Beschlussvorschlag:
Der Personalausschuss nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Weiterentwicklung des Personalmanagements bei der Stadt Hilden zur Kenntnis.
Erläuterungen und Begründungen:
Ausgangslage/Gründe für eine Fortschreibung
des Personalmanagementkonzepts:
Die Stadtverwaltung
Hilden verfügt seit 2001 über ein Personalmanagementkonzept, das Regelungen zur
Personalentwicklung und zur Personalkonsolidierung in der Stadtverwaltung
beinhaltet. Dieses Konzept wurde zwischenzeitlich fortgeschrieben und bildet nach
wie vor die wesentliche Grundlage der Personalwirtschaft in der
Stadtverwaltung.
Die demografische
Entwicklung in der gesamten Bundesrepublik Deutschland führt dazu, dass der
Fachkräftemangel in den einzelnen Branchen deutlich zunimmt. Dies betrifft auch
und besonders die öffentlichen Arbeitgeber, weil durch die starren Vorgaben des
Tarif- und Besoldungsrechts ohnehin Attraktivitätsnachteile gegenüber der
Privatwirtschaft bestehen. Deshalb ist eine Weiterentwicklung des
Personalmanagements in der Stadtverwaltung Hilden erforderlich, um die
Verwaltung für die kommenden Jahre demografiefest und zukunftssicher gestalten
zu können.
In den kommenden
sechs Jahren bis 2022 werden altersbedingt rd. 10,4 % der insgesamt 670
Vollzeitstellen in der Verwaltung frei werden, weil die Mitarbeiterinnen und
Mitarbeiter aus dem Dienst ausscheiden. Hinzu kommt noch die übliche
Fluktuation, die den Personalbedarf zusätzlich erhöht.
Die Stadtverwaltung
Hilden ist zwar bereits seit Jahren bemüht, durch eine zukunftsorientierte
Personalentwicklung, z.B. durch gezielte Aus- und Fortbildungsangebote, Führungskräftenach-wuchsentwicklung,
flexible Arbeitszeitmodelle, Tele-Heimarbeit, Orientierungsgespräche zur persönlichen
Weiterentwicklung sowie durch strukturierte Stellenbesetzungsverfahren als modernes
und attraktives Dienstleistungsunternehmen zu agieren. Die seit einiger Zeit
zunehmenden Probleme, frei werdende Stellen qualitativ hochwertig wieder zu
besetzen zeigen aber deutlich auf, dass hier Handlungsbedarf besteht. Es wird
immer schwieriger, geeignetes Personal zu finden und an die Stadtverwaltung zu
binden, weil die geburtenschwachen Jahrgänge auf dem Arbeitsmarkt heiß umkämpft
sind. Dies beginnt bereits bei der Besetzung von Ausbildungsplätzen mit gut
geeigneten Bewerberinnen und Bewerbern.
Um die
Stadtverwaltung Hilden auf die in den kommenden Jahren sich noch verschärfende
Situation vorzubereiten, sollen bereits jetzt Strategien entwickelt werden, die
städtischen Aufgaben künftig mit weniger Personal wahrnehmen zu können. Dabei
geht es um Prozessoptimierungen zur Effizienz- und Effektivitätssteigerung,
aber auch um die Frage, welche Aufgaben künftig mit geringerem Aufwand oder gar
nicht mehr wahrgenommen werden sollen. Ziel dieses als Projekt angelegten
Prozesses soll es sein, innerhalb der nächsten 6 Jahre bis 2022 durch
Prozessoptimierungen, Aufgabenabbau und die Reduzierung der Intensität der
Aufgabenwahrnehmung auf die Wiederbesetzung der Hälfte der frei werdenden
Stellen, also 5 % des derzeitigen Stellenbestandes, verzichten zu können. Dieser
Entwicklungsprozess soll in allen Fachämtern der Verwaltung auf der Grundlage
von Vorschlägen der Ämter vollzogen werden. Soweit in einzelnen Aufgabenbereichen,
z.B. Feuerwehr, Kindertagesstätten oder dem Bereich Kindswohlgefährdung im
Sozialen Dienst, Personalreduzierungen aufgrund vorgegebener Personalschlüssel
nicht möglich sind, sollte ein anderweitiger Ausgleich, z.B. innerhalb des
Dezernates, vorgesehen werden.
Eine weitere
Aufgabenstellung ergibt sich durch die Frage, ob die Rahmenbedingungen bei der
Stadtverwaltung Hilden als moderne, zukunftsorientierte Arbeitgeberin
weiterentwickelt werden müssen. Dabei ist Familienfreundlichkeit ein
entscheidender Erfolgsfaktor, um das Potenzial der bereits in der Verwaltung
Beschäftigten zu aktivieren und zu binden sowie neue qualifizierte Fachkräfte
zu gewinnen und zu halten. Auch ein aktives und zielgruppenorientiertes Personalmarketing
bildet einen wichtigen Baustein, um ein positives Bild als attraktive
Arbeitgeberin zu vermitteln.
Aktueller Sachstand:
Zur Erstellung eines
Projektkonzeptes und zur Umsetzung des Projektes gemeinsam mit den Fachämtern
wurde eine Projektgruppe gebildet, die neben dem Personaldezernenten aus der
Leiterin des Haupt- und Personalamtes, jeweils einem/r Vertreter/in der Dezernate
II, III, IV, des Sachgebietes Organisation, des Personalrates und des
Beratungs- und Prüfungsamtes sowie der Gleichstellungsbeauftragten besteht.
Alle Fachämter
wurden zunächst gebeten, Vorschläge zur Prozessoptimierung, zur Reduzierung der
Intensität der Aufgabenwahrnehmung oder zum Verzicht auf Aufgaben einzureichen,
und zwar im Umfang von mindestens 5 % der im jeweiligen Amt beschäftigten
Mitarbeiter. Die Vorschläge müssen innerhalb eines Zeitraumes bis Ende 2022
realisierbar sein.
Die ersten
Vorschläge der Ämter wurden bereits in der Projektgruppe diskutiert und anschließend
unverändert oder in modifizierter Form dem Verwaltungsvorstand zur
abschließenden Entscheidung vorgelegt. Der Umfang der bisher beschlossenen
Reduzierung von Stellenanteilen in drei Ämtern sowie einem Team beträgt 4,1
Vollzeitstellen und kann entweder sofort oder aber durch Anbringung eines
kw-Vermerkes umgesetzt werden. Die stellenplanmäßige Umsetzung soll insgesamt
für alle Veränderungen mit dem Stellenplan 2018 erfolgen. Soweit die Vorschläge
in von politischen Gremien getroffene Regelungen eingreifen, werden diese
selbstverständlich vorher beteiligt.
Daneben hat sich die
Projektgruppe insbesondere mit den für Mitarbeiter/innen der Stadtverwaltung
geltenden Regelungen zu folgenden Themen beschäftigt:
Vereinbarkeit von
Familie und Beruf (Teilzeitarbeit, Tele/Heimarbeit)
Personalentwicklung
(Auswahl, Ausbildung, Qualifizierung, Führungskräfteentwicklung)
Jährliche
Orientierungsgespräche
Anreizsysteme (Leistungsentgelt,
Prämien für Verbesserungsvorschläge)
Gesundheitsförderung.
Zurzeit wird die
Notwendigkeit der Anpassung der Regelungen zur Tele/Heimarbeit und zu flexiblen
Arbeitszeiten diskutiert. Die Projektgruppe wird hierzu Vorschläge für den
Verwaltungsvorstand erarbeiten.
Im Anschluss werden
weitere für die Personalentwicklung und die Optimierung der Rahmenbedingungen
für die Mitarbeiter/innen wichtige Regelungen sowie Möglichkeiten der
Verbesserung der Außendarstellung der Stadtverwaltung diskutiert werden, um so
nicht nur die Bindung der Beschäftigten an die Verwaltung zu verstärken,
sondern auch die Attraktivität der Stadt Hilden als Arbeitgeberin im Vergleich
mit anderen (öffentlichen) Arbeitgebern zu steigern.
Gez. Birgit
Alkenings
Bürgermeisterin