Sitzung: 25.11.2020 Hauptausschuss
Beschluss: einstimmig beschlossen
Abstimmung: Ja: 17, Enthaltungen: 1
Vorlage: WP 20-25 SV 41/008
Beschlussvorschlag:
Der Rat der Stadt
Hilden beschließt nach Vorberatung im Ausschuss Kultur und Heimatpflege und im
Hauptausschuss die Änderung der Benutzungsordnung einschließlich einer
Entgeltordnung
Benutzungsordnung für das
Stadtarchiv Hilden vom 09.12.2020
Aufgrund
§10 Abs. 4 des Gesetzes über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivgutes
im Lande Nordrhein-Westfalen hat der Rat der Stadt Hilden in seiner Sitzung vom
09.12.2020 diese Benutzungsordnung beschlossen:
§ 1 Benutzungsrecht
Jeder
hat nach Maßgabe dieser Benutzungsordnung das Recht, Archivgut auf Antrag zu
nutzen, soweit aufgrund anderer Rechtsvorschriften, insbesondere des Gesetzes
über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im Lande
Nordrhein-Westfalen (ArchivG NRW) nichts Anderes bestimmt.
§ 2 Benutzungsarten
(1)
Die Benutzung erfolgt durch
a) persönliche Einsichtnahme in das
Original im Stadtarchiv Hilden,
b) persönliche Einsichtnahme in eine
Reproduktion im Stadtarchiv Hilden,
d) Anfragen in Schrift- oder in Textform
(z. B. per E-Mail),
e) Anforderung von Reproduktionen,
f) Ausleihe von Archivgut zu
Ausstellungszwecken.
(2)
Über die Frage, ob die Benutzung durch Einsichtnahme in das Original oder in
eine Reproduktion erfolgt, entscheidet das Stadtarchiv Hilden.
§ 3 Benutzungsantrag
(1)
Der Nutzer hat einen Antrag auf Benutzung zu stellen. Der Antrag auf Benutzung
ist in Schrift- oder Textform (z. B. per E-Mail) * beim Stadtarchiv Hilden zu
stellen.
(2)
Dabei sind Angaben zur Person und der Gegenstand (Thema) der Nachforschungen
möglichst genau anzugeben. Auf Verlangen hat der Benutzer / die Benutzerin sich
auszuweisen.
(3)
Für jeden Gegenstand der Nachforschungen (Abs. 1) ist ein gesonderter
schriftlicher Antrag zu stellen.
§ 4 Benutzung, Schutzfristen
(1)
Die Benutzung des Archivguts richtet sich nach §§ 6, 7 ArchivG (s. Anhang),
soweit nicht nachstehend Abweichendes geregelt wird.
(2)
Für die Nutzung von Verschlusssachen ist die Genehmigung der
Bürgermeisterin/des Bürgermeisters einzuholen.
(2)
Die Benutzung kann über die in § 6 ArchivG genannten Gründe hinaus versagt
werden, wenn
a)
die Benutzerin / der Benutzer bei früheren Benutzungen die festgelegten
Benutzungsvereinbarungen nicht eingehalten hat oder
b)
Vereinbarungen mit Dritten (z.B. den Eigentümern des Archivgutes) der Benutzung
entgegenstehen.
(3)
Die Entscheidungen im Sinne von § 6 Abs. 2 Nr. 5 und § 6 Abs. 3 Satz 2 ArchivG
NRW trifft die Leitung des Stadtarchivs Hilden.
(4)
Die Nutzung ist zulässig nach Ablauf der Schutzfristen gemäß §§ 10, 7 ArchivG
NRW. Über einen Antrag auf Schutzfristverkürzung nach §§ 10, 7 Abs. 6 ArchivG
NRW entscheidet die Leitung des Stadtarchivs Hilden. Anträge sind mit genauer
Bezeichnung des Themas der Arbeit, detaillierter Angabe des in Frage kommenden
Archivguts und ausführlicher Begründung an das Stadtarchiv Hilden zu richten.
Von Studierenden ist eine Empfehlung der Hochschule vorzulegen. Von anderen
Personen können Empfehlungen angefordert werden, die geeignet sind, den Antrag
zu begründen.
(5)
Die Erlaubnis zur Benutzung kann widerrufen werden, insbesondere wenn
a) die Angaben im Benutzungsantrag nicht
oder nicht mehr zutreffen,
b) nachträglich Gründe bekannt werden, die
zur Versagung der Benutzung geführt hätten,
c) gegen diese Benutzungsordnung oder
ergänzende Bestimmungen verstoßen wird,
d) Benutzungsbedingungen oder -auflagen
nicht eingehalten werden,
e) Urheber- oder Persönlichkeitsrechte
oder andere schutzwürdige Belange Dritter nicht
beachtet werden.
§ 5 Ort und
Zeit der Benutzung
(1)
Das Archivgut, die Findmittel sowie die Bestände der Dienstbibliothek können
nur während der Öffnungszeiten und nur im Benutzerraum des Stadtarchivs Hilden
eingesehen werden.
(2)
Die Öffnungszeiten werden bekanntgegeben.
§ 6 Gepäck und
Garderobe
(1)
In den Benutzerraum dürfen Garderobe und Schirme, Taschen und größeres Gepäck
oder andere Behältnisse nicht mitgenommen werden. Sie sind vor Betreten des
Benutzerraumes an der Garderobe abzulegen.
§ 7 Arbeit im
Benutzerraum
(1)
Der Benutzer hat sich im Benutzerraum so zu verhalten, dass kein anderer
behindert oder belästigt wird.
(2)
Die Bestellung von Archivgut erfolgt auf den in dem Benutzerraum dafür
bereitliegenden Bestellzetteln. Dabei ist auf die vollständige Angabe der
Signatur zu achten.
(3)
Mit Rücksicht auf den Dienstbetrieb, die vorhandenen Raumverhältnisse und
andere Benutzer kann nur eine beschränkte Anzahl von Archivalien und Büchern
gleichzeitig an den Benutzer ausgegeben werden.
(4)
Essen, Trinken und Rauchen sowie störende Unterhaltung und andere geräuschvolle
Aktivitäten sind im Benutzerraum untersagt.
§ 8 Beratung
Die
Benutzer werden archivfachlich beraten, auf weitergehende Hilfen, z. B. beim
Lesen älterer Texte, besteht kein Anspruch.
§ 9 Schriftliche Auskünfte
(1)
Die schriftlichen Auskünfte des Stadtarchivs Hilden beschränken sich auf
Hinweise über Art, Umfang, Zustand und Benutzbarkeit des benötigten Archivguts.
(2)
Auskünfte, die über die in Abs. 1 genannten Inhalte hinausgehen, können nur
erteilt werden, wenn der reguläre Dienstbetrieb dadurch nicht beeinträchtigt
wird. Ein Anspruch auf solche Auskünfte besteht nicht. Dies gilt auch für
wiederholte Anfragen innerhalb kurzer Zeiträume.
(3)
Schriftliche Auskünfte an Behörden im Geltungsbereich des Grundgesetzes werden
im Rahmen der Amtshilfe erteilt.
§ 10 Reproduktionen
(1)
Reproduktionen vom Original dürfen nur erstellt werden, wenn der
Erhaltungszustand des Archivguts dieses zulässt und nicht die Gefahr einer
Beschädigung des Archivguts besteht. Darüber zu entscheiden, ist alleiniges
Recht des Stadtarchivs Hilden.
(2)
Die Herstellung von Reproduktionen vom Original erfolgt durch das Stadtarchiv
Hilden. Das Stadtarchiv Hilden kann jedoch im Einzelfall die Herstellung einer
Reproduktion durch den Benutzer / die Benutzerin genehmigen. Die Benutzerin /
der Benutzer ist verpflichtet, dem Stadtarchiv Hilden auf Verlangen kostenfrei
eine Kopie zur Verfügung zu stellen.
(3)
Über die Art und Weise der anzufertigenden Reproduktionen entscheidet das
Stadtarchiv Hilden. In der Regel werden nur digitale Reproduktionsverfahren
angewendet und Dateien oder deren Ausdrucke an die Benutzerin / den Benutzer
herausgegeben.
(4)
Im Fall der unerlaubten Herstellung von Reproduktionen ist die Benutzerin / der
Benutzer verpflichtet, diese und deren Vorstufen an das Stadtarchiv Hilden
vollständig herauszugeben. Ein Anspruch auf Ersatz der entstandenen Kosten
besteht nicht.
§ 11 Benutzung von Reproduktionen
(1)
Reproduktionen dürfen nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des
Stadtarchiv Hilden veröffentlicht, vervielfältigt oder an Dritte weitergegeben
werden. Bei Verwertung jedweder Art sind die Urheberrechte der Stadt Hilden und
ggf. anderer Urheber zu wahren.
(2)
Die Benutzerin / der Benutzer stellt das Stadtarchiv Hilden von Ansprüchen
Dritter frei, die diese wegen der Verletzung der zuvor genannten Rechte durch
die Benutzerin / den Benutzer behaupten.
(3)
Stets sind die verwendeten Quellen des Stadtarchivs Hilden mit Herkunftsbezeichnung
und Archivsignatur genau anzugeben.
§ 12 Ausleihe von Archivgut
zu Ausstellungszwecken
Archivgut
kann zu Ausstellungszwecken entliehen werden. Die Einzelheiten der Leihe werden
in einem zwischen der Stadt Hilden / Stadtarchiv Hilden und der Benutzerin /
dem Benutzer (Entleiher/in) zu schließenden Vertrag geregelt.
§ 13 Behandlung des
Archivguts
(1)
Die Benutzerin / der Benutzer ist verpflichtet, das Archivgut mit größter
Sorgfalt zu behandeln und es vor Verschmutzung, Beschädigung und Zerstörung zu
bewahren. Es ist untersagt, irgendetwas zu tun, was den Zustand des Archivgutes
verändern könnte. Insbesondere darf die Reihenfolge und Ordnung der
Schriftstücke nicht verändert werden. Es ist ferner untersagt, in dem
Archivgut, in Büchern und Findmitteln Unterstreichungen oder Bemerkungen
anzubringen, zu radieren, Texte oder Seiten zu entfernen, Briefmarken
auszuschneiden, Siegel abzutrennen, Siegel zu beschädigen, Vorlagen
durchzuzeichnen oder sie als Schreibunterlage zu verwenden. Die Benutzerin /
der Benutzer weist das Stadtarchiv Hilden auf Schäden am Archivgut hin. Die
Benutzerin / der Benutzer hat den Anweisungen des Stadtarchivs Hilden zum
Umgang mit dem Archivgut Folge zu leisten.
(2)
Der Benutzer haftet für die von ihm verursachten Verluste oder Beschädigungen
des ihm überlassenen Archivgutes sowie für die sonst bei der Benutzung des
Stadtarchivs verursachten Schäden.
§ 14 Benutzung der
Bibliothek
Die
Bestände der Dienstbibliothek des Stadtarchivs Hilden können nur in dessen
Räumen benutzt werden. Die Ausleihe von Büchern zu amtlichen Zwecken ist
statthaft.
§ 15 Rechte Dritter
(1)
Bei der Verwertung der aus Archivgut gewonnenen Erkenntnisse sind
Persönlichkeitsrechte, insbesondere das Datenschutzrecht und schutzwürdige
Belange Dritter zu wahren.
(2)
Die Benutzerin / der Benutzer stellt das Stadtarchiv Hilden von Ansprüchen
Dritter frei, die diese wegen der Verletzung der zuvor genannten Rechte durch
die Benutzerin / den Benutzer behaupten.
(3)
Die Genehmigung zur Benutzung und Veröffentlichung von Archivgut, in dem Rechte
und schutzwürdige Belange von Personen berührt werden, kann davon abhängig
gemacht werden, dass die schriftliche Zustimmung der Betroffenen oder ihrer
Rechtsnachfolger beigebracht wird.
§ 16 Belegexemplare
Benutzer/innen
sind verpflichtet, von einem Druckwerk bzw. einer elektronischen Publikation im
Sinne von § 3 Absatz 1 des Pflichtexemplargesetzes, das bzw. die unter
wesentlicher Verwendung von Archivgut des Stadtarchivs Hilden verfasst oder
erstellt wurde, nach Erscheinen dem Stadtarchiv Hilden unaufgefordert ein
Belegexemplar unentgeltlich abzuliefern.
§ 17 Entgelte und Auslagen
(1)
Für die Benutzung des Lesesaals im Stadtarchiv Hilden wird in der Regel kein
Entgelt erhoben. Für bestimmte Leistungen, die eine einfache Benutzung
übersteigen oder aus denen der Stadt Hilden Kosten entstehen, werden in der
Entgeltordnung des Stadtarchivs Hilden Entgelte festgelegt.
(2) Auskünfte und Beratungen sowie Vorbereitung von
Archivalien zur Einsichtnahme und Benutzung im Historischen Archiv, Gutachten,
Recherchen und Abwicklung von Ausleihen von Archivalien für Ausstellungen je
angefangene Viertelstunde 10 €.
Für
Schülerinnen/Schüler und Studentinnen/Studenten wird das Entgelt um 50 %
ermäßigt. Es entfällt ganz, wenn es sich um Zwecke der Schulausbildung bzw. des
Studiums handelt
(3) Einzelentgelte für Ausdrucke, Kopien und digitale Reproduktionen bei
Leistung im Stadtarchiv Hilden oder für den Versand
1. DIN A 4 s/w |
0,30 € |
2. DIN A 3 s/w |
0,50 € |
3. DIN A 4 Farbe |
2,20 € |
4. DIN A 3 Farbe |
3,50 € |
5. Anfertigung einer digitalen Reproduktion |
0,30 € je Scan, zzgl. Datenträger |
6. Zusammenstellung vorhandener Reproduktionen |
2,00 €, zzgl. Datenträger |
7. Anfertigung digitaler Reproduktionen von AV-Archivgut (Film, Video, Ton) |
Nach tatsächlichem Aufwand, jedoch mindestens
3,00 € je angefangener 10 MB, zzgl. Datenträger |
8. CD |
2,00 € |
9. DVD |
4,00 € |
10.USB-Sticks |
Einkaufspreis |
(4)
Vorbereitung der Archivalien für eine Reproduktion: je angefangene
Viertelstunde
10,00
€ zzgl. Materialkosten
(5)
Alle digitalen Nutzungskopien werden ausschließlich auf vom Stadtarchiv Hilden
gelieferten Datenträgern zur Verfügung gestellt. Die Speicherung der Daten auf
Datenträgern der Benutzerinnen und Benutzer ist nicht möglich.
(6) Das
nach Abs. 2-5 zu zahlende Entgelt erhöht sich, soweit für Porto und Verpackung
bei Versendung der angefertigten Reproduktionen, Telefonate,
Versicherungsschutz, die Ausführung von Arbeiten durch Dritte oder Sonderleistungen
(konservatorische Vorbereitung von Reproduktionsarbeiten) Kosten anfallen.
(7)
Für Anfertigung und den Versand von Reproduktionen auf Rechnung wird ein
Mindestentgelt von 5,00 € erhoben.
(8)
Von der Zahlung der Entgelte nach Abs. 2 bis 7sind Dienststellen und
Einrichtungen der Stadtverwaltung Hilden befreit, sofern die Entgeltfreiheit
auf Gegenseitigkeit beruht.
§ 18 Ergänzende Bestimmungen
Ergänzende
Bestimmungen zu dieser Benutzungsordnung sind insbesondere das ArchivG NRW, die
Satzung des Stadtarchivs Hilden und die Entgeltordnung des Stadtarchivs Hilden
in der jeweils geltenden Fassung.
§ 19 In-Kraft-Treten
Diese
Benutzungsordnung tritt mit Beschlussfassung des Rates in Kraft. Gleichzeitig
tritt die Benutzungsordnung des Stadtarchivs Hilden vom 01.01.2013 außer Kraft.