Beschlussvorschlag:

für den Rechnungsprüfungsausschuss:

„Der Rechnungsprüfungsausschuss macht sich den 2. Bericht des Rechnungsprüfungsamtes über Einzelprüfungsergebnisse des Jahres 2011 vom 25.10.2011 durch Beschluss zu Eigen.

Beschlussvorschlag für den Rat:

„Der Rat der Stadt Hilden nimmt nach Vorberatung und Beschluss im Rechnungsprüfungsausschuss Kenntnis vom 2. Bericht über Einzelprüfungsergebnisse des Jahres 2011 vom 25.10.2011."

Erläuterungen und Begründungen:

Der Katalog der Aufgaben, die der örtlichen Rechnungsprüfung gemäß § 103 Abs. 1 und 2 GO NRW bzw. in der Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Hilden übertragen sind, umfasst auch die Prüfung der Verwaltung auf Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit (Effektivität und Effizienz) des Verwaltungshandelns. Die im beigefügten 2. Bericht über Einzelprüfungsergebnisse des Jahres 2011 vom 25.10.2011 dargestellten Prüfungsergebnisse haben sich bei Prüfungen aus dieser innenrevisionären Tätigkeit und bei begleitenden Prüfungen zum Jahresabschluss 2010 ergeben.

Die Auslagerung der bisher in den Jahresprüfungsberichten enthaltenen Einzelprüfungsergebnisse wurde im Vorgriff auf die zukünftigen Prüfungen des Jahresabschlusses und der Bilanz vorgenommen, um die Jahresprüfungsberichte nicht zu überladen.

Solche Einzelprüfungen sollen auch in Zukunft wie bisher im Rahmen der kapazitiven Möglichkeiten durchgeführt werden. Dieser hier vorliegende Bericht fasst dem Rechnungsprüfungsausschuss und dem Rat im Jahresverlauf erarbeitete Prüfungsergebnisse zusammen und legt sie zur Beratung vor. Es wird zwar vom Rechnungsprüfungsamt eine Kenntnisnahme als Beschluss vorgeschlagen, der Rechnungsprüfungsausschuss und der Rat sind aber frei in ihrer Entscheidung, wenn sie anders lautende oder weiter gehende Beschlüsse fassen möchten.

In diesem Bericht sind die Entwicklungen aufgrund der Prüfungsfeststellungen im letzten Prüfungsbericht dargestellt. (Siehe ab Seite I-5 des Berichtes.)

Prüfungsinhalte und -ergebnisse des Berichtes sind außerdem:

1.   Beihilfeprüfung 2011

Die Prüfung erstreckte sich insgesamt auf drei Bereiche der Beihilfesachbearbeitung:

        a)     Internes Kontrollsystem

        b)     Beihilfesachbearbeitung in Einzelfällen

        c)     Verbuchung in der Buchhaltungssoftware INFOMA

Obwohl die hier eingesetzte Software „Beihilfe.NRW“ die Möglichkeit zum stichprobenhaften Vier-Augen-Prinzip, wurde diese Funktion wegen der viel zu hohen „Schwellenwerte“ bei den Beihilfen und Abschlagsbeträgen Höchstbeträge nicht genutzt. Nach der Feststellung des RPAes wurden die Schwellenwerte auf 2.500 € festgesetzt.

2.   Prüfung der Datenerfassung und Auswertung der Kosten- und Leistungsrechnung

Im Rahmen der Prüfungen der Gebührenbedarfsberechnungen sowie der Jahresabschlüsse der Kostenrechnenden Einrichtungen der vergangenen Jahre ist aufgefallen, dass das eigens für die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) angeschaffte Modul der Fa. Infoma hierfür nicht genutzt wird. Für die Kalkulationen und Abschlüsse wird meist MS Excel verwendet.

Bereits im Jahr 2004 wurden Richtlinien für die Einführung der KLR in der Stadt Hilden erlassen, aus denen hervor geht, dass für die KLR das Verfahren von Infoma zu verwenden ist.

Zum jetzigen Zeitpunkt existieren lediglich Kalkulations- und Vergleichsnebenrechnungen außerhalb des KLR-Moduls von Infoma, meist auf Excel-Basis. Eine nachträgliche Einbuchung der Nebenrechnungen in Infoma erfolgt nicht. Zeitnahe und vor allem unterjährige Auswertungen der Ist-Zahlen sind so nicht möglich.

gez. Norbert Danscheidt

1. Beigeordneter