Sitzung: 20.11.2020 Ausschuss für Kultur und Heimatpflege
Beschluss: einstimmig beschlossen
Abstimmung: Ja: 14, Enthaltungen: 1
Vorlage: WP 20-25 SV 41/008
Beschlussvorschlag:
Der Rat der Stadt
Hilden beschließt nach Vorberatung im Ausschuss Kultur und Heimatpflege und im
Hauptausschuss die Änderung der Benutzungsordnung einschließlich einer
Entgeltordnung
Benutzungsordnung
für das Stadtarchiv Hilden vom 09.12.2020
Aufgrund §10 Abs. 4 des Gesetzes über die Sicherung und
Nutzung öffentlichen Archivgutes im Lande Nordrhein-Westfalen hat der Rat der
Stadt Hilden in seiner Sitzung vom 09.12.2020 diese Benutzungsordnung
beschlossen:
§ 1
Benutzungsrecht
Jeder hat nach Maßgabe dieser Benutzungsordnung das Recht,
Archivgut auf Antrag zu nutzen, soweit aufgrund anderer Rechtsvorschriften,
insbesondere des Gesetzes über die Sicherung und Nutzung öffentlichen
Archivguts im Lande Nordrhein-Westfalen (ArchivG NRW) nichts Anderes bestimmt.
§ 2 Benutzungsarten
(1) Die Benutzung erfolgt durch
a) persönliche
Einsichtnahme in das Original im Stadtarchiv Hilden,
b) persönliche
Einsichtnahme in eine Reproduktion im Stadtarchiv Hilden,
d) Anfragen in
Schrift- oder in Textform (z. B. per E-Mail),
e) Anforderung von
Reproduktionen,
f) Ausleihe von
Archivgut zu Ausstellungszwecken.
(2) Über die Frage, ob die Benutzung durch Einsichtnahme in
das Original oder in eine Reproduktion erfolgt, entscheidet das Stadtarchiv
Hilden.
§ 3 Benutzungsantrag
(1) Der Nutzer hat einen Antrag auf Benutzung zu stellen. Der
Antrag auf Benutzung ist in Schrift- oder Textform (z. B. per E-Mail) * beim
Stadtarchiv Hilden zu stellen.
(2) Dabei sind Angaben zur Person und der Gegenstand (Thema)
der Nachforschungen möglichst genau anzugeben. Auf Verlangen hat der Benutzer /
die Benutzerin sich auszuweisen.
(3) Für jeden Gegenstand der Nachforschungen (Abs. 1) ist ein
gesonderter schriftlicher Antrag zu stellen.
§ 4
Benutzung, Schutzfristen
(1) Die Benutzung des Archivguts richtet sich nach §§ 6, 7
ArchivG (s. Anhang), soweit nicht nachstehend Abweichendes geregelt wird.
(2) Für die Nutzung von Verschlusssachen ist die Genehmigung
der Bürgermeisterin/des Bürgermeisters einzuholen.
(2) Die Benutzung kann über die in § 6 ArchivG genannten
Gründe hinaus versagt werden, wenn
a) die Benutzerin / der Benutzer bei früheren Benutzungen die
festgelegten Benutzungsvereinbarungen nicht eingehalten hat oder
b) Vereinbarungen mit Dritten (z.B. den Eigentümern des
Archivgutes) der Benutzung entgegenstehen.
(3) Die Entscheidungen im Sinne von § 6 Abs. 2 Nr. 5 und § 6
Abs. 3 Satz 2 ArchivG NRW trifft die Leitung des Stadtarchivs Hilden.
(4) Die Nutzung ist zulässig nach Ablauf der Schutzfristen
gemäß §§ 10, 7 ArchivG NRW. Über einen Antrag auf Schutzfristverkürzung nach §§
10, 7 Abs. 6 ArchivG NRW entscheidet die Leitung des Stadtarchivs Hilden.
Anträge sind mit genauer Bezeichnung des Themas der Arbeit, detaillierter
Angabe des in Frage kommenden Archivguts und ausführlicher Begründung an das
Stadtarchiv Hilden zu richten. Von Studierenden ist eine Empfehlung der
Hochschule vorzulegen. Von anderen Personen können Empfehlungen angefordert
werden, die geeignet sind, den Antrag zu begründen.
(5) Die Erlaubnis zur Benutzung kann widerrufen werden,
insbesondere wenn
a) die Angaben im
Benutzungsantrag nicht oder nicht mehr zutreffen,
b) nachträglich
Gründe bekannt werden, die zur Versagung der Benutzung geführt hätten,
c) gegen diese
Benutzungsordnung oder ergänzende Bestimmungen verstoßen wird,
d)
Benutzungsbedingungen oder -auflagen nicht eingehalten werden,
e) Urheber- oder
Persönlichkeitsrechte oder andere schutzwürdige Belange Dritter nicht
beachtet
werden.
§
5 Ort und Zeit der Benutzung
(1) Das Archivgut, die Findmittel sowie die Bestände der
Dienstbibliothek können nur während der Öffnungszeiten und nur im Benutzerraum
des Stadtarchivs Hilden eingesehen werden.
(2) Die Öffnungszeiten werden bekanntgegeben.
§
6 Gepäck und Garderobe
(1) In den Benutzerraum dürfen Garderobe und Schirme, Taschen
und größeres Gepäck oder andere Behältnisse nicht mitgenommen werden. Sie sind
vor Betreten des Benutzerraumes an der Garderobe abzulegen.
§
7 Arbeit im Benutzerraum
(1) Der Benutzer hat sich im Benutzerraum so zu verhalten, dass
kein anderer behindert oder belästigt wird.
(2) Die Bestellung von Archivgut erfolgt auf den in dem
Benutzerraum dafür bereitliegenden Bestellzetteln. Dabei ist auf die vollständige
Angabe der Signatur zu achten.
(3) Mit Rücksicht auf den Dienstbetrieb, die vorhandenen
Raumverhältnisse und andere Benutzer kann nur eine beschränkte Anzahl von
Archivalien und Büchern gleichzeitig an den Benutzer ausgegeben werden.
(4) Essen, Trinken und Rauchen sowie störende Unterhaltung
und andere geräuschvolle Aktivitäten sind im Benutzerraum untersagt.
§
8 Beratung
Die Benutzer werden archivfachlich beraten, auf weitergehende
Hilfen, z. B. beim Lesen älterer Texte, besteht kein Anspruch.
§ 9
Schriftliche Auskünfte
(1) Die schriftlichen Auskünfte des Stadtarchivs Hilden
beschränken sich auf Hinweise über Art, Umfang, Zustand und Benutzbarkeit des
benötigten Archivguts.
(2) Auskünfte, die über die in Abs. 1 genannten Inhalte
hinausgehen, können nur erteilt werden, wenn der reguläre Dienstbetrieb dadurch
nicht beeinträchtigt wird. Ein Anspruch auf solche Auskünfte besteht nicht.
Dies gilt auch für wiederholte Anfragen innerhalb kurzer Zeiträume.
(3) Schriftliche Auskünfte an Behörden im Geltungsbereich des
Grundgesetzes werden im Rahmen der Amtshilfe erteilt.
§ 10
Reproduktionen
(1) Reproduktionen vom Original dürfen nur erstellt werden,
wenn der Erhaltungszustand des Archivguts dieses zulässt und nicht die Gefahr
einer Beschädigung des Archivguts besteht. Darüber zu entscheiden, ist
alleiniges Recht des Stadtarchivs Hilden.
(2) Die Herstellung von Reproduktionen vom Original erfolgt
durch das Stadtarchiv Hilden. Das Stadtarchiv Hilden kann jedoch im Einzelfall
die Herstellung einer Reproduktion durch den Benutzer / die Benutzerin
genehmigen. Die Benutzerin / der Benutzer ist verpflichtet, dem Stadtarchiv
Hilden auf Verlangen kostenfrei eine Kopie zur Verfügung zu stellen.
(3) Über die Art und Weise der anzufertigenden Reproduktionen
entscheidet das Stadtarchiv Hilden. In der Regel werden nur digitale
Reproduktionsverfahren angewendet und Dateien oder deren Ausdrucke an die
Benutzerin / den Benutzer herausgegeben.
(4) Im Fall der unerlaubten Herstellung von Reproduktionen
ist die Benutzerin / der Benutzer verpflichtet, diese und deren Vorstufen an
das Stadtarchiv Hilden vollständig herauszugeben. Ein Anspruch auf Ersatz der
entstandenen Kosten besteht nicht.
§ 11 Benutzung von Reproduktionen
(1) Reproduktionen dürfen nur mit vorheriger schriftlicher
Zustimmung des Stadtarchiv Hilden veröffentlicht, vervielfältigt oder an Dritte
weitergegeben werden. Bei Verwertung jedweder Art sind die Urheberrechte der
Stadt Hilden und ggf. anderer Urheber zu wahren.
(2) Die Benutzerin / der Benutzer stellt das Stadtarchiv
Hilden von Ansprüchen Dritter frei, die diese wegen der Verletzung der zuvor
genannten Rechte durch die Benutzerin / den Benutzer behaupten.
(3) Stets sind die verwendeten Quellen des Stadtarchivs
Hilden mit Herkunftsbezeichnung und Archivsignatur genau anzugeben.
§ 12 Ausleihe
von Archivgut zu Ausstellungszwecken
Archivgut kann zu Ausstellungszwecken entliehen werden. Die
Einzelheiten der Leihe werden in einem zwischen der Stadt Hilden / Stadtarchiv
Hilden und der Benutzerin / dem Benutzer (Entleiher/in) zu schließenden Vertrag
geregelt.
§ 13 Behandlung
des Archivguts
(1) Die Benutzerin / der Benutzer ist verpflichtet, das
Archivgut mit größter Sorgfalt zu behandeln und es vor Verschmutzung,
Beschädigung und Zerstörung zu bewahren. Es ist untersagt, irgendetwas zu tun,
was den Zustand des Archivgutes verändern könnte. Insbesondere darf die
Reihenfolge und Ordnung der Schriftstücke nicht verändert werden. Es ist ferner
untersagt, in dem Archivgut, in Büchern und Findmitteln Unterstreichungen oder
Bemerkungen anzubringen, zu radieren, Texte oder Seiten zu entfernen,
Briefmarken auszuschneiden, Siegel abzutrennen, Siegel zu beschädigen, Vorlagen
durchzuzeichnen oder sie als Schreibunterlage zu verwenden. Die Benutzerin /
der Benutzer weist das Stadtarchiv Hilden auf Schäden am Archivgut hin. Die
Benutzerin / der Benutzer hat den Anweisungen des Stadtarchivs Hilden zum
Umgang mit dem Archivgut Folge zu leisten.
(2) Der Benutzer haftet für die von ihm verursachten Verluste
oder Beschädigungen des ihm überlassenen Archivgutes sowie für die sonst bei
der Benutzung des Stadtarchivs verursachten Schäden.
§ 14 Benutzung
der Bibliothek
Die Bestände der Dienstbibliothek des Stadtarchivs Hilden
können nur in dessen Räumen benutzt werden. Die Ausleihe von Büchern zu
amtlichen Zwecken ist statthaft.
§ 15 Rechte
Dritter
(1) Bei der Verwertung der aus Archivgut gewonnenen
Erkenntnisse sind Persönlichkeitsrechte, insbesondere das Datenschutzrecht und
schutzwürdige Belange Dritter zu wahren.
(2) Die Benutzerin / der Benutzer stellt das Stadtarchiv
Hilden von Ansprüchen Dritter frei, die diese wegen der Verletzung der zuvor
genannten Rechte durch die Benutzerin / den Benutzer behaupten.
(3) Die Genehmigung zur Benutzung und Veröffentlichung von
Archivgut, in dem Rechte und schutzwürdige Belange von Personen berührt werden,
kann davon abhängig gemacht werden, dass die schriftliche Zustimmung der
Betroffenen oder ihrer Rechtsnachfolger beigebracht wird.
§ 16 Belegexemplare
Benutzer/innen sind verpflichtet, von einem Druckwerk bzw.
einer elektronischen Publikation im Sinne von § 3 Absatz 1 des
Pflichtexemplargesetzes, das bzw. die unter wesentlicher Verwendung von
Archivgut des Stadtarchivs Hilden verfasst oder erstellt wurde, nach Erscheinen
dem Stadtarchiv Hilden unaufgefordert ein Belegexemplar unentgeltlich
abzuliefern.
§ 17 Entgelte
und Auslagen
(1) Für die Benutzung des Lesesaals im Stadtarchiv Hilden
wird in der Regel kein Entgelt erhoben. Für bestimmte Leistungen, die eine
einfache Benutzung übersteigen oder aus denen der Stadt Hilden Kosten
entstehen, werden in der Entgeltordnung des Stadtarchivs Hilden Entgelte
festgelegt.
(2) Auskünfte und Beratungen sowie Vorbereitung von Archivalien zur Einsichtnahme
und Benutzung im Historischen Archiv, Gutachten, Recherchen und Abwicklung von
Ausleihen von Archivalien für Ausstellungen je angefangene Viertelstunde 10 €.
Für
Schülerinnen/Schüler und Studentinnen/Studenten wird das Entgelt um 50 %
ermäßigt. Es entfällt ganz, wenn es sich um Zwecke der Schulausbildung bzw. des
Studiums handelt
(3) Einzelentgelte für Ausdrucke, Kopien und digitale Reproduktionen bei
Leistung im Stadtarchiv Hilden oder für den Versand
1. DIN A 4 s/w |
0,30 € |
2. DIN A 3 s/w |
0,50 € |
3. DIN A 4 Farbe |
2,20 € |
4. DIN A 3 Farbe |
3,50 € |
5. Anfertigung einer digitalen Reproduktion |
0,30 € je Scan, zzgl. Datenträger |
6. Zusammenstellung vorhandener Reproduktionen |
2,00 €, zzgl. Datenträger |
7. Anfertigung digitaler Reproduktionen von AV-Archivgut (Film, Video, Ton) |
Nach tatsächlichem Aufwand, jedoch mindestens 3,00 € je angefangener
10 MB, zzgl. Datenträger |
8. CD |
2,00 € |
9. DVD |
4,00 € |
10.USB-Sticks |
Einkaufspreis |
(4) Vorbereitung
der Archivalien für eine Reproduktion: je angefangene Viertelstunde
10,00 € zzgl.
Materialkosten
(5) Alle
digitalen Nutzungskopien werden ausschließlich auf vom Stadtarchiv Hilden
gelieferten Datenträgern zur Verfügung gestellt. Die Speicherung der Daten auf
Datenträgern der Benutzerinnen und Benutzer ist nicht möglich.
(6) Das nach Abs.
2-5 zu zahlende Entgelt erhöht sich, soweit für Porto und Verpackung bei
Versendung der angefertigten Reproduktionen, Telefonate, Versicherungsschutz,
die Ausführung von Arbeiten durch Dritte oder Sonderleistungen
(konservatorische Vorbereitung von Reproduktionsarbeiten) Kosten anfallen.
(7) Für
Anfertigung und den Versand von Reproduktionen auf Rechnung wird ein
Mindestentgelt von 5,00 € erhoben.
(8) Von der
Zahlung der Entgelte nach Abs. 2 bis 7sind Dienststellen und Einrichtungen der
Stadtverwaltung Hilden befreit, sofern die Entgeltfreiheit auf Gegenseitigkeit
beruht.
§ 18
Ergänzende Bestimmungen
Ergänzende Bestimmungen zu dieser Benutzungsordnung sind
insbesondere das ArchivG NRW, die Satzung des Stadtarchivs Hilden und die
Entgeltordnung des Stadtarchivs Hilden in der jeweils geltenden Fassung.
§ 19 In-Kraft-Treten
Diese Benutzungsordnung tritt mit Beschlussfassung des Rates
in Kraft. Gleichzeitig tritt die Benutzungsordnung des Stadtarchivs Hilden vom
01.01.2013 außer Kraft.