Erläuterungen zum Antrag:

Aus dem Bericht, den die neue Archivarin Frau Bertulies dem Ausschuss für Kultur und Heimatpflege zur Kenntnis vorgelegt hat, geht hervor, dass die Ausstattung nicht mehr den Anforderungen entspricht.

Die Archivierung, vor allem der neuen Medien und E-Mails, ist mit dem alten Softwareprogramm nicht möglich. Hier besteht eindeutig Handlungsbedarf.

Der Scanner im Archiv ist 20 Jahre alt und sollte durch ein, für die Archivarbeit geeignetes Gerät, ersetzt werden. Auch hierfür sollte geprüft werden, ob dies bezuschusst werden könnte.

Antragstext:

Die Stadtverwaltung soll ermitteln, welche Förderungen beantragt werden können, um die Hard- und Software, die zur Digitalisierung im Stadtarchiv benötigt wird, neu anzuschaffen.

Stellungnahme der Verwaltung:

Inzwischen konnte die Anschaffung eines geeigneten Archivscanners beauftragt werden. Das Gerät wurde im Oktober erwartet. Eines der ersten Projekte wird die Digitalisierung, Erschließung und fachgerechte Lagerung des Kartenbestands des Stadtarchivs sein.

Auch die Anschaffung der Erschließungssoftware ActaPro wurde im September beauftragt. Zuerst sollen die bereits vorhandenen Erschließungsinformationen aus der alten Software und den anderen digitalen und analogen Findmitteln in ActaPro übertragen werden. Dann müssen die Rückstände der Erschließung (geschätzt auf 85-95%) in den nächsten Jahren aufgeholt werden.

Um die erforderlichen Arbeiten im Stadtarchiv durchzuführen und die Rückstände aufzuholen, ist neben der technischen auch eine ausreichende personelle Ausstattung notwendig. Die zusätzliche Arbeitskraft von Praktikanten, Ehrenamtlern und Hilfskräften ist dafür nicht ausreichend, da zur Durchführung vieler Arbeiten auch eine fachliche Kompetenz vorhanden sein muss.

Ein weiterer Bereich der Digitalisierung, der auf die Stadtverwaltung und das Archiv zukommt, ist die Digitale Langzeitarchivierung. Diese ist in erster Linie für Archivgut gedacht, dass digital entstanden ist („born digitals“), wie z.B. Emails, ersetzend gescannte Dokumente (z.B. Rechnungslegung, Buchhaltung), Schriftgut aus kommunalen Fachverfahren (DMS, Session, Geoservice, Webseite), digitale Fotos oder andere „neue Medien“ wie Webseiten oder Facebook-Seiten. Dieses Archivgut soll aus rechtlichen Gründen aus den Daten produzierenden Programmen herausgelöst und damit auch dem direkten Zugriff durch die Sachbearbeiter entzogen werden. Damit gelten dieselben rechtlichen Bedingungen für analoges wie für digitales Archivgut. Eine Speicherung dieser Daten z.B. auf gesicherten Laufwerken o.ä. ist nicht zu empfehlen, da so zwar die Daten vorgehalten werden, eine Lesbarkeit dieser Daten so für die nächsten Jahrzehnte nicht gewährleistet werden kann.

Notwendig ist daher, die Anschaffung eines Digitalen Langzeitarchivsystems. Die Anschaffung einer solchen Software muss aktuell im Zuge der Einführung von enaio mitgeplant, kann aber noch nicht umgesetzt werden. Die Einführung eines solchen Systems kann erst erfolgen, wenn die Stadtverwaltung einen Aktenplan und enaio produktiv eingeführt hat.

Fördermöglichkeiten:

Es gibt keine Fördermöglichkeiten, die es dem Stadtarchiv ermöglichen, ein digitales Langzeitarchivsystem anzuschaffen. Eine solche Software verursacht jährliche Kosten, so dass eine einmalige Förderung keinen nachhaltigen Nutzen bringen würde.

Derzeit sind zwei Förderlinien bekannt, die die Digitalisierung im Fokus haben:

1.    WissensWandel BKM

Die Förderlinie WissensWandel des BKM fördert den Ausbau von digitalen Medien- und Vermittlungsangeboten sowie die Digitalisierung und Aufbereitung von (Archiv-)Beständen. Ein Antrag zur Förderung einer Hilfskraft zur Durchführung bestandserhaltender Maßnahmen wurde im September 2021 gestellt. Vorerst ist es nicht möglich, hier einen weiteren Antrag zu stellen. Die einzige weitere Maßnahme des Stadtarchivs, die den Fördergrundsätzen der Linie entsprechen würde, wäre die Digitalisierung von Archivgut durch einen externen Dienstleister.

2.    DFG „Digitalisierung und Erschließung“

Das Programm fördert die Digitalisierung und Erschließung forschungsrelevanter Sammlungen. Auch hier könnte das Stadtarchiv einen Antrag auf Digitalisierung von Archivbeständen entweder durch eine projektbezogene Hilfskraft oder durch einen externen Dienstleister stellen. Der zu stellende Eigenanteil bei dieser Förderlinie beträgt 1/3.

gez.

in Vertretung

Sönke Eichner

1. Beigeordneter

Klimarelevanz:

keine