Beschlussvorschlag:

 

Der Rat der Stadt Hilden nimmt die Einrichtung einer Stabsstelle mit 2 Planstellen der Entgeltgruppe A 13/EG 13 für die Digitalisierung/strategische Organisationsentwicklung zur Kenntnis, die der Bürgermeisterin direkt unterstellt wird. Der Stellenplan der Stadt Hilden wird im Wege eines Nachtragsstellenplans um die beiden Planstellen erweitert. Gleichzeitig zieht der Rat gemäß § 1 Abs. 2 der Zuständigkeitsordnung des Rates der Stadt Hilden in diesem Fall die Vorberatungskompetenz des Personalausschusses an sich.

 

Das Personalkostenbudget wird ab dem Jahr 2022 erhöht. Die Verwaltung wird beauftragt, innerhalb des Personalkostenbudgets 2020 / 2021 die Finanzierung der beiden Planstellen sicherzustellen.

 

Erläuterungen und Begründungen:

 

Um den kontinuierlich steigenden gesellschaftlichen und rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden, ist eine umfassende Modernisierung der Verwaltung erforderlich. Hierzu hat es in den letzten Jahren viele Ansätze gegeben, die in ihrer Gesamtkraft jedoch noch nicht ausreichend sind.

 

Der Prüfungsbericht des Beratungs- und Prüfungsamtes vom 10.08.2020 zum Jahresabschluss 2019 weist deutlich auf Schwachstellen im Kontroll- und Steuerungssystem hin. So wird festgestellt, dass es kein langfristiges strategisches Zielprogramm gibt, an dem sich das Verwaltungshandeln orientiert. Die Einführung eines nachhaltigen, vorausschauenden und risikopräventiven Personalmanagements sowie die Ein- und Durchführung eines dauerhaften antizipativen Aufbauorganisations- und Ablauforganisationsmanagements und -controllings scheitere an der mangelhaften Personalausstattung der Bereiche. Die bislang getroffenen Maßnahmen seien nicht ausreichend.

 

Darüber hinaus sieht die Verwaltung es als unabdingbar an, verschiedene Controlling-Instrumente einzuführen, die einerseits der Steuerung dienen, anderseits dem Rat und den Ausschüssen einen transparenten Einblick in die Verwaltungsarbeit ermöglichen sollen.

 

Die bisherigen Versuche, die stark operativ gesteuerte Organisationsarbeit hin zu einer strategisch/konzeptionell ausgerichteten zu entwickeln, müssen durch gebündelte Ressourcen stärker ausgebaut werden, um den gewünschten Erfolg zu zeigen und sich nicht weiterhin auf diverse einzelne Ansätze zu beschränken. Die bereits in Angriff genommenen Einzelthemen der Verwaltungsmodernisierung wie z.B. die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems, die Einführung prozessorientierten Arbeitens, der Aufbau eines systematischen Personalentwicklungssystems, die Reorganisation des Rechnungswesens, die Einführung diverser Controlling-Systeme müssen in Einklang mit einer einheitlichen Strategie weitergeführt und gestärkt werden.

 

Die notwendigen Fachkompetenzen im Kontext der Digitalisierung der Verwaltung und der Prozessoptimierung sind bisher nicht in ausreichendem Maße vorhanden und müssen dringend aufgebaut / hinzugewonnen werden Die Aufbau- und die Ablauforganisation sind entsprechend kontinuierlich anzupassen, um als Fundament eine leistungsfähige Verwaltung zu ermöglichen. Als wichtig wird erachtet, dass die strategischen Positionen von einem übergeordneten Blickwinkel aus entwickelt werden. Es macht insofern Sinn, diese Aufgabe organisatorisch direkt bei der Bürgermeisterin anzusiedeln. Viele einzelne konzeptionelle Ansätze, die aus Fachamtssicht sinnvoll entwickelt wurden und werden, können dadurch in Einklang gebracht und auf eine einheitliche Strategie ausgerichtet werden.  Auch die Festlegung von Prioritäten bzgl. der vielfältigen Aktivitäten ist nur aus übergeordneter Sicht möglich.

 

Sinnvoll ist die Einrichtung einer Stabsstelle, mit dem Schwerpunkt Digitalisierung und Strategische Organisationsentwicklung. Mittelfristig soll die Arbeit, die durch die Stabsstelle eine deutlich gestärkte Steuerungswirkung entfalten kann, zu einer Verschlankung der Verwaltung führen, indem durch konsequent prozessorientiertes Arbeiten unter Ausschöpfung aller digitalen Technologien sukzessive die Aufbauorganisation auf ein angemessenes Maß angepasst wird.

 

Die Verwaltung schlägt vor, eine Stabsstelle bestehend aus zwei Planstellen einzurichten:

 

a)    1 Planstelle Digitalisierung

Aufgabe: Steuerung der digitalen Transformation der Verwaltung, dazu gehört: die Einführung digitaler Technologien, die das Verwaltungshandeln bürgerfreundlicher, effektiver und wirtschaftlicher machen, Digitalisierungsvorhaben und -projekte der Fachämter zu bündeln und an einer einheitlichen Strategie auszurichten, den digitalen Zugang zur Verwaltung für die Bürger/innen weiter auszubauen und damit auch die gesetzlichen Vorgaben (Online-Zugangsgesetz) einzuhalten, die Entwicklung einer Smart-Gouvernement-Strategie

 

b)    1 Planstelle Strategische Organisationsentwicklung

Aufgabe: Entwicklung eines internen Kontrollsystems für das Verwaltungshandeln, Erarbeitung von Strategien für die Kernthemen „Kommunikation, Entscheidungs- und Beteiligungsprozesse in der Verwaltung“, Durchführung von Aufgaben- und Zweckkritikverfahren, Etablierung eines Systems für eine bedarfsgerechte Personalbemessung, Ableitung von Konzepten, Integration konzeptioneller Ansätze der Fachämter, Anbindung der strategischen Ziele an die Finanzplanung, Festlegung einer geeigneten am demografischen Wandel als auch an den veränderten gesellschaftlichen Anforderungen orientierten Aufbauorganisation, Einführung einer transparenten Ablauforganisation, Unterstützung der Fachämter in der Einführung von Controlling-Instrumenten.

Um die Einrichtung dieser beiden Planstellen kurzfristig zu ermöglichen und diese ausschreiben und besetzen zu können, ist der Beschluss eines Nachtragsstellenplans 2020 durch den Rat der Stadt Hilden gemäß § 41 Abs. 1 Buchst. h) GO NRW erforderlich. Dies soll mit dieser Sitzungsvorlage geschehen. Gleichzeitig macht der Rat von seinem Recht nach § 1 Abs. 2 der Zuständigkeitsordnung des Rates der Stadt Hilden Gebrauch, in diesem Fall die Vorberatungskompetenz des Personalausschusses an sich zu ziehen.

 

Gez. Birgit Alkenings

Bürgermeisterin

 

Finanzielle Auswirkungen  

 

Produktnummer / -bezeichnung		verschiedene
Investitions-Nr./ -bezeichnung:
Pflichtaufgabe oder freiwillige Leistung/Maßnahme		Pflicht- aufgabe	(hier ankreuzen)		freiwillige Leistung	x (hier ankreuzen)
Folgende Mittel sind im Ergebnis- / Finanzplan veranschlagt: (Ertrag und Aufwand im Ergebnishaushalt / Einzahlungen und Auszahlungen bei Investitionen)
Haushaltsjahr	Kostenträger/ Investitions-Nr.		Zeile Ergebnishaushalt	Bezeichnung		Betrag €
2020			11	Personalaufwendungen		50.845.444
2021			11	Personalaufwendungen		52.493.879
Aus der Sitzungsvorlage ergeben sich folgende neue Ansätze: (Ertrag und Aufwand im Ergebnishaushalt / Einzahlungen und Auszahlungen bei Investitionen)
Haushaltsjahr	Kostenträger/ Investitions-Nr.		Konto	Bezeichnung		Betrag €
Bei über-/außerplanmäßigem Aufwand oder investiver Auszahlung ist die Deckung  gewährleistet durch:
Haushaltsjahr	Kostenträger/ Investitions-Nr.		Konto	Bezeichnung		Betrag €
Stehen Mittel aus entsprechenden Programmen des Landes, Bundes oder der EU zur Verfügung? (ja/nein)				ja   (hier ankreuzen)		nein   (hier ankreuzen)
Freiwillige wiederkehrende Maßnahmen sind auf drei Jahre befristet. Die Befristung endet am: (Monat/Jahr)
Wurde die Zuschussgewährung Dritter durch den Antragsteller geprüft – siehe SV?				ja   (hier ankreuzen)		nein   (hier ankreuzen)
Finanzierung/Vermerk Kämmerer   Gesehen Franke

 

Personelle Auswirkungen

 

Im Stellenplan enthalten:		nein
Planstelle(n): Einrichtung von 2 Planstellen A13/EG13 mit dem Nachtragsstellenplan 2020
Vermerk Personaldezernent   Gez. Danscheidt