Beschlussvorschlag:

 

"Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt Kenntnis von den laufenden Tätigkeiten des Rechnungsprüfungsamtes seit dem 27. Februar 2008."

 

Erläuterungen und Begründungen:

 

Nach § 7 Abs. 2 Rechnungsprüfungsordnung ist der Leiter des Rechnungsprüfungsamtes verpflichtet, den Rechnungsprüfungsausschuss einmal jährlich über die laufenden Prüfungstätigkeiten zu informieren. Die letzte Unterrichtung hat in der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 27.02.2008 stattgefunden.

 

Den umfangreichsten Anteil an der Arbeit des Rechnungsprüfungsamtes hatten im Jahr 2008 die begleitenden Teilprüfungen während der Vorbereitung des Jahresabschlusses 2007 durch das Amt für Finanzservice mit knapp 37% aller Tätigkeiten und die Visa-Prüfungen mit gut 11%.

 

Der Vorprüfung und Visakontrolle unterlagen im Jahr 2008 grundsätzlich und dauernd (Alle im folgenden genannten Beträge sind Brutto-Beträge):

 

1.       Alle Vergaben mit Auftragssummen ab 12.500,-- €,

 

          wobei die Vergabeunterlagen gemäß § 9 VOL/A[1] bzw. § 10 VOB/A[2] sowie die in den §§ 8, 9 und 18 VOF genannten Unterlagen[3],

 

          a)      bei öffentlichen Ausschreibungen nach Bearbeitung durch die Zentrale Vergabestelle mindestens 4 volle Arbeitstage vor der geplanten Bekanntmachung vorzulegen sind,

 

          b)      bei beschränkten Ausschreibungen nach Bearbeitung durch die Zentrale Vergabestelle mindestens 4 volle Arbeitstage vor der geplanten Aufforderung zur Abgabe der Angebote vorzulegen sind,

 

          c)      bei freihändigen Vergaben mindestens 4 volle Arbeitstage vor der geplanten Aufforderung zur Abgabe der Angebote vorzulegen sind,

 

          d)      bei allen drei Vergabearten noch einmal mindestens 4 volle Arbeitstage unmittelbar vor der geplanten Auftragsvergabe inklusive der Unterlagen der Vergabestelle, soweit diese einzuschalten war, vorzulegen sind.

 

2.       a)      Nachtragsaufträge ab 2.500,-- € Auftragssumme inklusive aller zu der Gesamtmaßnahme gehörenden Angebote und begründenden Unterlagen oder

 

          b)      Nachtragsaufträge, die dazu führen, dass die gesamte Abrechnungssumme über 12.500,-- € steigt, ebenfalls inklusive aller zu der Gesamtmaßnahme gehörenden Angebote und begründenden Unterlagen.

 

          Sofern ein Nachtragsauftrag vor der Prüfung durch das RPA erteilt werden musste, sind die Unterlagen umgehend nach Auftragserteilung mit einer Begründung für die vorgezogene Auftragserteilung vorzulegen.

 

3.       Buchungsanordnungen[4] in Erledigung der unter Ziffer 1 bis 2 genannten Vergaben, und zwar unabhängig von ihrer Höhe - allerdings keine Abschlagszahlungen -.

 

4.       Alle Buchungsanordnungen zu Vergaben, deren Abrechnungssumme oberhalb von 12.500,-- € liegt (z.B. aufgrund von Massenmehrungen), inklusive aller zu der Gesamtmaßnahme gehörenden Angebote und begründenden Unterlagen, auch wenn die ursprünglichen Vergaben einschließlich evtl. Nachtragsaufträge diesen Betrag nicht überschritten haben.

 

5.       Alle Buchungsanordnungen, die nachträglich bereits getroffene Anordnungen der Ziffern 3 und 4 verändern.

 

6.       a)   Erlasse, soweit vorhanden einschließlich der Buchungsanordnungen,

 

b)   Niederschlagungen über 5.000,-- €, soweit vorhanden einschließlich der Buchungsanordnungen,

 

c)   sonstige Buchungsanordnungen auf Kasseneinnahmereste (KER),

 

d)   Buchungsanordnungen, die den bisherigen Abgangs- und Absetzungs-Anord­nungen im Haushaltsstellenbereich entsprechen, (ausgenommen sind die auf IT-Verfahren beruhenden Abgänge bei Steuern, Gebühren und Beiträgen sowie Abgänge/Absetzungen auf Personenkonten).

 

7.       § 14-Unterlagen

 

8.       Alle mit der Kontrolle bzw. Auflösung von Konten für „geleistete Anzahlungen“ oder „Anlagen im Bau“ verbundenen (Um-) Buchungen oder Buchungsanordnungen. Dies betrifft auch eventuell zu aktivierende Eigenleistungen.

 

9.       Alle Aufnahmen von Krediten für Investitionen.

 

10.     Alle Aufnahmen von Krediten zur Liquiditätssicherung (wenn möglich vorab, sonst unmittelbar nachgängig).

 

11.     Alle Buchungen oder Buchungsanordnungen für Umbuchungen aus dem Anlagevermögen in das Umlaufvermögen (auch im Rahmen von Umlegungsverfahren).

 

12.     Alle Buchungen oder Buchungsanordnungen bezüglich sonstiger Abgänge (Veräußerungen, Verlust, Verschrottung)[5] oder Wertminderungen in der Anlagebuchhaltung.

 

13.     Alle Immobilienveräußerungen (auch im Rahmen von Umlegungsverfahren).

 

14.     Alle Buchungen oder Buchungsanordnungen, die zur Bildung, Auflösung, Verminderung oder Erhöhung von Rückstellungen führen.

 

Im Jahr 2008 wurden 165 Vergaben im VOL, VOB und VOF-Bereich und die jeweils nachfolgenden Vorgänge in der Regel begleitend ab Erstellung der Leistungsverzeichnisse, aber in unterschiedlicher Prüfungsintensität geprüft. Die geprüften Vorgänge, deren Prüfung teilweise bereits im Jahr 2007 begonnen hatte und die deshalb insofern sowohl in den Summen des Jahres 2007 als auch des Jahres 2008 enthalten sind, hatten insgesamt ein Volumen von ca. 12,66 Mio. €.

 

Die zeitlich aufwändigsten Vergabeprüfungen waren:

 

Vergaben nach VOL:

 

·         Verschiedene Vergaben von Fahrzeugbeschaffungen

·         Die öffentliche Ausschreibung von Schülerspezialverkehr für drei Schuljahre

·         Die öffentliche Ausschreibung „IT-Medien an Hildener Schulen 2008“ und einige Notebooks für die Stadtverwaltung

·         Öffentliche Ausschreibung von mittäglichen Speiselieferungen „OGATA“

·         Die Vergabe „Spielgeräte KSP Salzmannweg“

 

Vergaben nach VOB (alle genannten Ausschreibungen waren öffentlich):

 

·         Elektrische Lautsprecher-Anlagen (ELA) an drei Schulen

·         Zweijahresvertrag für Dachdeckerarbeiten

·         Lüftungstechnische Anlagen, Ellen-Wiederhold-Halle

·         Sportboden und Wandbekleidung, Ellen-Wiederhold-Halle

·         Heizkessel für verschieden Gebäude (4 Lose)

·         Dämmung an technischen Gewerken, HHG und Ellen-Wiederhold-Sporthalle

·         Kunstrasen, Sportplatz Kalstert

·         Zaunbauarbeiten, Sportplatz Kalstert

·         Rohbauarbeiten Mensa HHG

·         Sanierung Pungshausstraße

·         Asphaltarbeiten, Hochdahler Straße und Oststraße

·         Brückenabrissarbeiten Horster Allee

·         Kanalzustandserfassungen 2008

·         Technische Gebäudeausrüstung, Sanierung HHG

 

Vergaben nach VOF (freihändige Vergaben):

 

·         Architektenleistungen Sanierung HHG

·         Aufstellung eines Generalentwässerungsplans für das Kanalnetz der Stadt Hilden

 

Weitere Prüfungen:

 

Außer den üblichen Prüfungen im Rahmen der Visakontrolle und der Vorprüfung (Kassenanordnungen, Vergaben etc.) sind seit der Sitzung März 2007 insbesondere folgende Prüfungen bzw. vorbereitende und begleitende Maßnahmen durchgeführt worden:

 

·         Begleitende Prüfung des Jahresabschlusses 2007 der Stadt Hilden (noch nicht abgeschlossen)

·         Prüfung der Jahresrechnung 2007 des Gesamtschulzweckverbandes Langenfeld/Hilden

·         Prüfung der Jahresrechnung 2007 des VHS-Zweckverbandes Hilden/Haan

·         Prüfung der Jahresrechnung 2007 des Zweckverbandes Ittertal

·         Visa-Prüfungen für die VHS

·         beratende u. begleitende Prüfung zur Einführung des NKF bei der VHS.

·         Prüfung des Jahresabschlusses 2007 des Stadtmarketing e.V.

·         Prüfung des Jahresabschlusses 2007 Mudersbach-Stiftung

·         Prüfung des Jahresabschlusses 2007 Sport- und Kultur-Stiftung

·         Laufende (begleitende) Prüfung der technischen/nicht-technischen Vergaben der Zweckverbände VHS, Ittertal und Gesamtschule

·         Pflichtprüfung der delegierten Sozialhilfe 2007

·         Prüfauftrag 2008 „VHS“, in 2008 nicht abgeschlossen

·         Die Prüfung zum Thema „Telefonanlagen in der VHS“ laut Prüfauftrag des Bürgermeisters  vom 14.12.2007

·         Prüfung von Gebührenbedarfsberechnungen, insbesondere der Friedhöfe und der Stadtentwässerung

·         Prüfauftrag „ÜPL im Produkt 010604 - Kfz-Unterhaltung im Jahr 2007“

·         Vorarbeiten zum Prüfauftrag „Hoffeldstraße“

·         Prüfung von verschiedenen Handvorschusskassen

·         Prüfung der Zahlstelle des Sozialamtes

·         Laufende Prüfung der Ist-Finanzbuchhaltung (Kasse)

·         2 Kassenprüfungen in 2008

·         Laufende Prüfung der Kasse des Zweckverbandes VHS Hilden/Haan

·         Laufende Prüfung der Kasse des Zweckverbandes Ittertal

·         Begleitung der Verwaltung bei der Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements und der Kosten-/Leistungsrechnung inkl. der internen Leistungsverrechnung

·         Unterstützung der Gesamtschule Langenfeld bei der Umstellung auf NKF

·         Service- und Beratungsleistungen

·         Vorprüfungsangelegenheiten (Vorprüfung Land):

o    Unterhaltsvorschussleistungen  nach dem Unterhaltsvorschussgesetz

o    Wohnberechtigungsscheine nach § 5 Wohnungsbindungsgesetz

 

Maßnahmen im informationstechnischen Bereich:

 

·         Begleitende Prüfung für die Beschaffung einer Software für die Vollstreckung im Amt für Finanzservice

·         Vergabeprüfung für die Umsetzung des SAN-Konzeptes (= eines Speichernetzwerkes)

·         Nachgängige und begleitende Verfahrensprüfung INFOMA (insbesondere Unbedenklichkeitsbescheinigung sowie Prüfung der der neuen Updates)

·         Mitwirkung bei der Beschaffung einer Software für das Gebäudeinformationssystem

·         Mitwirkung in der Arbeitsgruppe „Datenschutz“, insbesondere IT-Sicherheit

·         Begleitende Prüfung und Beratung bei der Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements im Bereich der Informationstechnologie, u. a. jährliche Inventur und Pflege der Anlagenbuchhaltung

·         Beratung im Bereich der internen Leistungsverrechnung

·         Einführung eines MESO-Informationsregisters

·         Beschaffung eines Ratsinformationssystems

·         Beratung bei der Beschaffung einer neuen Software für die Musikschule der Stadt Hilden

 

Prüfungen im technischen Bereich (vorwiegend begleitend):

 

·         Prüfung von § 14 - Unterlagen

·         Prüfung von Vergaben (auch Nachtragsaufträge), Beratungen im Vorfeld von Vergaben

·         Prüfung von Schlussrechnungen (einschl. Nachtragsaufträge)

·         verschiedene Baufortschrittsüberprüfungen

 

 

Hochbau- bzw. Gebäudeunterhaltungsmaßnahmen:

 

·         Erweiterung des Helmholtz-Gymnasiums um eine Mensa

·         Modernisierung des Helmholtz-Gymnasiums incl. der Ellen-Wiederhold-Sporthalle

·         Modernisierung der Fabricius-Sporthalle Lindenstraße - Architektenleistungen Voruntersuchungen Ersatzbau Fabricius-Sporthalle

·         Deckensanierung/Heizungserneuerung Turnhalle Zur Verlach

·         Grundschule Kalstert - Dachdeckerarbeiten

·         Unterhaltungs- und Sanierungsarbeiten:

o        Proberaum e. V. Richard-Wagner-Straße: mehrere Sanierungsmaßnahmen

o        Rathaus: Malerarbeiten

·         allgemeine Gebäudeunterhaltung:

o        Architektenleistungen Gebäudeunterhaltung

o        Erneuerungen bzw. Sanierungen von Heizungs- und Toilettenanlagen, Fenstern, Dächern und Flachdächern, Rahmenverträge Dachdeckerarbeiten und Heizungs-/Sanitärarbeiten

o        Gebäudeunterhaltung aufgrund von Brandschutzauflagen

 

Tiefbau- bzw. Unterhaltungsmaßnahmen:

 

·         Straßenbau:

o        Kilvertzheide (Planung), Brucknerstraße, Bruchhauser Weg, In den Hesseln, Marktstr./Alter Markt - Polleranlage, Pungshausstr. (östl. Teil), Ohligser Straße – Zufahrt Qiagen

o        Umbau Gerresheimer Straße zum Kreisverkehr (Richard-Wagner-Str./Schalbruch)

o        Straßeninstandhaltung (auch Dünnschichtbeläge, Rissesanierung), Brückensanierungen, straßenbauliche Sanierung von Baumstandorten

 

·         Kanalbau:

o        Regenwasserkanäle: Am Kronengarten, Beethovenstr., Loewestraße, Verdistraße (§ 14), Auf der Hübben (§ 14)

o        Schmutzwasserkanalsanierung Sammler Nieden-/Hülsenstraße (Inliner und Schachtsanierungen)

o        Kanalreinigung, Kanaluntersuchungen, Kanalsanierung (in offener Bauweise und mit Inlinern), Schachtsanierungen

o        hydrologisches Gutachten Kanalsystem einschließlich Abflussmessungen

 

·         Grünflächen und sonstiges:

o        Sportplätze:

§         Weidenweg (Schlussrechnungen)

§         Kalstert - Modernisierung des Sportplatzes

o        Ausbau, Unterhaltung und Sanierung von Kinderspielplätzen, Sanierung von Schulhöfen

o        Beschaffung von Spielgeräten für Spielplätze und Schulen

o        Bepflanzungen neu ausgebauter Straßen und sanierter Baumstandorte

o        Umsetzung GOP (Maßnahme Westring/Gerresheimer Straße)

o        Pflege- und Unterhaltungsmaßnahmen

o        Grabeinfassungen

 

Begleitung der Verwaltung bei der Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements und der Kosten-/Leistungsrechnung

 

·         nochmalige stichprobenartige Überprüfung der Erfassung und Bewertungen der Kanäle in der Anlagenbuchhaltung

 

 

 

 

 

gez. Günter Scheib