhalb der Wertgrenze von 12.500,00 € durchgeführt.

 

Eine Herabsenkung dieser Wertgrenze auf 5.000,00 € würde bedeuten, dass ein Großteil der Beschaffungen und Aufträge nunmehr öffentlich auszuschreiben wären. Somit müsste für diese Vergaben das vollständige Verfahren unter Beteiligung der Zentralen Vergabestelle und des Rechnungsprüfungsamtes erfolgen. Konkrete Erfahrungswerte liegen zwar nicht vor, es ist allerdings davon auszugehen, dass dann mit einer deutlich höheren Anzahl von jährlichen Vergaben zu rechnen ist, die wiederum dazu führen würden, dass in der Zentralen Vergabestelle ein erhöhter Personalbedarf entsteht. Eine wirtschaftliche Durchführung von Vergaben wäre dann nicht mehr gegeben (z.B. finanzieller Aufwand für die Bekanntmachungen in den Zeitungen etc.).

 

Ergänzend hierzu ist zu sagen, dass die Wertgrenze der Stadt Hilden eine der niedrigsten in Nordrhein-Westfalen ist. Erfahrungsaustausche mit anderen Kommunen haben ergeben, dass die

Wertgrenzen für freihändige Vergaben in der Regel von 25.000,00 € bis 50.000,00 € reichen.

 

Seitens der Gemeindeprüfungsanstalt (Prüfung im Februar/März 2005) wurde festgestellt, dass das Thema Vergaben in Hilden sehr gut behandelt wird und weit über dem Durchschnitt in punkto Rechtssicherheit, Transparenz und folglich auch Korruptionsprävention liegt. Die Wertgrenzen werden als ausreichend und angemessen betrachtet.

Um die angesprochene Korruptionsprävention zu verbessern, ist momentan eine Arbeitsgruppe damit befasst eine Dienstanweisung zu diesem Thema zu erstellen und die daraus resultierenden Konsequenzen umzusetzen.

 

2.         Laut Dienstanweisung sind alle Fachämter verpflichtet alle Vergaben ab 1.000,00 € mittels eines eigens entwickelten Vergabevermerks zu dokumentieren. Hierin enthalten sind alle wichtigen Vergabeentscheidungen (Auswahl Bewerber, Bewertung Angebote, etc.).

            Vorgeschrieben ist auch die Anzahl der einzuholenden Angebote, wodurch auch bei einer freihändigen Vergabe ein Wettbewerb gegeben ist.

 

           

 

 

Folgende Staffelung ist vorgeschrieben:

 

                          Dabei sind bei Vergaben gem. VOL und VOB:

 

                          1. bei Aufträgen

                         für Vergaben

                         ab           1.000 Euro bis 2.500 Euro

                        möglichst drei telefonische oder schriftliche Angebote,

 

                          2. bei Aufträgen über               2.500 Euro

               möglichst drei schriftliche Angebote,

 

                          3. bei Aufträgen über               5.000 Euro

                   möglichst vier schriftliche Angebote,

 

                          4. bei Aufträgen über               7.500 Euro

                   möglichst fünf schriftliche Angebote

 

                          5. bei Aufträgen über               25.000 Euro

                   möglichst acht schriftliche Angebote,

 

                          6. bei Aufträgen über               100.000 Euro

                   möglichst zehn schriftliche Angebote.

 

                          einzuholen.

 

           

            Unter Berücksichtigung dieser Umstände kann man bei freihändigen Vergaben ab einem Auftragswert von 1.000,00 € von vollwertigen Ausschreibungen sprechen. Selbstverständlich unterliegen diese Vergaben auch einer stichprobenartigen Überprüfung durch das Rechnungsprüfungsamt.

 

            Eine Mitteilung aller freihändigen Vergaben an die ZVS ist allerdings nicht zu bewältigen.

            Grundsätzlich sind alle Beschaffungen und Aufträge der Stadt Hilden eine Vergabe: Angefangen von einer Bestellung von Bürobedarf durch einzelne Fachämter, über die Beauftragung eines Handwerkers in Notfallsituationen, bis hin zum Einkauf von Lebensmitteln für die Kindergärten.

           

            Im Rahmen der Erstellung des Vergabevermerks für freihändige Vergaben wurde bereits die Frage aufgeworfen, ob die Zentrale Vergabestelle in dieses Verfahren eingebunden werden soll. Da dann eine nicht nachzuhaltende Menge an Vergaben anfallen würde, ist dieses  nicht zu bewältigen.

 

3.         In den letzten Jahren wurde bei jeder Entscheidung, bei der ein Leasingvertrag in betracht gezogen werden könnte, mittels einer Wirtschaftlichkeitsrechnung überprüft, ob es sich um ein wirtschaftliches Vorgehen handeln würde. Hierbei wurden in jedem Einzelfall die zugrunde liegenden Umstände berücksichtigt. Als Beispiele sind zu nennen der Bereich IT-Ausstattung, Telefonanlage und Fahrzeugbeschaffung.

 

4.         Die aktuelle Rechtslage in Nordrhein-Westfalen sieht vor, dass alle Kommunen an die Regelungen der VOB mittels Verordnung gebunden sind. Ausnahmen in diesem Bereich sind durch den Bürgermeister nicht möglich.

 

           

 

 

 

Im Gegenteil zur VOB, ist die VOL in Nordrhein-Westfalen durch die Landesregierung lediglich empfohlen worden. Folglich gibt es keinen zwingenden Grund die VOL unterhalb des

Schwellenwerts der Europäischen Gemeinschaft (200.000,00 € netto) anzuwenden.

            Um eine Unterwanderung des Vergaberechts in diesem Bereich zu verhindern, hat die Verwaltung in der Dienstanweisung für das Vergabewesen festgelegt, dass in Hilden die VOL angewendet wird. Ausnahmen von der Dienstanweisung kann der Hauptverwaltungsbeamte jedoch zulassen.

 

            Von dieser Ausnahmeregelung wird in den Fällen Gebrauch gemacht, wo eine Vergabe aus bestimmten Gründen keinen Sinn macht (Schulbuchvergabe, wo eine Preisbindung keinen Wettbewerb zulässt), oder eine Vergabe nach VOL keine zusätzlichen wirtschaftlichen Erfolge bringt.

            Insbesondere in den Bereichen, wo Nachverhandlungen zu besseren Preisen führen ist eine Ausschreibung nach den Regularien der VOL nicht möglich. Die VOL lässt Nachverhandlungen nicht zu.

 

            Die Ausnahmegenehmigung von der Dienstanweisung für den Bereich der VOL führt selbstverständlich nicht dazu, dass „so ohne weiteres“ beschafft werden kann. Es gelten auch hier die Spielregeln einer Ausschreibung, mit der einzigen Ausnahme auf eine Bekanntmachung zu verzichten und eine eventuelle Nachverhandlung zu führen.

           

            Durch die BA-Faktion wurde unter Punkt 4 gewünscht, das bei Überschreitung der Wertgrenze von 50.000,00 € (§ 10 Zuständigkeitsordnung des Rates) dieses dem Rat vorher schriftlich vorzulegen ist. Dieses bringt keine Verbesserungen mit sich und kann keine andere Entscheidung nach sich ziehen.

Es ist zu bedenken, dass

·         die Mittel im Rahmen der Haushaltsplanverfahren zur Verfügung gestellt wurden,

·         dass es sich bei den Ausnahmen – gemäß der Dienstanweisung –auch wirklich nur um Ausnahmen handelt. 

·         die Verwaltung sich natürlich an die rechtlichen Bestimmungen der Vergabevorschriften hält und daher eine andere Entscheidung sich nicht ergeben kann,

·         die einzelnen Vergaben deutlich längere Bearbeitungszeiten erfahren und

·         das RPA – gerade bei Ausnahmen – immer beteiligt ist.

 

           

Eine Änderung der bestehenden Regelungen wird von der Verwaltung daher nicht empfohlen, da dies

zu einem größeren finanziellen und zeitlichem Aufwand  führt und im Ergebnis sich nichts ändern kann.

 

Abschließend verweise ich auf meine damalige Sitzungsvorlage 20/02 „Sachstandsbericht – Zentralen Vergabestelle“, in der ich darauf hingewiesen habe, dass momentan eine neues Vergaberecht im Gesetzgebungsverfahren des Bundes in Arbeit ist, in dem auch zur Frage der Wertgrenzen Änderungen zu erwarten sind.