Beschlussvorschlag:

Beschlussfassung wird anheim gestellt.

Günter Scheib

Erläuterungen und Begründungen:

Die Fraktion Bürgeraktion hat in der Sitzung des Rates vom 13.12.2006 den als Anlage beigefügten Antrag eingereicht mit dem der Bürgermeister beauftragt wird, die Notwendigkeit, die Anforderungen und die voraussichtlichen Kosten für ein Ratsinformationssystem zu prüfen. Hierzu ist folgendes auszuführen:

1.  Notwendigkeit eines Ratsinformationssystemes (RIS)

     Ein RIS soll die Verwaltung und die Mitglieder des Rates bei der Vorbereitung und Nachbereitung der Sitzungen des Rates und der Ausschüsse unterstützen. Es stellt insofern ein zusätzliches IT-gestütztes Informations- und Dokumentenmanagementsystem dar. Das RIS soll einen umfassenden Zugriff auf Vorlagen, Mitteilungen, Niederschriften und Beschlüsse aller Gremien bieten. Hierdurch können die politische Arbeit in den Gremien der Stadt transparenter dargestellt und die Arbeit der Mitglieder des Rates sowie der Verwaltung erleichtert sowie die Ergebnisse für nachfolgende Aktivitäten aufbereitet und archiviert werden. Darüber hinaus können Informationen und Ergebnisse über ein Internetportal als Bürgerinformation zur Verfügung gestellt werden.

Die Notwendigkeit eines solchen Systems muss im Verhältnis zu den entstehenden Kosten bewertet werden und bedarf einer politischen Entscheidung. Die Städte im Kreis Mettmann setzen bis auf Heiligenhaus und Hilden ein RIS ein.

2.  Anforderungen für ein RIS

     Die Verwaltung hat bereits mehrfach Markterkundungen für die Einführung eines RIS duchgeführt. Im letzten Verfahren wurden vier Anbieter gebeten, ihre Produkte im Rahmen einer Präsentation vorzustellen. An dieser Präsentation haben neben dem Team Bürgermeisterbüro der Leiter des Rechnungsprüfungsamtes, ein Vertreter des Sachgebietes IT und der Webmaster teilgenommen um von vorneherein sicherzustellen, dass technische und organisatorische Notwendigkeiten Berücksichtigung finden.

     Die vorgestellten Produkte unterscheiden sich lediglich in Details, während die grundsätzliche Konzeption übereinstimmt. Alle Anbieter gehen von einem insgesamt zu unterstützenden Geschäftsprozess „Sitzungsmanagement“ aus, bei dem das Rats- und Bürgerinformationssystem mit dem Zugriff auf Sitzungsvorlagen und Niederschriften lediglich einen Teilaspekt darstellt. Voraussetzung hierfür ist die durchgängige Erfassung und Bearbeitung aller im Zusammenhang mit dem Sitzungsdienst anfallenden Tätigkeiten:

Ø    dezentrale Vorlagenerstellung und –bearbeitung,

Ø    automatisierte Erstellung der Tagesordnungen,

Ø    Erstellung von Protokollen und Protokollauszügen,

Ø    integrierte Sitzungsgeldabrechnung einschließlich der Zahlungen von pauschalen Aufwandsentschädigungen,

Ø    Versand der Unterlagen sowohl in Papierform als auch elektronisch.

Sofern sämtliche vorgenannten Arbeitsschritte innerhalb eines solchen RIS-Produktes erfolgen, können die Informationen unter Berücksichtigung von Zugriffsrechten sozusagen „per Mausklick“ tagesaktuell für Recherchezwecke zur Verfügung gestellt werden.

Hinsichtlich der Nutzbarkeit für Recherchen und Beschaffung von Informationen ergaben sich keine wesentlichen Unterschiede. Die technischen Voraussetzungen für den Einsatz eines der genannten Produkte sind gegeben.

Bei einer Umfrage bei den kreisangehörigen Gemeinden über die Erfahrungen und die Zufriedenheit mit den jeweils eingesetzten Produkten erklärten die zuständigen Mitarbeiter bis auf die Städte Monheim am Rhein und Ratingen (die eine ältere Version von PV-Rat einsetzt) mit ihrem System durchweg zufrieden zu sein.

3.  Voraussichtliche Kosten für ein RIS

     Die vier bereits angesprochenen Firmen wurden im Rahmen ihrer Präsentation gebeten, ein unverbindliches Preisangebot abzugeben. Danach ist ungeachtet einer gegebenenfalls noch zu erfolgenden Ausschreibung mit folgenden Kosten zu rechnen:

-    Einmaliger Kauf/Lizenzgebühren        6.000,-- bis 9.500,-- Euro

-    Schulungen                                          4.000,-- bis 6.000,-- Euro

-    Erstellung von Dokumentvorlagen       500,-- bis 600,-- Euro

-    Wartung und Softwarepflege               130,-- bis 240,-- Euro/Monat

Alternativ bot ein Anbieter auch ein Leasingmodell für rd. 260,-- Euro /monatl. (Vollservice) an.

Da die Bürgermeister im Kreis Mettmann zur Erhöhung der Wirtschaftlichkeit vereinbart haben, bei der Einführung neuer IT-Verfahren vorrangig die Möglichkeit von Kooperationslösungen zu prüfen, ist bei einem konkreten Projektinteresse zunächst eine Prüfung der bereits eingesetzten Verfahren auf Verwendungsfähigkeit und mögliche Wirtschaftlichkeitsvorteile erforderlich.

Personelle Einsparmöglichkeiten haben sich bei den bereits RIS einsetzenden kreisangehörigen Städten nicht ergeben.

Zusammenfassend ist festzustellen, dass ein RIS zu einem vereinfachten Informationsaustausch über die Inhalte und Entscheidungen des Rates und der Ausschüsse der Stadt Hilden führt. Die gespeicherten Informationen können internet-gestützt den Mitgliedern des Rates und – soweit öffentlich – auch interessierten Bürgerinnen und Bürgern zur Verfügung gestellt werden. Sofern die erforderlichen Mittel bereitgestellt werden, schlägt die Verwaltung vor,

Ø      dass die Verwaltung zunächst ein konkretes Anforderungsprofil erstellt,

Ø      darauf basierend mit den kreisangehörigen Städten und dem Kreis Mettmann Kooperationsmöglichkeiten prüft,

Ø      entsprechende Angebote einholt und

Ø      vor Anschaffung eines bestimmten Produktes dieses dem Ältestenrat in einer Präsentation vorstellt.

Günter Scheib