Erläuterungen zum Antrag:

Kindertageseinrichtungen und Kindertagespflegepersonen verzeichnen hohe Ausfallzeiten aufgrund unterschiedlicher Problematiken und Schwierigkeiten, die damit nicht nur Quantität und Qualität der Kinderbetreuung beeinträchtigen, sondern auch schwerwiegende Auswirkungen auf die betroffenen Familien haben.

Die Träger sind nach dem KiBiz verpflichtet, für eine regelmäßige Betreuung und Förderung der Kinder zu sorgen. Nach schriftlicher Auskunft des Jugendamtes wird insbesondere keine Statistik über Ausfallzeiten geführt:

Ein sinnvolles Kennzahlensystem versetzt jedoch sowohl Verwaltung als auch politische Gremien in die Lage, die Situation in Kindertageseinrichtungen und Kindertagespflege rechtzeitig zu erkennen, die Datenlage unabhängig zu analysieren, geeignete Maßnahmen einzuleiten und die Eignung und den Erfolg der Maßnahmen zu kontrollieren und ggf. nachzubessern. Diese Daten sind das Fundament allen weiteren Handelns.

Erst durch die Einbeziehung aller Elternbeiräte im Stadtgebiet, die uns freundlicherweise ihre Ausfallzeiten für den entsprechenden Zeitraum zur Verfügung gestellt haben und die Auswertung dieser Datensätze, konnten wir aufzeigen, dass insbesondere Kindertagesstätten unter städtischer Trägerschaft unter erheblichen Ausfall- und Störzeiten zu leiden haben.

Die Belastung der Elternschaft, aber auch der Belegschaft ist enorm und an der Grenze der Zumutbarkeit angekommen, wie wir zahlreichen E-Mails entnehmen konnten.

Da sich Quantität und Qualität der Betreuung unweigerlich bedingen und das Thema des Personalmangels im Hildener Kita-Bereich bereits vor Corona eine außerordentliche und dominierende Rolle gespielt hat (siehe u.a. diverse politische Anträge zu dieser Thematik in den Jahren 2019, 2020, 2021 sowie den Inhalt des Familienbericht 2020) und sich der Bedarf in den nächsten Jahren zusätzlich deutlich erhöhen wird, sehen wir das Problem als äußerst dringlich an und bewerten ein Kennzahlensystem als pragmatischen Lösungsansatz, der die Problematik objektiviert und auf welchem aufgebaut werden kann.

Wir bitten den Jugendhilfeausschuss und den Rat der Stadt Hilden um entsprechende Beschlussfassung.

Mit freundlichem Gruß,

Michael Hirsch-Herda

(Vorsitzender des Jugendamtselternbeirat)

Antragstext:

Einführung eines Kennzahlensystems zur Steuerung von

Kindertageseinrichtungen und Kindertagespflege

Sehr geehrter Herr Dr. Pommer, sehr geehrter Herr Wannhoff, sehr geehrte Damen und Herren, der Jugendamtselternbeirat der Stadt Hilden stellt folgenden Antrag und bittet den Jugendhilfeausschuss, sowie ggf. weitere Beratungsgremien um folgende Beschlussfassung:

Der Jugendhilfeausschuss beauftragt die Verwaltung

1.                   mit der kurzfristigen Einführung eines Kennzahlensystems, dass Aufschluss über

die Qualität und Quantität der Kinderbetreuung in Hilden gibt. Die Kennzahlen

sollen mindestens Aufschluss über

a)       die Personalsituation / Stellenbesetzung als Soll/Ist Vergleich der jeweiligen Einrichtungen,

b)      den Krankenstand (Krankentage) der jeweiligen Einrichtungen

c)       den Grad der Fluktuation der Belegschaft in den jeweiligen Einrichtungen (Wechsel zu anderen Einrichtung, Arbeitsverhältnis beendet, dafür neu eingestellt) und

d)      die Anzahl von Störtagen nach Gruppen in den jeweiligen Einrichtungen geben.

Die Zahl der Störtage ist ebenfalls als Gesamtzahl pro Einrichtung anzugeben.

2.                   mit der regelmäßigen Auswertung der vorgenannten Kennzahlen zum Zwecke der Steuerung der Kinderbetreuung in Hilden;

3.                   mit der regelmäßigen Veröffentlichung der vorgenannten Kennzahlen mindestens zu den Terminen des JHA als regelmäßiger Tagesordnungspunkt.

Stellungnahme der Verwaltung:

Vorwort:

Die Träger von Kindertageseinrichtungen (§ 45 SGB VIII) sind verpflichtet, entsprechend den Vorgaben des Kinderbildungsgesetzes (KiBiz), Fachkraftstunden und Leitungsstunden tatsächlich vor Ort (und nicht per Vertrag) einzusetzen. Der Träger einer Einrichtung ist gemäß Betriebserlaubnis zu normierten Meldungen an das Landesjugendamt gemäß § 47 Abs. 1 SGB VIII verpflichtet, sofern eine gravierende Unterschreitung der Mindestbesetzung = personelle Unterbesetzung vorhanden ist. In der Regel folgt bei einer länger anhaltenden Unterschreitung eine Beratung durch das Landesjugendamt bzw. es erfolgt eine Nachfrage hinsichtlich der Maßnahmen, die der Träger ergriffen hat oder ergreifen sollte.

Mit Einführung der Refinanzierung für „Vertretungskräfte“ ab 08.2020 (ehemaliger Zweiter Wert im KiBiz, heute bezeichnet als sonstige Personalkraftstunden) und der vorgeschriebenen (anteiligen) Freistellung der Kita-Leitung, ist davon auszugehen, dass alle Träger nunmehr auch dieser Stunden besetzen. Dies war viele Jahre bei freien Träger nicht oder nur anteilig der Fall.

Die Stadt Hilden versucht als Träger bereits mindestens seit 10 Jahren, auch alle Vertretungsstunden zu besetzen und das ohne dass Auszubildende auf Fachkraftstunden angerechnet werden (dies wäre gemäß Personalverordnung NRW anteilig erlaubt) Zusätzlich sind für die städtischen Kitas seit Jahren bereits zwei Springerkräfte vorgesehen - demnach bereits ein Dritter Wert, der nicht ohne Weiteres über das KiBiz refinanziert wird. Aktuell können bis zu 10 Poolstellen besetzt werden, deren Einsatz in regelmäßigen Abständen auf Kostenneutralität geprüft wird. Zurzeit werden (Stand 01.04.2022), berechnet aus temporären Stundenreduzierungen und Elternzeiten, 8 Poolstellen belegt. Für städtische Kitas ist des Weiteren seit sehr vielen Jahren für die Leitungsfreistellung ab drei Gruppen realisiert, traditionell werden darüber hinaus auch alle berechneten Leitungsstunden besetzt und freigestellt. Auch diese Leitungsfreistellung war bis 08.2020 nicht in allen Kitas freier Träger entsprechend üblich/realisiert. Durch die Möglichkeit, die Springerstellen und die Poolstellen unbefristet auszuschreiben, setzt die Stadt Hilden als Träger von Kitas gute Maßstäbe. Weiterhin gibt es derzeit 11 Ausbildungsplätze für 7 städtischen Kitas.

Zum Antrag:

die vom JAEB benannten Rückmeldungen der Elternbeiräte der Kitas liegen der Verwaltung vor.

Von 28 Kindertageseinrichtungen haben eingetragen:

Als Störtage werden jene Tage bezeichnet, an denen der Regelbetrieb eingeschränkt war. Entweder mussten Gruppen früher geschlossen oder Notgruppen eingerichtet werden, in der Regel aufgrund von Personalmangel aufgrund von Erkrankungen. Das Gefälle zwischen städtischen und freien Kindertageseinrichtungen ist nicht nachvollziehbar, zumal es im angegebene Zeitraum durchaus LVR-Meldungen nach § 47 SGB VIII der Kitas freier Träger gab. Eine Nachfrage der Verwaltung bei den Kita-Leitungen freier Träger legt den Schluss nahe, dass andere Kitas durchaus mit Störtagen aufgrund von Personalausfällen zu kämpfen haben, teilweise auch in einem anderen Zeitrahmen (z.B. verstärkt im Februar/März).

Dass Kindertageseinrichtungen in städtischer Trägerschaft erhebliche Ausfall- und Störzeiten verzeichnen, kann die Verwaltung bestätigen. Verbunden mit dem wiederholten Hinweis, dass es sich vor allem um corona- und erkältungswellenbedingte Ausfälle handelt. In diesen Fällen wird der Meldungspflicht nach § 47 SGB VIII nachgekommen und Konsequenzen ergriffen, wenn Mindestwerte in der Stundenbelegung unterschritten werden. Zum Wohle des Kindes ist eine Kita ab einem kritischen Fachkraftstundenniveau zum Handeln verpflichtet.

Regelöffnung statt Schließung in Ausfall- oder Störzeiten trägt vor allem der Vereinbarkeit von Familie und Beruf Rechnung. Dem Bildungsauftrag nach KiBiz wird in diesen Fällen keine Einrichtung mehr gerecht: Fehlen Fachkräfte, werden Kinder eher reglementiert und eingeschränkt, als situativ unterstützt und gefördert.

Die vom JAEB eingeforderten „Kennzahlen“ sind tatsächlich in Gänze vor ca. 10 Jahren längerfristig ca. zwei Jahre lang anonym und für eine Beispiel-Kindertageseinrichtung für die Organisationsabteilung des Hauses erhoben worden, um die Besetzung des Vertretungswertes und eines Springers zu begründen. Hier insbesondere, weil der Personalbereich zum damaligen Zeitpunkt diese Auswertung nicht vornehmen konnte. Da der Aufwand in der Kindertageseinrichtung und in der Verwaltung jedoch enorm hoch war, wurden diese Aufzeichnungen eingestellt. Auch aktuell sind weder in der Verwaltung noch in den Kindertageseinrichtungen Personalressourcen vorhanden, um solche Kennzahlen regelmäßig aufzubereiten und hierüber Rechenschaft abzulegen. Zumal kontinuierlich daran gearbeitet wird, die Vakanzen zu beseitigen. Insofern muss die Stadt Hilden derzeit nicht davon überzeugt werden, vom Land refinanziertes Personal einzustellen. Bei der Besetzung von Stellen wird nicht der kurzfristige Personalausfall berücksichtigt, sondern die anhaltende Gesamtsituation im Stellenplan.

Es wird für die städtischen Kindertageseinrichtungen monatsscharf erhoben, wie die Personalsituation sich insgesamt darstellt. Dazu ist jeder Träger verpflichtet und hier ist die Stadtverwaltung jederzeit auskunftsfähig über vakante Stellen und die Fachkraftstundensituation in den Kindertageseinrichtungen. Kurzfristig für Krankheitsausfälle gibt es eine solche Statistik nicht, wohl aber werden Erkrankungen im Personalamt registriert und auch Langzeiterkrankungen ausdrücklich zur Kenntnis genommen.

Der städtische Träger hält kontinuierlich die unter a) und c) des Antrags geforderten Daten

für seine einzelnen Kitas nach:

-       Plan und Ist-Werte der Fachkraftstundenbelegung

-       Stellenplangebundene Vertragswerte und befristete Abweichungen hiervon. Insbesondere:

-       Elternzeiten & temporäre Stundenreduzierungen (hieraus errechnet sich der Poolstellenwert)

-       Langzeitvakanzen aufgrund von Krankheit

-       Informationen zu bevorstehenden bzw. andauernden personellen Veränderungen:

z.B. interne Einrichtungswechsel, bevorstehende Rente oder Kündigungsfristen, Beschäftigungsverbote, Dauer von Elternzeiten, befristete Stundenreduzierungen

-    Genehmigte BTHG Stunden und deren Bewilligungszeitraum

Somit wertet der Fachbereich jederzeit, seine aktuelle und perspektivische Personalsituation aus und kann diese je Monat steuern. Ausschreibungen für Neubesetzungen werden auf dieser Grundlage vorgenommen. Ebenso dienen die erhobenen Zahlen der gezielten Verteilung der Poolstellen nach Bedarf. Über kurzfristige „Störtage“ sind die städtischen Kindertageseinrichtungen jederzeit auskunftsfähig. Notwendige Maßnahmen werden in der Regel im Vorfeld zwischen Kindertageseinrichtungen und Träger kommuniziert, die Meldungen an den LVR werden der Verwaltung zur Kenntnis gereicht.

Eine ständige Überprüfung der notwenigen Personalkraftstunden vor Ort ist unabdingbare, (interne) Planungsgrundlage für die Verwaltung. Hierüber in regelmäßigen Abständen öffentlich in Form von „Kennzahlen“ Rechenschaft abzulegen, ist abgesehen von der Mehrarbeit nicht zielführend. Rechenschaft abgelegt wird bereits gegenüber dem Landesjugendamt: Dass Fachkraftstunden gemäß KIBIZ aufgebaut werden müssen, ist eine gesetzliche Vorgabe. Es wurde weiter oben bereits erläutert, dass diese Vorgabe mit der Besetzung der sonstigen Personalkraftstunden, Leitungsfreistellungen, etc. vom städtischen Träger großzügig ausgelegt wird. Das Nachhalten dieser Vorgaben ist ein „Geschäft der laufenden Verwaltung“ und somit kein Thema für den Jugendhilfeausschuss. Hier besteht durch Kitabedarfsplanung, als Teil der Jugendhilfeplanung, eine jährliche Bestands- Bedarfs- und Maßnahmenplanung.

Freie Träger können vom örtlichen Jugendhilfeträger nicht verpflichtet werden, Kennzahlen zu erheben und weiterzureichen. Alle Träger sind nach Ablauf des Kindergartenjahres im Wege eines vereinfachten Verwendungsnachweises verpflichtet, die eingesetzten Fachkraftstunden zu benennen. Sehr häufig konnte bis einschließlich Kindergartenjahr 2019/2020 nur (knapp) der erste Wert (Mindeststundenbesetzung) und nicht umfänglich die Besetzung der Leitungsstunden nachgewiesen werden bzw. es wurden Leitungsstunden eingesetzt, um den ersten Fachkraftwert zu erreichen. Da somit die Vertretungsstunden gar nicht besetzt sind, entbehrt es der allgemeinen Logik, dass es außerhalb der städtischen Kitas nicht zu Ausfall- und Störzeiten gekommen ist, die meldepflichtig gewesen wären. Z.B. besteht regelhaft ein höherer Urlaubsanspruch als Schließzeiten der Kita. Normal ist es auch, dass jede Kraft mindesten einen Tag eine Fortbildung besucht (1. Hilfekurs, Übungsleiterschein, sonstige Fortbildung, Nutzung des tariflichen Freistellungstages, usw.).

Gemäß Verwendungsnachweis 2019/2020 konnten in 15 Kindertageseinrichtungen die Leitungsfreistellungen nicht umfänglich erfolgen, davon in drei Kindertageseinrichtungen städtischer Trägerschaft. Insgesamt ergibt sich daraus immer ein hoher Qualitätsverlust, denn auch eine Verwaltung der Einrichtung, die Weiterentwicklung der Konzepte, Qualitätssicherung usw. muss weiterhin erfolgen - Stunden die am Kind fehlen. Ab 2020/2021 werden sich in diesen Fällen Rückzahlungen von Betriebskosten ergeben. Es ist zu befürchten, dass die Kindertageseinrichtungen finanziell unter Druck geraten werden.

Personalgewinnung:

Selbstverständlich ist es das Ziel der Fachverwaltung, die vom Land refinanzierten Fachkraftstunden zu besetzen und Gelder über den Verwendungsnachweis nicht zurückzuzahlen. Andererseits soll das Risiko, über den landesseitig refinanzierten Fachkraftstundenwert zu kommen, möglichst geringgehalten werden. Hier auskömmlich zu wirtschaften, ist ein Balanceakt und auch mit dem Vertrauen verbunden, dass der finanzielle Ausgleich am Ende eines Kita-Jahres gut gelingen wird. Aus diesem Grunde werden vom Personalamt zur Berechnung der Poolstellen (vgl. zweiter Nachtragsstellenplan 2020 WP 20-25 SV 10/001) lediglich längerfristige Stundenreduzierungen und aktuelle Elternzeiten berücksichtigt, nicht aber Langzeiterkrankungen und Beschäftigungsverbote.

Zur Entlastung der Kindertageseinrichtungen in städtischer Trägerschaft wurde im letzten Stellenplanantrag die Einrichtung eines „Alltagshilfe-Pools“ angeregt (das NRW-Landesprogramm sieht diese Unterstützung aktuell bis zum 31.07.2022 vor) sowie die Einrichtung einer „Springerstelle für Küchenkräfte“. Beide Anträge wurden jüngst genehmigt. Ebenso steht eine dringend benötigte Entlastung der Fachverwaltung für Kindertageseinrichtungen in Aussicht, die ihren Aufgaben in der Vergangenheit nur mit äußerster Kraftanstrengung nachkommen konnte. Dies schafft Ressourcen, um die Qualitätsentwicklung in den Kitas selbst besser zu unterstützen und für Entlastung der Leitungskräfte zu sorgen. Gelebte Qualität und eine gute Personalentwicklung sind zwei wesentliche Aspekte, die auf einem heiß umkämpften Fachkräftemarkt den Unterschied machen können. Hier geht es nicht nur um ein gelungenes „Onboarding“, sondern auch darum, gutes Personal zu halten. Es gibt in den städtischen Kindertageseinrichtungen erfreulicherweise derzeit kaum Fluktuationsbewegungen (= Kündigung), höchstens interne Wechselwünsche. Hinzu kommt, das regelmäßig im Frühjahr die Chancen recht gutstehen, neue Kräfte ab Sommer zu gewinnen. Ab Sommer ist die Personalgewinnung für jeden Träger eher schwierig, da alle Auszubildenden versorgt sind und keine neuen Kräfte auf dem Arbeitsmarkt zur Verfügung stehen. Stand 04.2022 ist die Verwaltung sehr zuversichtlich, ab Sommer alle Stellen in ihren Kitas gemäß Stellenplan besetzt zu haben.

Fazit:

Aus Sicht des Fachamtes sind die Umstände für eine Meldung gemäß § 47 SGB VIII oder einer Unterschreitung des Fachkraftwertes dem Träger und der Kindertageseinrichtung bekannt. Elternbeiräte haben jederzeit ein Informationsrecht gegenüber Leitung und Träger.

Meldungen nach § 47 SGB VIII sind, neben der Wahrnehmung der Aufsichtspflicht des örtlichen und überörtlichen Trägers, ein probates Mittel, um auf Landesebene nachweislich den Fachkräftemangel deutlich sichtbar zu machen. In den meisten Fällen hat dies aber nichts mit einer Misswirtschaft vor Ort oder des Trägers zu tun. Es ist gut und richtig, den Fachkraftschlüssel pro Kind zu erhöhen, wenn jedoch gleichzeitig diese Fachkräfte nicht zur Verfügung stehen und dies voraussichtlich noch mehrere Jahre nicht, sind diese Landesvorgaben (temporär) nicht umsetzbar.

Aus Sicht der Verwaltung löst ein „Kennzahlensystem“ in der vom Jugendamtselternbeirat geforderten Form (hier vor allem die Erhebung, Zusammenführung und Aufbereitung kurzfristiger Ausfälle) einen unvertretbaren Verwaltungsaufwand aus. Freie Träger können nicht dazu verpflichtet werden, Auskunft zu geben. Der Erkenntnisgewinn wäre relativ gering, da die Gründe für die vom Antragsteller bezeichneten Ausfall- und Störzeiten, die zudem nur eingeschränkt planbar sind, Einrichtung und Träger bekannt sind.

Ein bewährtes System ist für interne Planungen und Stellenbesetzungsverfahren bei der Verwaltung vorhanden. Es konzentriert sich auf strukturelle Veränderungen und (perspektivische) Abweichungen in den Plan- und Ist-Werten der Fachkraftstundenbesetzung. Die Umsetzung dieser gesetzlichen Vorgaben ist ein „Geschäft der laufenden Verwaltung“ und ist kein Thema für den Jugendhilfeausschuss. Hier gibt es mit der Kitabedarfsplanung eine jährliche Bestands-, Bedarfs- und Maßnahmenplanung.

gez.

Dr. Claus Pommer

Bürgermeister

Klimarelevanz:

Keine.

Finanzielle Auswirkungen