Sitzung: 20.11.2020 Ausschuss für Kultur und Heimatpflege
Beschluss: einstimmig beschlossen
Abstimmung: Ja: 14, Enthaltungen: 1
Vorlage: WP 20-25 SV 41/009
Beschlussvorschlag:
Der Rat
beschließt nach Vorberatung im Ausschuss Kultur und Heimatpflege und
Hauptausschuss, die nachfolgende Satzung zu erlassen
Satzung
für das Stadtarchiv Hilden vom 09.12.2020
Aufgrund der §§ 7, 41 Abs. 1 Satz
2 lit. f der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen in der jeweils
zurzeit geltenden Fassung hat der Rat der Stadt Hilden in seiner Sitzung am 09.12.2020
folgende Satzung beschlossen:
§ 1 Geltungsbereich und
Begriffsbestimmung
(1) Diese Satzung regelt die Archivierung von
Unterlagen im Stadtarchiv Hilden.
(2) Archivgut sind alle archivwürdigen
Unterlagen einschließlich der Hilfsmittel zu ihrer Nutzung, die bei der Stadt
oder bei natürlichen oder juristischen Personen des öffentlichen und
Privatrechts entstanden sind.
(3) Unterlagen in diesem Sinne sind
insbesondere Akten, Amtsbücher, Urkunden, Schriftstücke, Druckschriften,
Karteien, Karten, Risse, Pläne, Plakate, Bild-, Film-, und Tondokumente,
Siegel, Petschafte und Stempel und alle anderen, auch elektronischen
Aufzeichnungen, unabhängig von ihrer Speicherungsform, sowie alle Hilfsmittel
und ergänzenden Daten, die für die Erhaltung und das Verständnis dieser
Informationen sowie deren Nutzung notwendig sind.
(4) Archivwürdig sind Unterlagen, die
Erforschung und das Verständnis von Geschichte und Gegenwart, zur Sicherung
berechtigter Belange Betroffener oder Dritter oder für Zwecke der Gesetzgebung,
Rechtswahrung oder Verwaltung von bleibendem Wert sind. Über die Archivwürdigkeit entscheidet das Stadtarchiv unter fachlichen
Gesichtspunkten.
(3) Archivierung umfasst das Erfassen, die
Übernahme, die dauerhafte Verwahrung und Sicherung, die Erhaltung, Erschließung,
Nutzbarmachung und Auswertung von Archivgut.
§ 2 Aufgaben des Stadtarchivs
Das Stadtarchiv Hilden dient folgenden
Zwecken:
1.
Es berät Rat und Verwaltung bei der Produktion und
Organisation des digitalen und analogen Schriftgutes.
2.
Das
Stadtarchiv prüft Unterlagen der Verwaltung, die zur Aufgabenerfüllung nicht
mehr benötigt werden, auf ihre Archivwürdigkeit hin und übernimmt die als
archivwürdig bewerteten Teile als Archivgut. Das Archivgut ist zu verwahren, zu
erhalten, instand zu setzen, zu erschließen und für die Benutzung
bereitzustellen.
3. Das Stadtarchiv kann Unterlagen von
städtischen Eigenbetrieben und Stiftungen sowie Beteiligungs- und
Projektgesellschaften der Stadt Hilden in gleicher Weise wie städtische
Unterlagen als Archivgut übernehmen.
4. Das Stadtarchiv unterhält ein
Zwischenarchiv, in dem Unterlagen, deren Aufbewahrungsfristen noch nicht
abgelaufen sind, bis zur Entscheidung über die Archivwürdigkeit aufbewahrt
werden.
5. Das Stadtarchiv übernimmt auch Archivgut Dritter,
soweit eine dauernde Verwahrung, Erschließung, Bereitstellung und Nutzung im
öffentlichen Interesse liegt.
6.
Das
Stadtarchiv hat die Aufgabe, das Archivgut durch Sammeln von Unterlagen zu
ergänzen, die geeignet sind, die Geschichte der Stadt zu dokumentieren. Dazu
gehört auch die Übernahme von Nachlässen und Sammlungen von für die Stadt
bedeutsamen Einrichtungen und Persönlichkeiten.
7.
Es steht Rat und Verwaltung der Stadt Hilden sowie
den Behörden des Bundes, der Länder, der Gemeinden und Gemeindeverbände sowie
den Gerichten zur dienstlichen Benutzung zur Verfügung.
8.
Es ermöglicht die wissenschaftliche und private
Nutzung seiner Bestände.
9.
Es unterstützt die Erforschung und Vermittlung der
Hildener Stadtgeschichte. Zu diesem Zweck kann das Stadtarchiv mit Einrichtungen, Vereinen und Gruppen des
kulturellen, wissenschaftlichen, sozialen und schulischen Lebens
zusammenarbeiten.
10. Das Stadtarchiv unterhält eine
wissenschaftliche Dienstbibliothek als Präsenzbibliothek.
§ 3 Ablieferungspflicht
(1) Die Ämter und Dienststellen der Stadt
müssen alle Unterlagen nach Ablauf der durch Rechts- und Verwaltungsvorschriften
festgelegte Aufbewahrungsfristen, spätestens jedoch 30 Jahre nach Entstehung, soweit keine anderen Rechtsvorschriften
entgegenstehen, die eine längere Verwahrung durch die aktenführende Stelle
festlegen, dem Stadtarchiv anbieten. Eine Vernichtung oder Entnahme einzelner
Vorgänge ist ohne Einwilligung des Stadtarchivs nicht zulässig.
Elektronische Unterlagen, die einer laufenden Aktualisierung unterliegen, sind
ebenfalls anzubieten.
(2) Anzubieten und
zu übergeben sind auch Unterlagen, die
- personenbezogene Daten enthalten,
welche nach einer geltenden Rechtsvorschrift gelöscht werden müssten oder
könnten, sofern die Speicherung nicht unzulässig war,
- einem Berufs- oder besonderen
Amtsgeheimnis oder sonstigen Rechtsvorschriften über Geheimhaltung
unterliegen; nach § 203 Ziffer 1 Nr. 1, 4 oder 4a des
Strafgesetzbuches geschützte Unterlagen einer Beratungsstelle dürfen nur
in anonymisierter Form angeboten und übergeben werden.
(3) Unterlagen,
die in den Ämtern und Dienststellen der Stadt zur Erfüllung laufender Aufgaben
nicht mehr benötigt werden, deren durch Rechts- und Verwaltungsvorschriften
festgelegte Aufbewahrungsfristen aber noch nicht abgelaufen sind, können nach
Absprache mit dem Stadtarchiv in das Zwischenarchiv abgegeben werden.
(4) Die Formen der
Übergabe regeln die Dienst- und Geschäftsordnung sowie die Aktenordnung der
Stadtverwaltung Hilden. Darüber hinaus können zwischen dem Stadtarchiv Hilden
und den abgebenden Stellen schriftliche Vereinbarungen über die Art und
Struktur der vom Stadtarchiv als Archivgut zu übernehmenden Unterlagen
getroffen werden.
(5) Die Bewertung
der Unterlagen nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf ihre
Archivwürdigkeit hin obliegt dem Stadtarchiv.
§ 4 Verwahrung des Archivguts
(1) Das Archivgut
der Stadt ist im Stadtarchiv zu verwahren. Es ist nicht veräußerlich.
(2) Die Stadt Hilden
ermöglicht dem Stadtarchiv durch geeignete technische, personelle und
organisatorische Maßnahmen die ordnungs- und sachgemäße, dauerhafte Erhaltung und Benutzbarkeit des
Archivguts. Das Stadtarchiv trifft geeignete Maßnahmen zum Schutze vor
unbefugter Nutzung und zur Sicherung von Unterlagen, die personenbezogene Daten
enthalten oder besonderem gesetzlichen Geheimnisschutz unterliegen.
(3) Das Stadtarchiv hat das Verfügungsrecht über
das Archivgut und ist befugt, das Archivgut nach archivwissenschaftlichen Gesichtspunkten
zu ordnen, durch Findmittel zu erschließen sowie Unterlagen, deren
Archivwürdigkeit nicht mehr gegeben ist, zu vernichten.
§ 5 Nutzung
(1) Die abliefernde
Stelle hat das Recht, Unterlagen im Zwischenarchiv und Archivgut, das aus ihren
Unterlagen ausgewählt worden ist, jederzeit zu nutzen. Das gilt nicht für
personenbezogene Daten, die aufgrund einer Rechtsvorschrift hätten gesperrt
oder gelöscht werden müssen. In diesen Fällen besteht das Nutzungsrecht der
Verwaltung nur nach Maßgabe des § 9, jedoch nicht zu den gleichen Zwecken, zu
denen die personenbezogenen Daten gespeichert worden sind.
(2) Auf
schriftlichen Antrag ist Betroffenen Auskunft aus Unterlagen zu erteilen oder
Einsicht in diese zu gewähren, soweit es sich auf ihre Person bezieht und die
Betroffenen Angaben machen, die das Auffinden der Unterlagen mit angemessenem
Aufwand ermöglichen. Dies gilt nicht, soweit die Auskunft oder Einsicht dem
Wohl der Bundesrepublik Deutschland, eines ihrer Länder oder der
Landeshauptstadt Düsseldorf wesentliche Nachteile bereiten könnte oder wenn die
Unterlagen nach einer Rechtsvorschrift oder wegen der überwiegend berechtigten
Interessen einer dritten Person geheim gehalten werden müssen. Die Entscheidung
über die Auskunft aus solchen Unterlagen bzw. die Einsichtgewährung
trifft das Stadtarchiv im Einvernehmen mit der abliefernden Stelle.
(3) § 8 Ziffer 2
gilt auch für Rechtsnachfolgerinnen/Rechtsnachfolger von Betroffenen.
§ 6 Nutzung durch Dritte
Die Nutzung des
Archivgutes durch Dritte regelt die Benutzungsordnung des Stadtarchivs Hilden
vom 09.12.2020.
§ 7 In-Kraft-Treten
Diese Satzung tritt
am Tag nach ihrer Bekanntmachung in Kraft.