Erläuterungen zum Antrag:

Aktuell herrscht reges Chaos in der Verwaltung bei der Zustellung der Ausschussunterlagen. Manche Gremienmitglieder, die einen Verzicht auf Papierunterlagen unterschrieben haben, bekommen trotz mehrfacher Aufforderung weiterhin die Ratsunterlagen per Post. Einige Gremienmitglieder, die nur die Tagesordnung in Papierform zugesendet haben wollten, bekommen nicht die Tagesordnung, aber dafür alle Tagesordnungspunkte in Papierform zugesendet. Dieser Zustand ist inakzeptabel und sollte schnellstmöglich geändert werden. Dafür muss es eine neue und endgültige Umfrage geben, wie die Gremienmitglieder ihre Unterlagen zugestellt haben möchten. Diese Umfrage soll keine hybride Möglichkeit der Zustellung mehr vorsehen. Ferner sollen Gremienmitglieder, die einen Zuschuss für ein Tablet oder über die Fraktion ein Tablet mit Stadtgeldern gestellt bekommen haben, keine Unterlagen mehr in Papierform zugestellt bekommen.

Nach unserer Ansicht hat der Stadtentwicklungsausschuss eine Sonderstellung, da hier die Ausschussmitglieder immer wieder mit DIN A3 oder anderen sonderformartigen Unterlagen arbeiten müssen. Häufig können diese Unterlagen auf den Tablets nicht ausreichend dargestellt werden.

Antragstext:

Die CDU Fraktion beantragt eine neue Befragung aller Gremienmitglieder für den Umgang mit den Ausschussunterlagen für die laufende Legislaturperiode 2020-2025. Außerdem sollen alle Ratsmitglieder, die auf Kosten der Verwaltung ein digitales Endgerät erhalten haben, keine papierhaften Unterlagen mehr zugestellt bekommen.

Ausgenommen von dieser Regelung sollen alle Ausschussvorsitzenden (für den jeweiligen Ausschuss), die Fraktionsvorsitzenden und die Fraktionsgeschäftsstellen sein. Des Weiteren sollen alle Mitglieder des Stadtentwicklungsausschusses bei Bedarf die Pläne wie z. B. Bebauungspläne, weiterhin in Papierform zugesendet bekommen.

Stellungnahme der Verwaltung:

Anlässlich der Beratung zum Thema „digitale Gremienarbeit“ in der Ratssitzung am 23.02.2022 erfolgte durch die Geschäftsstelle Rat am 30.03.2022 per E-Mail bereits eine Befragung aller Gremienmitglieder für den Umgang mit den Ausschussunterlagen für die laufende Legislaturperiode 2020-2025.

Zudem wurden die vorliegenden Angaben aller Mandatsträger zur Zustellung für Rats-/ und/oder Ausschusssitzungen geprüft und mit den Eintragungen in der Software „Session“, die für das Sitzungsmanagement genutzt wird, abgeglichen. Somit wird die korrekte Zustellung der Sitzungsunterlagen für die kommenden Sitzungen sichergestellt.

gez.

In Vertretung

Sönke Eichner

Erster Beigeordneter

Klimarelevanz:

Durch die Verringerung der Anzahl von Sitzungsunterlagen in Papierform sowie Zustellungen durch einen Boten reduziert sich der CO₂ Ausstoß.