Betreff
Organisationsuntersuchung in der Stadt Hilden durch pwc
Vorlage
WP 20-25 SV 12/011
Aktenzeichen
I/12-mau
Art
Beschlussvorlage

Beschlussvorschlag:

 

Der Hauptausschuss beschließt aufgrund der Dringlichkeit und zur Sicherung der Aufgabenerfüllung vor der Präsentation des Organisationsgutachtens durch pwc die Freigabe der folgenden Stellen und eröffnet damit die Möglichkeit einer Besetzung:

 

2,94 VZÄ der EG 9a im SG Steuern und Abgaben

 

Erläuterungen und Begründungen:

 

Für die weitere Entwicklung der Verwaltung der Stadt Hilden wird unter Berücksichtigung des Fachkräftemangels, der demografischen Entwicklung und zur Begrenzung der Personalkosten eine gezielte und zukunftsorientierte Organisationsentwicklung immer wichtiger.

 

Die Verwaltung hat in den letzten Jahren kontinuierlich Maßnahmen zur Optimierung der Aufbau- und Ablauforganisation und zur Personalkostenkonsolidierung betrieben. Die in den Jahren 2016 bis 2018 durchgeführte Aufgabenkritik war aber nicht in allen Bereichen nachhaltig erfolgreich. Da weitergehende Prozessoptimierungen und eine laufende Aufgabenkritik aufgrund der sehr begrenzten Personalkapazitäten im Team Organisationsangelegenheiten nicht leistbar waren, wurde der Verwaltung im Rahmen der Haushaltsplanberatungen 2020 ein Budget von ca. 110.000 € im Produkt 011004 zur Verfügung gestellt.

 

Das Beratungsunternehmen pwc wurde sodann beauftragt eine Organisationsuntersuchung durchzuführen, die eine konkrete Grundlage zur Beurteilung der Angemessenheit der Personalausstattung insbesondere in der Kernverwaltung zulässt und Optimierungsmöglichkeiten in der derzeitigen Wahrnehmung der Aufgaben aufzeigt. Aufgrund des vorgegebenen Budgets konnten im Rahmen der Untersuchung nur einzelne Sachgebiete eingehend betrachtet werden.

 

Neben der Untersuchung der Sachgebiete/Bereiche

 

·         Haupt- und Personalamt:

a.    Zentrale Dienste (nur Stellenbemessung)

b.    Personalservice (nur Stellenbemessung)

·         Team Organisationsangelegenheiten

·         Ordnungsamt:

a.    Bürgerbüro

b.    Standesamt

·         Amt für Finanzwesen:

a.    Steuern/Abgaben (nur Stellenbemessung)

·         Amt für Jugend, Schule und Sport:

a.    Kindertageseinrichtung und Schulen - hier nur Verwaltung

·         Amt für Soziales, Wohnen und Integration:

a.    Asyl

 

erfolgte eine Analyse der aktuellen Stellenbemessung für die Gesamtverwaltung im Rahmen eines Benchmarkings, die Abweichungen von einer durchschnittlichen Stellenausstattung aufzeigt. Aus der Analyse des Benchmarkings lassen sich Aufgabenbereiche mit signifikanten Abweichungen identifizieren, die im weiteren Verlauf mithilfe verschiedener Instrumente zu überprüfen sind. Aufgrund der ebenfalls durch die pwc-Begleitung erfolgten Kompetenzförderung der MitarbeiterInnen des Teams Organisationsangelegenheiten kann und soll die Organisations-entwicklung so vorangetrieben werden. Auch übergreifende Themen wie Digitalisierungsbedarfe und das Thema „Führung und Leitung“ für die Gesamtverwaltung wurden behandelt. So wurden hier z.B. Aufgaben definiert und Kriterien zur Bemessung des dafür notwendigen Stellenbedarfs in den unterschiedlichen Ämtern/Sachgebieten entwickelt, die nun auf die jeweiligen Ämter/Sachgebiete übertragen werden müssen.

 

Bereits im Rahmen der Stellenplanveränderungen wurden die Ergebnisse der Personalbemessung eingebracht und am 14.12.2021 durch den Rat beschlossen, aber zunächst mit einer Besetzungssperre versehen, die jederzeit durch den Hauptausschuss aufgehoben werden kann.

 

Gerne informiert die Verwaltung konkret über den Ablauf, die Ergebnisse und Handlungsempfehlungen in der Sonder-Hauptausschusssitzung am 02.03.2022. Hier soll eine Präsentation durch die externe Beratungsfirma pwc erfolgen. So kann sichergestellt werden, dass genug Zeit für eine intensive Auseinandersetzung mit den Ergebnissen und etwaige Rückfragen vorhanden ist.

Zudem wird so unter Coronabedingungen darauf verzichtet, zwei Organisationsuntersuchungen in einem Hauptausschuss vorzustellen. Durch die Verschiebung in eine nächste Sitzung können beide Organisationsuntersuchungen der Reihenfolge nach intensiv behandelt und besprochen werden. Der gesamte Abschlussbericht ist den Fraktionen bereits übersandt worden.

 

Bevor die Ergebnisse ausführlich besprochen, diskutiert und erörtert werden, möchte die Verwaltung jedoch darauf hinweisen, dass sich die Situation im Sachgebiet 20.2 Steuern und Abgaben immer weiter zuspitzt.

 

Die Wiederbesetzung von Planstellen in der bislang eingeplanten Entgeltgruppe EG 7 hat sich in den letzten 2 Jahren schwierig gestaltet. Es erfolgten Stellenbesetzungen unterhalb der notwendigen fachlichen Voraussetzungen.

Die Ist-Kapazitäten bewegen sich aktuell bei rund 80 % der errechneten Soll-Kapazität aus der Stellenbemessung laut Gutachten. Mit einem internen Wechsel einer Mitarbeiterin sinkt die Ist-Kapazität ab Anfang Februar auf 73 %. Selbst diese Ist-Kapazität kann aktuell aber nur durch Aushilfs- und Vertretungskräfte erreicht werden, die ebenfalls nicht über eine ausreichende Qualifikation für den Arbeitsbereich verfügen. Die notwendige Einarbeitung/Ausbildung „on the job“ fordert alle eingesetzten Personen erheblich, so dass für die eigentliche Aufgabenerledigung tatsächlich deutlich weniger Kapazitäten verfügbar sind. Das Beschwerdeaufkommen ist enorm und erhöht das Arbeitsaufkommen.

 

Sowohl bei den Grundabgaben wie auch im Bereich der Schmutzwassergebühren sind umfangreiche Arbeitsrückstände aufzuarbeiten. Die Bürgerinnen und Bürger reagieren mit großem Unverständnis auf die eingeschränkten Kontaktmöglichkeiten und sehr langen Antwortzeiten. Die hohe Arbeitsbelastung und die teilweise emotional geführten Beschwerden der Bürgerinnen und Bürger führen zu Fehlzeiten der Mitarbeitenden.

 

Die aktuelle Situation ist weder für die Bürgerinnen und Bürger noch für die Mitarbeitenden vertretbar.

 

Alle Angaben zur Untersuchung von pwc im Sachgebiet Steuern und Abgaben finden sich im Abschlussbericht auf den Seiten 36-38 bzw. auf den Seiten 27-30 der Anlagen zum Abschlussbericht. Im Vergleich zum Stellenbestand 2021 ergab sich als vorläufiges Ergebnis ein Mehrbedarf von 2,7 VZÄ. Auf Basis der finalen Bemessung und deren Validierung durch die Orga zeigt sich allerdings insgesamt ein Mehrbedarf von 2,94 VZÄ. Sowohl bei dem Leitungsanteil (statt 0,47 nunmehr 0,67, demnach +0,2 VZÄ aufgrund des zukünftig größeren Personalbestands) als auch bei dem Aufgabenbereich Vergnügungssteuer (vorher 0,46 neu 0,5 ergibt +0,04 VZÄ - Berücksichtigung anderer Fallzahlen) waren Korrekturen der Soll-VZÄ erforderlich.

 

Die Verwaltung schlägt daher vor, zur Sicherung der Aufgabenerfüllung im Sachgebiet und damit auch der städtischen Finanzen, die Stellen im Sachgebiet Steuern und Abgaben (2,94 VZÄ) bereits vor der Präsentation der Ergebnisse im Hauptausschuss am 02.03.2022 von der Besetzungssperre zu befreien.

 

Gez.

Dr. Claus Pommer

Bürgermeister


Organisatorische Auswirkungen

 

Im Stellenplan enthalten:

ja

2022

 

Planstelle(n): 2,94 VZÄ im Sachgebiet 20.2

 

 

 

Vermerk Orga

Die Stellen sind aktuell mit einer Besetzungssperre versehen, die bei Annahme des Beschlussvorschlags aufgehoben wird.

 

Gez.

Maurer